Как сделать условное форматирование в excel по цвету

Условное форматирование в Excel 2003

Все очень просто. Хотим, чтобы ячейка меняла свой цвет (заливка, шрифт, жирный-курсив, рамки и т.д.) если выполняется определенное условие. Отрицательный баланс заливать красным, а положительный — зеленым. Крупных клиентов делать полужирным синим шрифтом, а мелких — серым курсивом. Просроченные заказы выделять красным, а доставленные вовремя — зеленым. И так далее — насколько фантазии хватит. Чтобы сделать подобное, выделите ячейки, которые должны автоматически менять свой цвет, и выберите в меню Формат — Условное форматирование (Format — Conditional formatting) . В открывшемся окне можно задать условия и, нажав затем кнопку Формат (Format) , параметры форматирования ячейки, если условие выполняется. В этом примере отличники и хорошисты заливаются зеленым, троечники — желтым, а неуспевающие — красным цветом: Кнопка А также>> (Add) позволяет добавить дополнительные условия. В Excel 2003 их количество ограничено тремя, в Excel 2007 и более новых версиях — бесконечно. Если вы задали для диапазона ячеек критерии условного форматирования, то больше не сможете отформатировать эти ячейки вручную. Чтобы вернуть себе эту возможность надо удалить условия при помощи кнопки Удалить (Delete) в нижней части окна. Другой, гораздо более мощный и красивый вариант применения условного форматирования — это возможность проверять не значение выделенных ячеек, а заданную формулу: Если заданная формула верна (возвращает значение ИСТИНА), то срабатывает нужный формат. В этом случае можно задавать на порядок более сложные проверки с использованием функций и, кроме того, проверять одни ячейки, а форматировать — другие.

Выделение цветом всей строки

Главный нюанс заключается в знаке доллара ($) перед буквой столбца в адресе — он фиксирует столбец, оставляя незафиксированной ссылку на строку — проверяемые значения берутся из столбца С, по очереди из каждой последующей строки:

Выделение максимальных и минимальных значений

Ну, здесь все достаточно очевидно — проверяем, равно ли значение ячейки максимальному или минимальному по диапазону — и заливаем соответствующим цветом: В англоязычной версии это функции MIN и MAX, соответственно.

Выделение всех значений больше(меньше) среднего

Аналогично предыдущему примеру, но используется функция СРЗНАЧ (AVERAGE) для вычисления среднего:

Скрытие ячеек с ошибками

Чтобы скрыть ячейки, где образуется ошибка, можно использовать условное форматирование, чтобы сделать цвет шрифта в ячейке белым (цвет фона ячейки) и функцию ЕОШ (ISERROR) , которая выдает значения ИСТИНА или ЛОЖЬ в зависимости от того, содержит данная ячейка ошибку или нет:

Скрытие данных при печати

Аналогично предыдущему примеру можно использовать условное форматирование, чтобы скрывать содержимое некоторых ячеек, например, при печати — делать цвет шрифта белым, если содержимое определенной ячейки имеет заданное значение («да», «нет»):

Заливка недопустимых значений

Сочетая условное форматирование с функцией СЧЁТЕСЛИ (COUNTIF) , которая выдает количество найденных значений в диапазоне, можно подсвечивать, например, ячейки с недопустимыми или нежелательными значениями:

Проверка дат и сроков

Поскольку даты в Excel представляют собой те же числа (один день = 1), то можно легко использовать условное форматирование для проверки сроков выполнения задач. Например, для выделения просроченных элементов красным, а тех, что предстоят в ближайшую неделю — желтым:

P.S.

Счастливые обладатели последних версий Excel 2007-2010 получили в свое распоряжение гораздо более мощные средства условного форматирования — заливку ячеек цветовыми градиентами, миниграфики и значки: Вот такое форматирование для таблицы сделано, буквально, за пару-тройку щелчков мышью. 🙂

Ссылки по теме

• Выделение дубликатов в списке цветом
• Сравнение двух списков и выделение цветом совпадающих элементов.
• Создание графиков проектов (дежурств, отпусков и т.д.) с помощью условного форматирования

Условное форматирование в MS Excel с примерами

Условное форматирование в Эксель – этот тот инструмент, который делит работу на до и после его изучения. Суть в том, что при наступлении некоторого условия ячейки форматируются автоматически. Например, если число превышает значение 100, шрифт становится красным полужирным курсивом; когда до наступления платежа остается 2 дня, ячейка с датой подсвечивается желтым цветом; перевыполнение плана продаж на 5% и более окрашивается в зеленый цвет и т.д. и т.п.

Вот упрощенный, но реальный пример. Есть отчет о товарных запасах.

Менеджер по закупкам отслеживает те позиции, которые требуют пополнения. Для этого он смотрит в последнюю колонку, где рассчитывается товарный запас (ТЗ) в неделях. Если ТЗ меньше, скажем, 3-х, то нужно готовить заказ. Если меньше 2-х, то возникает риск дефицита и заказ нужно размещать срочно. Если в таблице десятки позиций, то просмотр каждой строки займет довольно много времени. А теперь та же таблица, где после применения условного форматирования значения ниже пороговых подсвечиваются некоторым цветом.

Согласитесь, так гораздо нагляднее. В реальности условия сложнее, а данные постоянно меняются. Поэтому эффект от применения условного форматирования – это многочасовая экономия времени ежедневно! Теперь для оценки запасов достаточно взглянуть на таблицу, а не анализировать каждую ячейку. Много желтого – пора действовать, много красного – ситуация критическая!

Для настройки условного формата следует воспользоваться соответствующей командой на вкладке Главная.

При ее нажатии открывается меню.

Верхние 5 команд – это готовые сценарии для быстрого условного форматирования. Чтобы ими воспользоваться достаточно выбрать нужный вариант и сделать минимальные настройки. Эти сценарии мы рассмотрим ниже.

В нижней части еще три команды, с помощью которых происходит ручное создание, удаление и управление правилами условного форматирования. О них также поговорим.

Все сценарии разбиты на категории:

– Правило выделения ячеек

– Правило отбора первых и последних значений

Правила выделения ячеек применяют для ячеек, которые сравниваются с определенным значением. Возможны различные варианты, которые показаны на рисунке ниже.

Больше… Если значение ячейки, к которой применяется правило выделения, больше указанного значения, то в силу вступает заданный формат.

Пороговое значение указывается в левой части окна (сейчас там 80), готовый формат выбирается из выпадающего списка справа. Можно, конечно, и самому задать. Диалоговые окна для других условий похожи, поэтому ниже приводятся только те, которые могут вызвать затруднения.

Меньше… Форматируются ячейки, у которых значение меньше заданного порога.

Между… Форматирование наступает, если содержимое ячейки находится внутри заданных границ.

Равно… если значение или текст в ячейке совпадает с условием.

Текст содержит… Если совпадает только часть текста (слово, код, комбинация символов и т.д).

Дата… Возможность форматировать периоды отстоящие от текущей даты, например, сегодня, вчера, последние 7 дней, следующий месяц и др. Условное форматирование даты полезно при контроле платежей, отгрузок и т.п.

Повторяющиеся значения… выделяются ячейки с одинаковым содержимым. Отличный способ найти дубликаты (повторы). В настройках можно выбрать и обратный вариант – выделить только уникальные значения.

Правила отбора первых и последних значений выделяют наибольшие или наименьшие значения. Помогают анализировать данные, показывая приоритеты и «слабые места».

Первые 10 элементов… Выделяются первые топ–10 ячеек. Количество регулируется в диалоговом окне (можно сделать топ-5, топ-20 и др.).

Первые 10%… Выделяются 10% наибольших значений. Долю можно изменить.

Последние 10 элементов… Аналогично с первым пунктом, только форматируются наименьшие значения.

Последние 10%… Наименьшие 10% или другая доля от всех элементов.

Выше среднего… Форматируются все значения, которые больше средней арифметической.

Ниже среднего… Ниже средней арифметической.

Гистограммы позволяют в каждую ячейку с числом добавить столбец линейной гистограммы, размер которой определяется относительно максимального значения в выделенном диапазоне.

Помогает визуализировать небольшой набор данных без использования отдельных диаграмм. После применения выглядит примерно так.

Цветные шкалы также автоматически определяют максимальное и минимальное значение в диапазоне и форматирует каждую ячейку по цвету, который соответствует значению, изображая что-то вроде тепловой карты.

Например, наибольшее значения – это красное, наименьшее – зеленое, а остальные ячейки – это плавный переход от одного цвета к другому через промежуточный белый.

Набор значков – эффектный, но не очень гибкий способ визуализации. Каждой ячейке присваивается свой значок в соответствии с выбранным стилем.

В ячейках Excel выглядит так.

Все картинки выше были сделаны с помощью стилей по умолчанию. Чтобы внести изменения, нужно выделить диапазон и перейти в управление правилами.

Откроется диалоговое окно, где можно создать новое, изменить или удалить правило. Часто используют сразу несколько правил.

После нажатия кнопки «Изменить правило…» откроется окно, вид которого зависит от редактируемого правила.

Здесь также есть куча настроек, но мы их пока опустим. В целом там все интуитивно понятно. Нужно только поэкспериментировать. Практика – лучший учитель.

Если какое-то правило условного форматирования нужно удалить, то после выделения диапазона следует выбрать команду удаления.

Условное форматирование – это три шага вперед на пути к профессиональному использованию Excel. Поэтому рекомендую незамедлительно внедрить в практику.

Хочется только напомнить, что при использовании любого форматирования очень важно не переусердствовать. Всегда нужно помнить о главной цели: облегчение восприятия информации и привлечение внимания к наиболее важным местам. Например, формат ниже – это неправильно.

Старайтесь также, чтобы количество используемых цветов было не больше трех. Иначе внимание рассеивается и может стать еще хуже.

Выделение закономерностей и трендов с помощью условного форматирования в Excel для Mac

С помощью условного форматирования можно легко выделять определенные значения или идентифицировать конкретные ячейки. При этом изменяется внешний вид диапазона ячеек на основе условия (или условий). Вы можете использовать условное форматирование для выделения ячеек, которые содержат значения, соответствующие определенному условию. Можно также форматировать целый диапазон ячеек или изменять точный формат при изменении значения каждой ячейки.

В приведенном ниже примере показаны сведения о температуре, в которых условное форматирование применяется к первым 20 % и последним 20 % значений.

А в этом примере применяется условное форматирование с использованием 3-цветной шкалы.

Применение условного форматирования

1. Выделите диапазон ячеек, таблицу или целый лист, к которому нужно применить условное форматирование.
2. На вкладке Главная щелкните Условное форматирование.
3. Выполните одно из указанных ниже действий.

Чтобы выделить

Значения в определенных ячейках. Например, даты после текущей недели, числа в диапазоне от 50 до 100 или последние 10 % значений.

Наведите указатель на пункт Правила выделения ячеек или Правила отбора первых и последних значений и выберите подходящий вариант.

Отношение значений в диапазоне ячеек. Расширяется цветовой диапазон ячейки. Например, сравнение цен или численности населения в крупнейших городах.

Наведите указатель на элемент Гистограммы и выберите нужную заливку.

Отношение значений в диапазоне ячеек. Применяется цветовая шкала, согласно которой интенсивность цвета ячейки отражает расположение значения по отношению к верхней или нижней части диапазона. Например, распределение продаж по регионам.

Наведите указатель на элемент Цветовые шкалы и выберите нужную шкалу.

Диапазон ячеек, содержащий от трех до пяти групп значений, каждая из которых имеет собственное пороговое значение. Например можно назначить набор из трех значков для выделения ячеек, в которых отражены продажи на сумму менее 80 000 ₽, менее 60 000 ₽ и менее 40 000 ₽. Или можно назначить 5-балльную систему оценок для автомобилей и применить набор из пяти значков.

Наведите указатель на элемент Наборы значков и выберите набор.

Применение условного форматирования к тексту

1. Выделите диапазон ячеек, таблицу или целый лист, к которому нужно применить условное форматирование.
2. На вкладке Главная щелкните Условное форматирование, наведите указатель на пункт Правила выделения ячеек и выберите Текст, который содержит.
3. В поле рядом со словом содержит введите текст, который нужно выделить, и нажмите кнопку ОК.

Создание пользовательского правила условного форматирования

1. Выделите диапазон ячеек, таблицу или целый лист, к которому нужно применить условное форматирование.
2. На вкладке Главная щелкните Условное форматирование и выберите команду Создать правило.
3. Выберите начертание (например, 3-цветную шкалу) и условия, затем нажмите кнопку ОК.

Форматирование только уникальных или повторяющихся ячеек

1. Выделите диапазон ячеек, таблицу или целый лист, к которому нужно применить условное форматирование.
2. На вкладке Главная щелкните Условное форматирование, наведите указатель на пункт Правила выделения ячеек и выберите Повторяющиеся значения.
3. В раскрывающемся списке значения в выбранном диапазоне выберите уникальное или повторяющееся.

Копирование условного форматирования в дополнительные ячейки

1. Выделите ячейку с условным форматированием, которое хотите скопировать.
2. На вкладке Главная щелкните Формати выделите ячейки, в которые нужно скопировать условное форматирование.

Поиск ячеек с условным форматированием

Если условное форматирование применяется только к части листа, можно быстро найти отформатированные ячейки, чтобы скопировать, изменить или удалить их форматирование.

1. Щелкните любую ячейку. Чтобы найти только ячейки с определенным условным форматированием, щелкните сначала ячейку нужного формата.
2. В меню Правка выберите команду Найти, а затем — команду Перейти.
3. Нажмите кнопку Дополнительный и выберите Условные форматы.
4. Чтобы найти только ячейки с тем же условным форматированием, что и у ячейки, выделенной в действии 1, в разделе Параметры щелкните Этих же.

Удаление условного форматирования из выделенного фрагмента

1. Выделите ячейки с условным форматированием, которое хотите удалить.
2. На вкладке Главная щелкните Условное форматирование, наведите указатель на элемент Удалить правила и выберите нужный параметр.

Совет: Чтобы удалить все условные форматы и все прочие форматы для выделенных ячеек, в меню Правка наведите указатель на элемент Очистить и выберите Форматы.

Изменение правила условного форматирования

Используемые по умолчанию правила условного форматирования вы можете настроить в соответствии со своими требованиями. Можно изменить операторы сравнения, пороговые значения, цвета и значки.

1. Щелкните в диапазоне, содержащем правило условного форматирования, которое вы хотите изменить.
2. На вкладке Главная щелкните Условное форматирование и выберите команду Управление правилами.
3. Выберите правило и нажмите кнопку Изменить правило.
4. Внесите нужные изменения и нажмите кнопку ОК. Затем еще раз нажмите кнопку ОК.

Удаление правила условного форматирования

Ненужные условные форматы можно удалить.

1. Щелкните в диапазоне, содержащем правило условного форматирования, которое вы хотите изменить.
2. На вкладке Главная щелкните Условное форматирование и выберите команду Управление правилами.
3. Выберите правило и нажмите кнопку в левом нижнем углу.
4. Нажмите кнопку ОК.

Применение условного форматирования с помощью формулы в Excel для Mac

Условное форматирование позволяет быстро выделить на листе важные сведения. Но иногда встроенных правил форматирования недостаточно. Создав собственную формулу для правила условного форматирования, вы сможете выполнять действия, которые не под силу встроенным правилам.

Предположим, что вы следите за днями рождения пациентов своего стоматологического кабинета, а затем отмечаете тех, кто уже получил от вас поздравительную открытку.

С помощью условного форматирования, которое определяется двумя правилами с формулой, на этом листе отображаются необходимые вам сведения. Правило в столбце A форматирует предстоящие дни рождения, а правило в столбце C форматирует ячейки после ввода символа «Y», обозначающего отправленную поздравительную открытку.

Как создать первое правило

1. Выделите ячейки от A2 до A7 (для этого щелкните и перетащите указатель мыши с ячейки A2 в ячейку A7).
2. На вкладке Главная выберите Условное форматирование >Создать правило.
3. В поле Стиль выберите Классический.
4. Под полем Классический выберите элемент Форматировать только первые или последние значения и измените его на Использовать формулу для определения форматируемых ячеек.
5. В следующем поле введите формулу: =A2>СЕГОДНЯ() Функция СЕГОДНЯ используется в формуле для определения значений дат в столбце A, превышающих значение сегодняшней даты (будущих дат). Ячейки, удовлетворяющие этому условию, форматируются.
6. В поле Форматировать с помощью выберите пользовательский формат.
7. В диалоговом окне Формат ячеек откройте вкладку Шрифт.
8. В поле Цвет выберите значение Красный. В поле Начертание шрифта выберите Полужирный.
9. Нажмите кнопку ОК несколько раз, чтобы закрыть все диалоговые окна.

Теперь форматирование применено к столбцу A.

Как создать второе правило

1. Выделите ячейки от C2 до C7.
2. На вкладке Главная выберите Условное форматирование >Создать правило.
3. В поле Стиль выберите Классический.
4. Под полем Классический выберите элемент Форматировать только первые или последние значения и измените его на Использовать формулу для определения форматируемых ячеек.
5. В следующем поле введите формулу: =C2=»Y» Формула определяет ячейки в столбце C, содержащие символ «Y» (прямые кавычки вокруг символа «Y» указывают Excel, что это текст). Ячейки, удовлетворяющие этому условию, форматируются.
6. В поле Форматировать с помощью выберите пользовательский формат.
7. В верхней части окна откройте вкладку Шрифт.
8. В поле Цвет выберите Белый. В поле Начертание шрифта выберите Полужирный.
9. В верхней части окна откройте вкладку Заливка и для параметра Цвет фона выберите значение Зеленый.
10. Нажмите кнопку ОК несколько раз, чтобы закрыть все диалоговые окна.

Теперь форматирование применено к столбцу C.

Попробуйте попрактиковаться

В приведенных выше примерах мы использовали простые формулы для условного форматирования. Поэкспериментируйте самостоятельно и попробуйте использовать другие известные вам формулы.

Вот еще один пример для тех, кто хочет узнать больше. В книге создайте таблицу данных со значениями, приведенными ниже. Начните с ячейки A1. Затем выделите ячейки D2:D11 и задайте новое правило условного форматирования с помощью следующей формулы:

При создании правила убедитесь в том, что оно применяется к ячейкам D2:D11. Задайте цветовое форматирование, которое должно применяться к ячейкам, удовлетворяющим условию (т. е. если название города встречается в столбце D более одного раза, а это — Москва и Мурманск).