“Он вам не CRM!”. Кто такой Planfix и зачем он нужен. Из записок бизнес-аналитика
Этой публикацией я открываю цикл статей про систему ПланФикс. Надеюсь что это будет познавательно и интересно участникам сообщества.
Добрый день, Уважаемые коллеги. Это первая статья из цикла «Кто такой PlanFix».
С ПланФикс я познакомился в конце 2017 года в рамках одного фриланс проекта и был настолько очарован этой системой, что решил сконцентрировать свою деятельность преимущественно на проектах внедрения этой системы. В апреле 2018 года получил статус партнера. В портфеле моих проектов ПланФикс занимает 75% времени.
Мне бы хотелось поделится своими знаниями по этой системе и раскрыть её возможности для потенциальных пользователей, которые ищут систему для автоматизации различных процессов компании или своей деятельности.
Это авторский материал, который будет содержать много субъективных суждений, не претендующих на истину. Это мой взгляд на систему, как специалиста по автоматизации и организации бизнес процессов компаний, со стажем более 20 лет.
Если вы хотите сначала получить представление о том что это за система, то приглашаю вас познакомится с идеологией ПланФикс по ссылке
«Кто ты воин?» (С) к/ф «Троя”
Какая ассоциация вызывает у вас слово ПланФикс?
Представители моего поколения, вспоминают мультсериал 80-ых — «80-дней вокруг света”. Там был персонаж мистер Фикс, который постоянно сам себе задавал вопрос «У Вас есть план мистер Фикс?”.
Суть сериала, в принципе, раскрывает замысел системы — она позволяет планировать и контролировать достижение каких либо целей через выполнение задач.
В первую очередь, для меня, ПланФикс это — “универсальная облачная система управления задачами, с элементами проектного управления”.
Во вторую — удобный инструмент настройки различных процессов. В начале своей карьеры я занимался программированием в системе 1С 7.7 (ну и как любой “начинающий программист” конечно же писал свои конфигурации с нуля) и PlanFix меня порадовал своими возможностями настройки под особенности организации процессов и деятельности компаний.
«- Что в тебе морского свинка? — Я три раза тонула”. (С) т/п «Сам себе режиссер”.
И так, ПланФикс это, в первую очередь, система управления задачами. Ключевым объектом управления является “задача”.
Исполнение задачи выполняется через “процесс”. Процесс это:
- статусы (этапы) задачи;
- автоматические сценарии.
Статусы (или этапы выполнения задачи), в идеале, это состояние задачи которое показывает насколько близко задача находится к её конечной цели. А также «правила» перехода между статусами, в том числе с правами доступа к смене статусов «по ролям».
Рис. 1. Пример набора статусов процесса.
Автоматические сценарии, это функционал который — позволяет выполнять различные действия над задачей или другими объектами связанными с задачей (её полями, контактами, проектом, связанными задачами и т. п.). Сценарии запускаются при возникновении различных событий по задаче («триггеров»), при соблюдении указанных условий.
Например на событие — «произошло изменение поля Статус, при условии что статус = Отправить документы» можно настроить сценарий который из данных задачи сформирует файл по заданному шаблону и отправит «письмо» (комментарий) контакту с поясняющим текстом и вложением данного файла.
Рис. 2. Список сценариев процесса.
Если сравнивать ПланФикс с другими системами по можно сравнить «процесс» с «воронкой продаж» в системе AMOCRM. В AMO (насколько я помню по работе с этой системой в 2016 году) одна сделка может относится только к одной «воронк»». И в рамках воронки задаются статусы сделки и триггеры.
Визуальное представление задачи называется «шаблоном задачи». В шаблон, помимо системных полей, могут быть добавлены пользовательские поля различных типов, начиная от элементарных типов — число, чекбокс, список, строка, текст, так и ссылочных типов: задача, запись справочника, набор задач.
Для контроля исполнения задач используются, в основном, два вида представления задач:
- планировщик (канбан);
- фильтр задач.
Планировщик это набор фильтров («панелей») которые позволяет отображать задачи удовлетворяющие настроенным условиям, например задачи одного процесса, с отражением в каждом из фильтров задач только одного статуса. Однако только отбором по статусам такие фильтры не ограничиваются, отборы можно делать по различным полям задачи (или контактов) .
В фильтрах планировщика задачи могут быть представлены в виде:
- списка;
- карточки (с настройкой вывода значений полей);
- календаря;
- расписания;
- таблицы.
Отдельный вид представления фильтра планировщика (панели) — хроника. Она отображает события на которые у пользователя настроена подписка: поступление новых комментариев, изменение задач и т. п.
Рис. 3. Пример планировщика («канбан»).
Пользователи (сотрудники или контакты с доступом) могут настроить уведомления на события таким образом, чтобы часть из них поступали на почту, в личный телеграмм, в мобильное приложение, в хронику.
Например, я всегда отключаю уведомления в почту, а на самые важные для меня события ставлю уведомления в свой телеграмм (когда кто то пишет мне комментарий, или когда меня как Исполнителя подключают к задаче, напоминания и. т.п).
Рис. 4. Пример уведомлений о новых комментариях из задач ПланФикс в телеграмм.
Фильтры задач это табличное представление информации по задаче, в котором можно настроить не только условия для вывода задач, но и колонки с полями задачи (мне это вариант нравится больше чем планировщик). В фильтрах возможно наложение быстрых фильтров по значениям части полей задачи или вывод представления задач в виде диаграммы Ганта или “дерева”.
Структура надзадача-подзадачи позволяет декомпозировать цели и разделять одну большую задачу на ряд более мелких задач.
Рис. 5. Фильтр задач. На примере фильтр настроен на задачи по двум шаблонам акты выполненных работ и счета. Счет является подзадачей задачи Акт.
При работе с задачей в ней заполняются различные поля информация в которых помогает решать поставленную задачу, прикрепляются файлы с промежуточными или окончательными результатами, определяются сроки, меняются статусы.
Рис. 6. Пример представления формы задачи (шаблон). На форму вынесены поля с которыми часто приходится работать. Остальные поля скрыты на вкладке детали.
Считается хорошим правилом когда все коммуникации между «участниками” задачи проходят через задачу. Слово участники взято в кавычки поскольку у задачи есть несколько «ролевых полей” и в данном контексте подразумеваются вообще все кто имеет какой-либо доступ к задаче.
В узком смысле Участники это сотрудники или контакты которые имеют доступ к задаче и участвуют в переписке по ней, но, например, не могут менять статусы задачи и напрямую не отвечают за достижение конечного результата.
Для ведения контактных данных и данных контрагентов в ПланФикс используется блок Контакты. При этом у “контактов” как и у задач тоже есть процессы и шаблоны.
ПланФикс очень удобно использовать как систему объединяющую большую часть каналов коммуникации компании с внешними контактами так и внутри команды. Возможна интеграция с электронной почтой, мессенджерами, социальными сетями и т. п. При этом можно так организовать работу что сотрудники компании все коммуникации ведут прямо из системы или опосредованно через другие инструменты (почта, мессенджер), при этом их сообщения все равно попадают в систему.
Рис 7. Раздел Интеграции.
Одна из важных функций ПланФикс — возможность генерировать файлы по настроенным шаблонам в форматах Word, Excel (с преобразованием в PDF при необходимости) по данным из системы.
Коротко о главном
Основные сущности, с которыми работает ПланФикс это Проект, Задача и Действие (|подробнее об их предназначении). Эти названия не обязывают Вас использовать ПланФикс только для проектной работы. Вот примеры названий проектов и задач, которые хорошо иллюстрируют разные варианты использования ПланФикса:
Проект: Открытие магазина на Чкалова 18
- Заказ мебели
- Санитарное разрешение
- Пожарники: закупка оборудования
- Пожарники: получить разрешение
- .
Проект: Работа с НЭУ ГПЦНиТТМ
- 2 принтера и факс
- Ноутбук главбуху
- Встреча с шефом
- Поставка учебного класса
- .
Проект: Заказы с eshopexample.com
- Order #125948
- Order #125949
- Order #125950
- Order #125951
- Order #125952
- .
(Примечание к последнему примеру: Вы можете автоматически загружать задачи из разных источников с помощью функционала Задачи-Почтой)
Продумайте, каким будет Ваш подход к названию проектов и задач и расскажите о нем своим коллегам.
Далее:
Перейти
ПланФикс
Гибко настраиваемый облачный сервис по организации и управлению совместной работы людей, который как трансформер, подстраивается под бизнес-процессы компании и помогает ими управлять. Может заменить сразу несколько программ для ежедневной работы. Применим в различных сферах деятельности: можно управлять сложным процессом продаж, контролировать загрузку производственных линий, вести большие и долгосрочные проекты. Легко масштабируется.
Отзывов: 4
Альтернативы и релевантные продукты
Пользователи, которые интересовались ПланФикс, потом также просматривали:
Экосистема сервисов для бизнеса: учет, управление и коммуникации
Социальный интранет. Содержит микроблоги, задачи, файлохранилище (с контролем версий), календарь,
Система для управления бизнесом в малой или средней компании любого профиля. Помогает повышать продажи,
Видеообзор ПланФикс
Новости и обзоры ПланФикс
18.01.24. GigaChat от Сбера теперь можно интегрировать в ПланФикс
В систему управления компанией ПланФикс можно интегрировать новую нейросеть от Сбера — GigaChat. AI понимает запросы на русском и английском языках, способен генерировать и обрабатывать текст, создавать изображения и программный код. Интеграцию ПланФикса с GigaChat можно использовать для настройки быстрых ответов, обработки запросов клиентов, подготовки контента и решения других задач, с которыми способны справляться текстовые нейросети. Для быстрого интегрирования AI в ПланФикс разработчики подготовили отдельную конфигурацию. Она позволяет задать специальные метки для автоотправки запросов к нейросети. Конфигурация доступна на официальном маркетплейсе ПланФикса.
2024. Кнопки Планфикса позволят автоматизировать рутинные операции
Выполнение рутинных операций можно автоматизировать при помощи кнопок в системе управления компанией ПланФикс. Они используются для быстрой генерации документов, отправки HTTP-запросов, писем, сообщений в соцсети, перевода задач в нужный статус и других шаблонных действий. Один клик на кнопку заменяет сразу несколько многосоставных операций. Это снижает число ошибок из-за человеческого фактора, экономит время сотрудников и повышает эффективность работы.
2023. YandexGPT теперь можно связать с ПланФиксом
YandexGPT теперь можно интегрировать в систему управления компанией ПланФикс. Для этого в сервис добавили специальную конфигурацию, которая обеспечивает автоматическую пересылку запросов к нейросети и анализ ответов. Интеграцию с YandexGPT можно использовать для автоматического перевода и генерации текстов, автозаполнения форм, настройки быстрых ответов клиентам и решения других задач. Конфигурация устанавливается через официальный маркетплейс ПланФикса.
2023. ПланФикс позволяет автоматизировать программу лояльности клиентов
Система управления компанией ПланФикс поможет автоматизировать программы лояльности и расчёт бонусов для клиентов. Автоматические сценарии позволяют один раз задать правила программы лояльности, и в дальнейшем её функционирование будет поддерживаться в автоматическом режиме. Так ПланФикс автоматически определяет, когда покупка подпадает под акцию или когда клиенту положен бонус. Это устраняет необходимость в рутинной работе для сотрудников и делает программы лояльности более эффективными.
2023. Виртуальный e-mail в CRM ПланФикс поможет наладить приём заявок из Яндекс Форм
Объединение инструментов ПланФикса и Яндекс Форм позволит бизнесу решать разные кейсы и проблемы, связанные со взаимодействием с клиентами. Проведение различных опросов, маркетинговых исследований, cбор лидов, заявок и отзывов об оказанных услугах — всё это можно осуществлять при помощи Яндекс Форм, а ПланФикс использовать для последующей обработки и хранения полученных данных. Чтобы связать CRM ПланФикс с Яндекс Формами, используют виртуальные почтовые ящики. Информация, пришедшая на такой e-mail, будет автоматически обработана в ПланФиксе по заданным правилам, а автор заявки — добавлен в базу контактов. С помощью ПланФикса можно настроить шаблоны автоответов клиентам, использовать различные формулы для автоматического расчета суммы заказа и любую другую автоматизацию, упрощающую ведение бизнеса.
2023. В ПланФиксе теперь можно назначать время мероприятий с поправкой на часовой пояс пользователя
В систему управления компанией ПланФикс добавили учёт времени по часовым поясам. Теперь, если сотрудник в Москве назначит через ПланФикс встречу с 10:00 до 11:00, то коллега, например в Екатеринбурге, увидит ее в календаре с учетом часового пояса, т.е. с 12:00 до 13:00. Пока эта функция работает во внутренних календарях ПланФикса. В будущем поддержку учёта часовых поясов планируется распространить на интеграцию с Google-календарём, встроенный тайм-трекер ПланФикса и стандартную аналитику «Планируемое время работы».
2023. В ПланФиксе появилось Почасовое расписание
Почасовое расписание в ПланФиксе размещается на досках-планировщиках. С его помощью можно быстро бронировать время работы оборудования и специалистов, либо указывать отработанные часы постфактум. Почасовое расписание ПланФикса поможет выстроить систему управления любым предприятием сферы услуг от автосервиса до медицинского центра, если его бизнес-процессы строятся вокруг планирования занятости какого-либо ресурса.Для почасового расписания можно предварительно задать параметры отбора задач, а затем быстро создавать задачи, соответствующие этим параметрам. Также этот инструмент позволяет быстро менять дату и время брони.
2023. В ПланФикс добавили автоматическое предоставление прав доступа к задачам и контактам
В систему управления компанией ПланФикс добавили автовыдачу прав доступа к задачам и контактам по запросу сотрудника. Администратор аккаунта может настроить в каких случаях доступ будет предоставляться автоматически, а в каких на запрос нужно ответить в ручную. При правильной настройке автоматизации руководитель экономит своё время, не отвлекаясь на рутину, а конфиденциальная информация останется защищенной. Автопредоставление прав доступа настраивается в разделе сценариев. Можно задать условия, при которых сценарий сработает, и указать, каким именно сотрудникам доступ может быть предоставлен автоматически.
2023. Архивные карточки из Trello теперь можно импортировать в ПланФикс
В систему управления компанией ПланФикс добавили возможность импорта из Trello архивных карточек. Эту опцию можно включить при настройке импорта. Архивные карточки могут вам понадобиться, чтобы отследить историю взаимодействия с контрагентом или проверить соискателя работы, повторно откликнувшегося на заявку. Обратите внимание, архивные карточки отличаются от обычной отметкой [archived].
2023. Почасовой календарь ПланФикса: быстрый тайм-трекинг и добавление напоминаний
Для быстрой фиксации рабочего времени и добавления напоминаний в задачи в системе управления компанией ПланФикс теперь можно использовать почасовой календарь. При помощи календаря к задачам прикрепляется любая аналитика (инструмент для добавления и учёта данных) содержащая реквизит типа «период времени», например, аналитика, предназначенная для учёта фактически отработанного сотрудником времени (тайм-трекинга). Преимущество этого способа добавления аналитик в том, что не нужно переходить в разные карточки задачи. Всё делается прямо с доски-планировщика, на которой размещен календарь. Из календаря можно не только добавлять аналитики в уже существующие задачи, но и создавать новые. Заданная аналитика прикрепится к ним автоматически.
2023. ПланФикс сделал импорт досок из Trello
В систему управления компанией ПланФикс добавили интеграцию для импорта досок из Trello. Перенести данные легко: укажите аккаунт и выберете нужную доску, ПланФикс сам перенесёт из неё колонки со списками карточек. Доска из Trello будет импортирована в качестве планировщика, карточки — в качестве задач, участники — в качестве контактов с базовым доступом в аккаунт. Подписка на ПланФикс стоит меньше подписки на аналогичный по уровню пакет Trello, а сам сервис более гибок и имеет больше настраиваемых параметров. На доски-планировщики ПланФикса можно выводить не только списки задач, как в Trello, но и разные типы календарей, расписаний, а также диаграмму связей между задачами (ментальную карту).
2023. В ПланФикс появились автоматические повторяющиеся задачи
С помощью системы для совместной работы ПланФикс теперь можно легко наладить процесс выполнения регулярных рутинных задач. Задайте интервал создания задачи и укажите нужного сотрудника, чтобы ПланФикс вовремя напомнил об очередной итерации: бухгалтерии — подготовить отчетность в налоговую и выплатить зарплату, цеху — провести ревизию оборудования, секретарю — полить цветочки. Процессы будут под контролем ПланФикса, а с помощью повторяющихся задач сотрудники всё выполнят вовремя и ничего не забудут.
2023. У сервиса ПланФикс появилось дополнение для управления идеями
Маркетплейс сервиса ПланФикс продолжает пополняться готовыми решениями. Одна из недавно добавленных конфигураций «Идеи: фиксирование, обсуждение, реализация». Она подходит для быстрого оформления идеи в виде задачи, последующего её обсуждения с коллегами и реализации. Готовое решение содержит этапы, которые проходит идея перед воплощением в жизнь, ментальную карту (диаграмму связей) для визуального отображения структуры идеи и автоматизированные подсказки для новичков. Заметки и новые идеи можно добавлять в Планфикс через мобильное приложение. Это позволит фиксировать ваши идеи, предложения и мысли, где бы вы не находились. Главное условие — наличие интернета.
2023. В ПланФиксе появился новый элемент управления бизнес-процессами
В системе управления компанией ПланФикс появилась новая универсальная сущность – Объекты. Их можно использовать в качестве шаблонов, по которым будут создаваться цифровые двойники предметов, событий и процессов из реального мира – сделок, встреч, заявок и т.д. Разработчики добавили Объекты в ПланФикс для того, чтобы пользователям было удобно переносить в систему рабочие процессы из реального мира, гибко управлять составом и расположением полей, указывать возможные состояния объекта и правила перехода между ними, а также запускать различные автоматические сценарии при изменениях характеристик объекта или его состояний.
2023. В ПланФикс сделали новую форму создания задач
В системе управления компанией ПланФикс сделали новую форму создания задач. Новый интерфейс выстроен по принципу сетки, которая состоит из панелей, строк и ячеек. При настройке шаблона задач элементы этой сетки можно свободно перемещать и менять местами, а также задавать нужную ширину. Кроме этого в один блок объединили опции добавления к задаче файлов, аналитик и напоминаний, и в отдельный блок вынесли чек-лист. Нововведение призвано сделать интерфейс сервиса дружественнее и интуитивно понятнее для новых пользователей.
2023. В CRM ПланФикс добавили пользовательские шаблоны уведомлений
В ПланФиксе появилась возможность создавать и редактировать пользовательские шаблоны уведомлений сотрудников и клиентов. Нововведение затрагивает уведомления, которые отправляются на почту и в Телеграм. В шаблон уведомления можно добавить любой текст и переменные. Это позволяет персонализировать сообщения и автоматически добавлять в них необходимую информацию, например, реквизиты: имя клиента, название компании, сумму сделки, дату поставки и другие данные. Шаблоны легко встроить в любой бизнес-процесс, создав гибкую систему уведомлений как сотрудников внутри компании, так и клиентов.
2023. Новинка в работе с подзадачами в Планфикс
В систему управления компанией ПланФикс добавили системные настройки для работы с подзадачами. Теперь компании могут сами выбрать, как работать с подзадачами: сдвигать дату завершения надзадачи при изменении даты подзадачи или разрешить дате завершения подзадачи быть больше даты завершения надзадачи. Таким образом, управление подзадачами стало гибче. Например, если квартальная налоговая отчетность сдаётся до 25 октября (надзадача), а оплатить налог (подзадача) нужно до 25 декабря, то настройки позволяют это учесть.
2023. В ПланФикс добавили формирование отчётов по расписанию
В системе управления бизнесом ПланФикс появилась новая настройка для отчётов — «Формировать по расписанию». С ее помощью руководители с легкостью сформируют отчет за определенный период и автоматически отправят его на почту сотруднику или клиенту в определенный день. Такой отчет можно регулярно отправлять даже себе, например, в каждый понедельник, чтобы отслеживать ход работ по проекту. В итоге, отчеты по расписанию позволяют легче координировать работу сотрудников, освобождая время на другие не менее важные дела.
2023. В ПланФиксе теперь можно использовать ChatGPT в задачах
В CRM ПланФикс теперь легко подключить ChatGPT. Задать ему вопрос и получить ответ можно сразу в задаче. Это удобно для случаев, когда нужно сохранять и регулярно использовать найденную информацию. Например, HR с помощью чат-бота быстро сгенерирует тестовое задание для кандидатов и сразу же в задаче отправит его. Такой тандем сэкономит не только время, но и силы. Для удобства настройки ChatGPT в ПланФиксе разработчики создали готовое решение, которое устанавливается в пару кликов.
2023. В CRM ПланФикс обновили график «Воронка» в отчетах
В CRM ПланФикс легко накапливать информацию с помощью аналитик. Накопленные данные можно собрать в отчёт, затем визуализировать с помощью графиков. Графики делают такие отчёты наглядными и ясными. Например, в ПланФиксе активно используется график «Воронка». На днях разработчики внесли в него изменения, добавив сортировку данных. Теперь на этом графике можно не только сгруппировать значения, но и отсортировать их. Это позволит, например, отобразить воронку продаж с процентами конверсии на каждом этапе и принять верное решение при отладке процесса продаж.
ПланФикс
С помощью ПланФикса Вы сможете организовать совместную работу над проектами, задачами и поручениями, а также легко вести учет различных параметров деятельности компании. ПланФикс обеспечит своевременное уведомление о предстоящих делах и задачах, облегчит организацию встреч и корпоративных событий, поможет отслеживать даты, важные для Ваших сотрудников и клиентов. ПланФикс всегда помнит нужные контакты и хранит все обсуждения по проектам и задачам.
- 1 Как начать работу?
- 2 Наша поддержка
- 3 Интерфейс
- 4 О сервисе
- 5 Полезные советы
Как начать работу?
- Создание и удаление аккаунта
- Доступ в ПланФикс для сотрудников и клиентов
- С чего начать внедрение?
- Описание кейсов использования ПланФикса
- Примеры настройки и использования
- Описание возможностей
- Конфигурации
- Интеграции
- API ПланФикса
- Оплата
Наша поддержка
Интерфейс
- Как выглядит ПланФикс?
- Интерфейс ПланФикса
- ПланФикс для мобильных устройств
О сервисе
- Основные факты о ПланФиксе
- Как мы работаем над развитием ПланФикса
- Технические ограничения
- Безопасность
- Благодарности
- Партнерская программа
Полезные советы
- Если ПланФикс не открывается
- Если пропала задача