Приглашение контрагентов
Контрагентам, которые уже работают в системе ЭДО, можно отправить приглашение к обмену документами. После того как организация одобрит запрос, она появится в вашем списке активных контрагентов.
При использовании модуля Диадока для 1С ваши контрагенты, которые уже подключены к Диадоку, будут отмечены прямо в учетной системе.
Чтобы пригласить как можно больше контрагентов к обмену электронными документами, сообщите о вашем переходе на ЭДО в новостях на сайте, сделайте рассылки, разместите баннеры. Скачайте готовые материалы.
Как пригласить контрагента в Диадок
Чтобы проверить, пользуются ли ваши контрагенты Диадоком, выберите раздел «Справочники» → «Контрагенты». Если напротив контрагента стоит статус «Отправьте приглашение», значит у него есть ящик ЭДО для приема электронных документов. Если стоит прочерк, значит ящика ЭДО у контрагента нет и отправить документы через Диадок ему нельзя.
Кроме того, в карточке контрагента в блоке контактов в поле «Ящик ЭДО» должен быть выбран оператор электронного документооборота, у которого он обслуживается.
- Нажмите на строку с контрагентом.
После этого можно обмениваться документами из Бухгалтерии через Диадок.
Приглашайте контрагентов
Чтобы быстро начать обмен электронными документами в Диадоке, загрузите файл со списком ИНН контрагентов, узнайте, кто из них уже зарегистрирован в системе, и пригласите их.
К приглашению вы можете добавить комментарий или вложить информационное письмо о переходе на ЭДО. Также вы можете отправить приглашения массово — по всему списку зарегистрированных в Диадоке компаний.
Вы можете отправить приглашение даже тем партнерам, которые еще не зарегистрированы в Диадоке. Они получат его, когда впервые войдут в систему.
Вы будете получать уведомления на электронную почту о получении новых приглашений и принятии контрагентами ваших приглашений. Это поможет вам оперативно контролировать документооборот.
Узнайте, кто искал в Диадоке вашу компанию. Значит, эти компании заинтересованы в ЭДО с вами, и теперь вы можете начать обмениваться с ними электронными документами.
Отправка приглашения контрагенту
Обмен документами возможен только после того, как один участник отправил приглашение на обмен документами, а второй участник принял приглашение. Отправить приглашение можно как одному юрлицу (см. инструкцию ниже), так и сразу нескольким юрлицам — подробнее см. статью Проверка и приглашение контрагентов по списку.
В этой статье:
- Как пригласить
- Что отображается в списке найденных контрагентов
- Почему не получается найти контрагента
- Если нет кнопки «Подписать и отправить»
Как пригласить
- Выберите раздел «Контрагенты» → «+ Поиск и приглашение».
- В строке поиска начните вводить ИНН или название организации — появится список организаций, подходящих под запрос. Нажмите на нужного контрагента.
Или нажмите Enter — отобразится список юрлиц, в названии или ИНН которых есть введенные символы. - Наведите курсор на организацию и нажмите на появившуюся кнопку «Отправить приглашение».
«Оставить заявку на настройку» — контрагент работает через другого операторах ЭДО. Можно отправить заявку на роуминг. Подробнее см. в статье Контрагенты в роуминге.
«Принять приглашение» — контрагент уже сам отправил вам приглашение. Чтобы принять его, просто нажмите на кнопку. Контрагент будет перенесен в раздел «Ваши контрагенты» и вы сможете обмениваться документами.
«Ожидается ответ» — вы уже отправляли приглашение, но контрагент на него еще не ответил.
Пустое поле — отправка приглашения невозможна, например, в случае ликвидации организации.
Возможность доступна, только если контрагент — абонент Диадока. В роуминге такие документы не будут доставлены.
Что отображается в списке найденных контрагентов
Все контрагенты разделены на группы:
«Работают в Диадоке» — юрлица, которые уже обмениваются электронными документами.
«Еще не обменивались документами в Диадоке» — юрлица имеют доступ в Диадок, но еще не обменивались электронными документами.
«Не подключены к Диадоку» — юрлица, не найденные в списках ЕГРЮЛ/ЕГРИП либо не подключенные к Диадоку.
Если напротив названия организации отображается надпись «Искали вас», значит вас искали в Диадоке с помощью массовой проверки контрагентов.
Дополнительная информация (вид деятельности организации и контактные данные ответственных за ЭДО) отображается только у организаций, которые указали ее у себя на странице Реквизиты организации. Контактные данные ответственных будут видны после добавления организации в список контрагентов.
Организация может обмениваться документами через различных операторов ЭДО. Поэтому в результате поиска может быть более одной записи по контрагенту. Организации, работающие через других операторов ЭДО, помечаются в Диадоке с указанием наименования оператора. Подробнее о других операторов см. в статье Контрагенты в роуминге.
Почему не получается найти контрагента
Ищите не по ИНН, ИНН-КПП или названию организации, а например, по идентификатору участника ЭДО
В Диадоке поиск контрагента можно осуществить только по названию, ИНН или ИНН-КПП.
По другим параметрам, например, по идентификатору участника ЭДО искать нельзя, но вы можете найти контрагента по названию, ИНН или ИНН-КПП, открыть карточку контрагента и, нажав на ссылку «ID», сверить идентификатор участника ЭДО.
Контрагент работает через другого оператора ЭДО
Если контрагент работает через другого оператора ЭДО и вы не можете найти его, отправьте заявку на настройку роуминга.
Нашлось много организаций, среди которой нет нужной
Если при поиске контрагента нашлось много организаций, среди которых вы не можете найти нужную, в строке поиска укажите ИНН и КПП контрагента в формате ИНН-КПП.
Среди найденных организаций нет организации с нужным КПП
Возможны несколько причин:
- Филиал с нужным КПП находится далеко в результатах поиска и он просто не отображается на экране. Чтобы найти, в строке поиска укажите его ИНН и КПП в формате ИНН-КПП.
- У организации есть филиалы с разными КПП, а в Диадоке эта организация зарегистрирована с КПП головной организации. В этом случае:
- Обратитесь к контрагенту и уточните КПП ящика головной организации и идентификатор участника ЭДО.
- Найдите организацию по ИНН-КПП или названию.
- Откройте карточку контрагента, нажмите «ID» и сверьте идентификатор участника ЭДО.
Если нет кнопки «Подписать и отправить»
Если к приглашению приложены файлы документов, то его нужно будет подписать при отправке. Для этого появляется кнопка «Подписать и отправить». Если кнопка недоступна, значит у пользователя несколько сертификатов и ни один не выбран для подписания документов. Выберите нужный с помощью ссылки «выбрать».
Выбрать сертификат, который будет использоваться по умолчанию, можно в персональных настройках (подробнее см. Персональные настройки).