1с бесшовная интеграция как работает

Интеграция с любыми решениями

Программу для документооборота можно интегрировать с другими конфигурациями на платформе «1С:Предприятие 8»:

• «1С:Управление торговлей 8»;
• «1С:Бухгалтерия 8»;
• «1С:Зарплата и управление персоналом 8»;
• «1С:Управление холдингом 8»;
• «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8»;
• «1С:Управление производственным предприятием 8»;
• «1С:ERP Управление предприятием»;
• «1С:ERP. Управление холдингом.»

Бесшовная интеграция с решениями «1С:Предприятия 8»

«1С:Документооборот 8», как часть системы программ «1С:Предприятие 8», предоставляет девять механизмов интеграции:

• веб-сервисы;
• RESTful API;
• HTTP;
• COM;
• внешние источники данных;
• XML;
• e-mail;
• FTP;
• обмен данными.

И семь уже готовых инструментов интеграции:

• загрузка файлов;
• готовые правила обмена;
• готовые планы обмена;
• БИД (Библиотека Интеграции с Документооборотом);
• СВД (Система Внешнего Документооборота);
• ЭДО;
• универсальный обмен данными в формате XML.

С помощью этих технологий и инструментов можно решать самые разные интеграционные задачи:

• ручная загрузка и выгрузка любых данных;
• автоматическая синхронизация любых данных;
• построение территориально распределенных систем;
• бесшовная интеграция различных информационных систем с «1С:Документооборотом 8» и многое другое.

Возможности бесшовной интеграции «1С:Документооборота 8» позволяют из интерфейса другой конфигурации:

• работать с данными «1С:Документооборота 8»;
• ставить и исполнять задачи;
• направлять документы на согласование по любым маршрутам;
• вести переписку по документам;
• вести коллективную работу над файлами, приложенными к документам;
• использовать «1С:Документооборот 8» в качестве файлового хранилища;
• использовать «1С:Документооборот 8» как архив документов;
• учитывать трудозатраты сотрудников.

Регистрация первичных документов

Одним из примеров бесшовной интеграции является возможность регистрации первичных документов бухгалтерского учета в «1С:Документообороте 8». Программа учтет подразделение, принявшее документ, и место хранения бумажного документа. Бухгалтер может оперативно проводить документы по скан-копиям, не опасаясь потери бумажных документов. Проверить соответствие проводок первичным документам можно предельно быстро всего за пару кликов мышью.

Начальная страница

Автоматическая синхронизация данных

В «1С:Документообороте 8» предусмотрены механизмы для ручной и автоматической синхронизации данных с другими типовыми конфигурациями: правила обмена и планы обмена. Обычно эти механизмы используются для таких задач, как:

• первичный перенос сведений из одной базы в другую;
• синхронизация нормативно-справочной информации (НСИ);
• перенос договоров после согласования из «1С:Документооборота 8» в другую систему и многое другое.

Синхронизация данных «1С:Документообороте 8»

• 250 преимуществ «1С:Документооборота»
• «1С:Документооборот» 3.0: преимущества новой редакции
• Работа с договорными документами
• Управление документами
• Эффективное управление процессами
• Функциональный почтовый клиент
• Учет и планирование рабочего времени
• Проектный учет и контроль исполнения
• Инструменты для совместной работы
• Интеграция с любыми решениями
• Доступ с различных устройств

Как настроить бесшовную интеграцию 1С:Документооборот и 1С:ERP 2.0?

Перед настройкой бесшовной интеграции 1С:Документооборот и 1С:ERP 2.0 очень важно, чтобы общие справочники совпадали. Для этого на стороне 1С:ДО необходимо настроить план обмена с УПП 1.3 в части синхронизации НСИ и далее настраиваем бесшовную интеграцию.
Бесшовная интеграция делается на стороне ERP в разделе «Администрирование» — Интеграция Документооборот. В карточке настройки необходимо указать путь, по которому мы ранее опубликовали базу 1С:ДО и выбрать варианты использования 1С:ДО для учетной системы:

• Файловое хранилище – все файлы, которые будут прикреплены к карточкам документам будут храниться в 1С:ДО (указать путь корневую папку хранения в ДО)
• Процессы и задачи – создание процессов и выполнение задач 1С:Документооборота
• Связанные документы – просмотр и добавление связей между документами 1С:ДО.
• Ежедневные отчеты – работа с ежедневными отчетами по учету рабочего времени. Добавление фактических трудозатрат в ежедневные отчеты из объектов системы.
• Электронная почта – просмотр, создание и отправка электронных писем с использованием 1С:ДО.

В карточке документов учетной системы есть ссылка для открытия карточки документа в 1С:ДО. Для корректного открытия документа необходимо настроить правило интеграции, а именно: проставить соответствие Объекта ERP c объектом 1С:Документооборот (например: поступление товаров и услуг (ERP) = внутренний документ (1С:ДО)) и прописать соответствие полей карточки, а также можно настроить печатную форму (при создании карточки, в 1С:ДО автоматически будет создаваться файл печатной формы в заданном формате (pdf, mxl, xls)).

Возможности бесшовной интеграции 1С:Документооборот — 1C:ERP

1С: ERP Управление предприятием 2 («1C: ERP») — это инновационное и эффективное решение от компании «1С» для создания комплексной информационной системы управления любым предприятием.

Настройка бесшовной интеграции расширит спектр возможностей обеих систем.

Процессы 1С: ДО и 1С: ERP часто тесно переплетены между собой и являются логично связанной цепочкой одного комплексного бизнес-процесса. 1С: ERP содержит большой перечень документов по направлениям и простые задачи в виде заданий. 1С: ДО, в свою очередь, позволяет настроить неограниченное количество видов документов и сложные маршруты обработки документов. Поэтому для эффективной работы очень важна высокая степень интеграции между ними.

Бесшовная интеграция позволяет работать с данными системы «1С: Документооборот» из интерфейса 1С: ERP, а также пользоваться такими возможностями программы, как запуск бизнес-процессов, отправка писем, просмотр связей и переписки по документу и т.п. Она избавит от постоянных переходов из программы в программу: в карточках документов 1С: ERP появятся гиперссылки, по которым можно открыть связанные с ними документы «1С: Документооборот».

«1С: Документооборот» обеспечивает простую и технологичную интеграцию на единой платформе «1С: Предприятие». И самое важное – настройки интеграции уже готовы и в «1С: Предприятии», и в типовых решениях. Список типовых решений и ограничения представлены в Таблице 1.

«1С: Документооборот», редакция ПРОФ

«ERP Управление предприятием 2», редакция 2

«Управление торговлей 8», редакция 11

«Бухгалтерия государственного учреждения», редакция 2.0

«Бухгалтерия предприятия 8», редакция 3.0 КОРП

«Бухгалтерия предприятия 8», редакция 3.0 ПРОФ

«Управление холдингом», все редакции

«Управление производственным предприятием», редакция 1.3

«Зарплата и управление персоналом», редакция 3.0

«Комплексная автоматизация», редакция 2.1

Для более ранних решений интеграция с 1С: Документооборот возможна, но для этого в конфигурацию необходимо будет самостоятельно внедрить модуль интеграции.

Разберемся какие действия нужно сделать для того, чтобы использовать максимум возможностей бесшовной интеграции при работе с документами.

В данной статье не рассматривается настройка объектов в системе 1С: Документооборот, принимаем за факт, что система уже настроена в части интегрируемых объектов.

Для настройки бесшовной интеграции между 1С: Документооборот КОРП и 1С:ERP необходимо:

1. Опубликовать базу 1С: Документооборот
2. Настроить синхронизацию данных
3. Настроить интеграцию
4. Определить перечень интегрируемых объектов и настроить правила интеграции

Рассмотрим по пунктам.

Публикация базы

Интеграция 1С: ДО реализована через веб–сервисы, поэтому необходимо опубликовать базу 1С: ДО на веб-сервере. Для публикации подойдет любой веб-сервер.

Для возможности работы с системой через веб-интерфейс или мобильное приложение публикация базы также необходима.

После публикации проверяем работу системы через браузер и переходим к следующему пункту.

Рисунок 1 «Запуск системы через веб-браузер»

Настройка синхронизации данных

Для использования бесшовной интеграции рекомендуется настроить синхронизацию нормативно-справочной информации между базами, чтобы избежать дублирования элементов справочников и прочих непредвиденных ситуаций при миграции элементов из одной базы в другую.

В комплект поставки «1С: Документооборот» включены правила обмена с другими типовыми конфигурациями «1С: Предприятие 8». Используя эти правила, можно организовать автоматический обмен общими справочниками и документами. Также есть возможность разработать и использовать свои планы обмена для решения узкоспециализированных задач.

В «1С: Документооборот» синхронизация данных настраивается в разделе «Настройка и администрирование».

Рисунок 2 «Настройка синхронизации данных в 1С: ДО»

В системе есть помощник настройки, где пошагово описаны все необходимые действия.

Рисунок 3 «Помощник настройки синхронизации данных»

Есть несколько вариантов подключения к другой программе:

• Прямое подключение к программе на одном компьютере или в локальной сети;
• Прямое подключение к программе через интернет;
• Другие каналы связи (сетевой каталог, FTP, электронная почта).

После настройки синхронизации данных в 1С: ДО необходимо сделать аналогичные действия в 1С: ERP в разделе «НСИ и администрирование» — «Синхронизация данных». В системе также есть помощник настройки.

Рисунок 4 «Настройка синхронизации данных в 1С:ERP»

Синхронизация данных выполняется отдельным регламентным заданием, расписание настраивается.

Рисунок 5 «Настройка расписания синхронизации данных»

После синхронизации данных необходимо настроить параметры интеграции, определить перечень интегрируемых объектов и настроить правила интеграции.

Настройка интеграции

Настройка параметров интеграции доступна на стороне учетной системы 1С: ERP. В разделе «НСИ и администрирование» — «Настройка интеграции 1С: Документооборот».

Есть несколько вариантов использования возможностей бесшовной интеграции, можно использовать их частично или в комплексе все сразу. Внизу каждой настройки есть подробное описание возможности использования. Можно использовать бесшовную интеграцию только как возможность работать с задачами 1С: ДО из интерфейса учетной системы или только как файловое хранилище.

Рисунок 6 «Настройка интеграции»

Комплексное использование всех возможностей позволяет связывать документы между собой, смотреть историю их согласования, связанные с ними документы, запускать бизнес-процессы 1С: ДО из интерфейса 1С: ERP и другое.

Для возможной связки документов необходимо определить перечень интегрируемых документов и правила интеграции.

Определение объектов и настройка правил интеграции

Каждый программный продукт 1С, который поддерживает бесшовную интеграцию, имеет свой перечень доступных интегрируемых объектов с 1С: Документооборот. 1С: ERP имеет самый обширный перечень объектов, который включает в себя почти все направления деятельности.

Перечень доступных интегрируемых объектов в 1С: ERP можно увидеть в разделе «НСИ и администрирование» — «Настройка интеграции 1С: Документооборот» — «Объекты, интегрируемые с 1С: Документооборотом».

Если для объекта настроено правило интеграции, слева будет установлена зеленая галочка, а внизу указана ссылка на правило.

Со стороны 1С: Документооборот доступны следующие интегрируемые объекты:

• Входящий документ;
• Исходящий документ;
• Внутренний документ;
• Контрагент.

На момент настройки правил интеграции работа с объектом должна быть возможна в каждой базе.

Например, для настройки правил интеграции договора аренды необходимо, чтобы в системе 1С: Документооборот был настроен вид внутреннего документа «Договор аренды» со всеми необходимыми атрибутами: состав реквизитов, шаблон документа, нумератор, папка хранения в системе, шаблон бизнес-процесса, права доступа. В системе 1С: ERP также требуется произвести все настройки для работы с договором.

Только после того, как в каждой системе можно полноценно работать с объектом, можно создать новое правило интеграции.

Правила интеграции настраиваются на стороне 1С: ERP в разделе «НСИ и администрирование» — «Настройка интеграции 1С: Документооборот» — «Правила интеграции»

Рисунок 7 «Правила интеграции»

При настройке правила интеграции сначала указывается соответствие объектов баз. Для одного объекта может быть настроено несколько правил интеграции. В этом случае, при создании документа на основании текущего, будет открываться форма выбора объектов, доступных по настроенным правилам. Если связь по правилам единичная, то документ будет создаваться автоматически по единственному возможному правилу.

Рисунок 8 «Правило интеграции»

Когда соответствие объектов установлено, необходимо сопоставить реквизиты данных объектов и выбрать способ их заполнения. Настройка осуществляется на двух вкладках: «Передача в 1С: Документооборот» и «Получение из 1С: Документооборота». Слева всегда указан состав доступных реквизитов системы, где будет создаваться документ.

При создании правила часть соответствий реквизитов устанавливаются автоматически. Если выбран шаблон документа, реквизиты, заполненные в шаблоне на стороне 1С: ДО, также автоматически будут сопоставлены. Для того, чтобы скорректировать или настроить способ заполнения, необходимо открыть нужный реквизит двойным щелчком мыши.

Есть 4 способа заполнения реквизита. Из реквизита конфигурации – прямое сопоставление реквизитов, из указанного значения – фиксированное значение реквизита, из выражения на встроенном языке – произвольная комбинация. Здесь же указывается необходимость обновления, в случае внесения изменений в другой системе.

Рисунок 9 «Способы заполнения реквизита»

В некоторых объектах есть возможность автоматического добавления печатных форм в момент передачи объекта в 1С: ДО. Можно выбрать формат добавления формы.

Рисунок 10 «Добавление печатных форм при передаче в 1С: ДО»

После того, как правила интеграции настроены, можно использовать бесшовную интеграцию в работе.

Возможности бесшовной интеграции 1СДокументооборот – 1С:ERP на примере договора аренды.

Когда бесшовная интеграция настроена, при входе в программу 1С:ERP необходимо авторизоваться в системе 1С:ДО, ввести свой логин и пароль. Пользователи системы создаются в каждой базе и имеют свои права доступа. Рекомендуется, чтобы наименования пользователей были идентичны.

После авторизации, на начальной странице в системе 1С: ERP появится список задач 1С: ДО с типовыми возможностями работы с задачей: перенаправление, возможность задать вопрос, принять к исполнению или поставить подзадачу.

Рисунок 11 «Начальная страница 1С:ERP»

Если договор первоначально был создан в системе 1С: Документооборот, то на определенном этапе, например, когда приложена скан-копия подписанного с двух сторон договора, поступает задача «Создать договор в 1С: ERP». При открытии карточки задачи, справа вложен договор, необходимо открыть его карточку.

Если настроено правило интеграции, в карточке договора есть ссылка «Создать договор», при нажатии которой, в соответствии с правилами, автоматически формируется карточка договора в системе 1С: ERP. Реквизиты, соответствия которых были указаны в правиле, заполняются автоматически. При необходимости можно дозаполнить карточку.

Рисунок 12 «Создание карточки договора в 1С:ERP»

После записи договора в 1С: ERP карточки договора двух систем связываются между собой, позволяя пользователю видеть всю историю обработки договора в 1С: ДО из интерфейса 1С: ERP на вкладке «Документооборот».

На вкладке доступна информация:

• Выполненные и текущие задачи по документу;
• Визы согласующих лиц;
• Связанные документы;
• История переписки (ссылки на входящие и исходящие документы);
• Трудозатраты.

Рисунок 13 «Связанные карточки договоров»

Рисунок 14 Вкладка «Визы согласующих лиц»

Рисунок 15 Вкладка «Связанные документы»

Рисунок 16 Вкладка «История переписки»

Если документ первоначально создается в 1С: ERP, создание договора в 1С: ДО и запуск бизнес-процесса осуществляется сразу, в момент создания, на вкладке «Документооборот».

Рисунок 17 «Создание договора в 1С: ДО из интерфейса 1С: ERP”

Карточка договора создается автоматически по настроенным правилам, документы двух систем связываются между собой. Далее на основании документа можно запустить бизнес-процесс по шаблону.

Рисунок 18 «Запуск бизнес-процесса»

Выполнение задач бизнес-процесса осуществляется на стороне 1С: ДО, но сами задачи также могут выполняться исполнителями из интерфейса 1С: ERP — из списка задач на начальной странице. Статус документа приходит автоматически с регламентным заданием, при условии, что настроено сопоставление данного реквизита в правиле интеграции.

Вся дальнейшая история документа: связь с дополнительными соглашениями, актами, счетами и прочими документами будет доступна из интерфейса 1С: ERP, в карточке договора. Любой документ можно открыть, посмотреть его историю.

Бесшовная интеграция позволяет пользователям сократить время работы с документами, работать в одном интерфейсе и иметь перед глазами логически связанную цепочку документов и бизнес-процессов.

Механизм интеграции простой в настройке и использовании, успешно применяется во многих компаниях.

Варианты использования и возможности бесшовной интеграции 1С:Документооборот и 1С:ERP

В этой статье мы поговорим о бесшовной интеграции, позволяющей получать доступ к документам, бизнес-процессам в системе 1С:Документооборот, не выходя из основной учетной системы. При этом учетная система 1С может быть любой, типовой или самописной. Мы рассмотрим бесшовную интеграцию на примере 1С:ERP.

Возможности бесшовной интеграции

Бесшовная интеграция позволяет объединить возможности разных систем: объекты учетной системы можно связать с объектами 1С:Документооборот. Например, на скриншоте «Заявка на расходование денежных средств» в 1С:ERP связана с документом «Заявка на оплату» в 1С:Документооборот. Они соответствуют друг другу по реквизитному составу, и пользователи видят документ в актуальном состоянии в той системе, в которой работают. Этот принцип работает и в обратную сторону: на основании документа в системе 1С:Документооборот может быть создан объект 1С:ERP. Связать можно новые и уже существующие документы.

Кроме того, у объектов с настроенной связью реквизита произойдет автоматическое обновление при внесении изменений в любой из систем.

Еще одна возможность бесшовной интеграции – работа с бизнес-процессами: согласование, утверждение, ознакомление, подписание и другие процессы можно провести в системе 1С:ERP: в документе в подменю появляется пункт «Документооборот. Процесс..».

Кроме того, в 1С:Документооборот можно усложнять бизнес-процессы: создавать многоэтапные и разветвленные процессы, устанавливать сроки, задавать ответственных лиц. Бесшовная интеграция позволяет использовать этот функционал в полном объеме в системе 1С:ERP и отслеживать на каком этапе находится документ, у какого ответственного исполнителя стоит активная задача, сроки.

Если в 1С:ERP подключен функционал почтового клиента, то письма можно интегрировать с 1С:Документооборот: их можно зарегистрировать, пронумеровать по правилам делопроизводства, указать место хранения.

Также 1С:Документооборот можно использовать как файловое хранилище. Прикрепленный к документу в 1С:ERP файл будет автоматически размещен на файловых или сетевых ресурсах по правилам, которые были настроены в 1С:Документооборот: разные тома на диске с распределением по расширению или объему файлов, по наполняемости томов и так далее. Такое упорядоченное хранение минимизирует дублирование файлов.

В системе 1С:ERP есть возможность использовать функционал 1С:Документооборот по учету трудозатрат: пользователи могут вносить количество времени, которое они потратили на выполнение задачи.

Преимущества бесшовной интеграции учетной системы 1С:ERP с 1С:Документооборот

1. Использовать функционал программы 1С:Документооборот работая в привычной учетной системе. Например, запустить в 1С:ERP документы по сложным бизнес-процессам, подписывать, используя электронную цифровую подпись (ЭЦП);
2. Упрощение взаимодействия по документообороту между сотрудниками;
3. Сокращение времени прохождения документа по маршруту бизнес-процесса: данные первичных документов подставляются автоматически в 1С:Документооборот;
4. Контролируемый доступ к бизнес-процессам и документам с мобильных устройств: задачи по документу и прикрепленные файлы можно посмотреть и принять решение;
5. Разграничение доступа пользователей. Сотрудникам, которые должны иметь доступ к документам только на одном этапе бизнес-процесса, например, согласовании или утверждении, можно не давать доступ к системе 1С:ERP. С доступом к 1С:Документооборот пользователи увидят только то, что им нужно;
6. Упорядоченное хранение файлов, экономия серверных ресурсов. При использовании бесшовной интеграции 1С:ERP с 1С:Документооборот минимизируется количество дублей, и пользователи не тратят время на поиск актуальной версии файла.

Как настроить бесшовную интеграцию?

В системе 1С:ERP есть справочник правил интеграции, в каждом из которых указывается, какие объекты нужно интегрировать.

Если в системе интегрируются документы, то необходимо указать вид документа и как будут сопоставляться реквизиты. Есть три способа заполнения:

• Один к одному. Например, поле «ИНН контрагента» в 1С:ERP и в 1С:Документооборот будет заполнено одинаково.
• Из указанного значения: реквизит в системе-приемнике будет заполняться конкретным значением.
• Из выражения на встроенном языке: можно задать произвольный алгоритм, который проанализирует регистры, связанные справочники, документы и выведет значение, которое нужно заполнить в системе-приемнике. Этот способ может быть настроен в обе стороны: из 1С:Документооборот в учетную систему и наоборот.

Опыт работы с бесшовной интеграцией 1С:Документооборот и 1С:ERP типовыми средствами системы

На скриншоте приведен справочник «Контрагенты», который есть в системе 1С:ERP и 1С:Документооборот. Мы их связали в единый, используя типовые правила интеграции: они уже преднастроены, и система сама заполняет реквизиты.

Также мы настраивали бесшовнуюинтеграцию для типового документа 1С:ERP «Заявка на расходование денежных средств» . В 1С:Документооборот это внутренний документ вида «Заявка на оплату», в него передавалась сводная информация о контрагенте, объекте оплаты и сумме. При обратном получении данных -из 1С:Документооборот в 1С:ERP у документа «Заявка на расходование денежных средств» изменялся статус.

Наш опыт бесшовной интеграции с адаптацией системы

Справочник «Банковские счета» присутствует в системе 1С:ERP и 1С:Документооборот, но его нельзя интегрировать с помощью типового функционала. Наши специалисты сделали сопоставление реквизитов и доработали автоматическую передачу всех банковских счетов, когда идет интеграция по контрагенту. Это было важно для заказчика, поскольку список и реквизиты актуальных банковских счетов необходимы для корректного проведения оплаты.

Кроме того, мы сделали бесшовную интеграцию для нового нетипового объекта системы – это документ «Лот закупки лекарственных средств».

На скриншоте представлена табличная часть «Стороны», в ней можно указать стороны договора: организацию и несколько контрагентов. Наши специалисты доработали автоматическое заполнение реквизитов банковских счетов в учетной системе из табличной части в 1С:Документооборот, что было необходимо заказчику.

Мы вносили изменения для заполнения в системе 1С:ERP реквизитов, добавленных в справочник «Контрагенты». Они отражены на скриншоте – это «Обособленное подразделение» и «Головной контрагент». Их нужно было заполнять из соответствующих дополнительных реквизитов в 1С:Документооборот, и для этого было доработано сопоставление статусов.

В типовом функционале системы документ принимает статус «Согласовано», когда результат бизнес-процесса в 1С:Документооборот положительный. В одном из наших проектов был многоступенчатый процесс работы с документом «Заявка на расходование денежных средств». Здесь положительный результат преобразовывается в учетной системе в статус «Согласовано в ДО». Следующий этап согласования в 1С:Документооборот проходит с другими ответственными лицами и в результате статус в 1С:ERP изменяется.

Самой сложной из доработок наших специалистов было автоматическое сопоставление реквизитов, наименования которых различаются в системах.

Например, в учетной системе есть свой список подразделений, а в документообороте – другой. Для интеграции было сделано два дополнительных регистра, в которых предварительно указали сопоставления значений справочников. При анализе регистра система-приемник понимала, какое значение справочника нужно подставить в реквизит.

Итоги внедрения бесшовной интеграции

Типовой функционал бесшовной интеграции закрывает практически все. Доработки необходимы, если есть какие-то условия или нестандартные сопоставления. Но доработки, как правило, не требуют больших затрат.