Как сделать акт сверки

Как правильно составить и учесть акт сверки с контрагентом

КГ Ермак

Акт сверки – это документ, в котором стороны фиксируют состояние расчетов между контрагентами на определенную дату. Акт сверки необходим, чтобы проверить, все ли операции отражены в бухучете, помогает вовремя выявить и исправить ошибки. Также подписанный акт сверки означает признание суммы задолженности или факт ее отсутствия.

Кто и когда составляет

Обязанность составлять акты сверки законодательством не установлена. Но обязанность составлять акт сверки стороны вправе закрепить в договоре (п. 4 ст. 421 ГК). Тогда составлять акт стороны должны в сроки, которые установили в договоре. Уклонение от составления акта сверки, а также от его подписания может быть расценено как несоблюдение условий договора.

Срок составления

Акт сверки можно составлять за любой период – месяц, квартал, полугодие, девять месяцев, год. Периодичность составления акта сверки стороны могут предусмотреть в договоре (п. 4 ст. 421 ГК). Как минимум, акт сверки нужно составить по итогам года. Ведь перед составлением годовой бухгалтерской отчетности организация должна провести инвентаризацию расчетов дебиторской и кредиторской задолженности (п. 27 приказа Минфина от 29.07.1998 № 34н). Прежде чем проводить инвентаризацию, также стоит заранее свериться с контрагентами, чтобы избежать ошибок.

Запрос об акте сверки

Если контрагент не прислал акт сверки в срок или чтобы инициировать составление акта по собственной инициативе, можно направить контрагенту письменный запрос о сверке. Установленной формы запроса на сверку нет, поэтому вы вправе составить его в произвольной форме. Подписанный акт сверки означает признание суммы задолженности или факт ее отсутствия. Такое признание прерывает течение срока исковой давности и увеличивает период, в течение которого кредитор может обратиться в суд за взысканием долга (ст. 203 ГК, абз. 2 п. 20 постановления Пленума Верховного суда от 29.09.2015 № 43). Акты сверки также влияют на срок списания дебиторской задолженности в налоговом учете. Если вы подписывали акты сверки с контрагентом-должником, то дебиторскую задолженность по такому контрагенту нельзя списать и включить в расходы по налогу на прибыль через три года после ее образования. Это объясняется тем, что подписание акта сверки прерывает срок давности по дебиторской задолженности, и он начинает отсчитываться заново (письма ФНС от 06.12.2010 № ШС-37-3/16955, от 17.07.2015 № СА-4-7/12693).

Реквизиты и учет

Акт сверки не является первичным документом, потому что он не документирует хозяйственные операции и не соответствует требованиям статьи 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (письмо ФНС от 06.12.2010 № ШС-37-3/16955). Никаких бухгалтерских проводок из-за появления акта сверки не возникает.

Даже если в результате сверки выявлены расхождения, акт не является основанием для корректировок в учете. Отгрузка товаров, работ, услуг и их оплата производится на основании первичных учетных документов, которые включаются в акт сверки. Именно на основании этих документов и фиксируют в учете операции, поэтому для обращения в суд для взыскания долга одного акта сверки недостаточно.

Сам по себе акт сверки не подтверждает задолженность, если к нему не приложены первичные документы: накладные, акты, платежные поручения, выписки банка. Такие выводы следуют из постановлений Арбитражного суда Московского округа от 17.03.2020 № А40-121019/2019, от 30.04.2019 № А40-233622/2018. Акт сверки не является первичным документом, поэтому жестких требований к реквизитам данного документа не установлено.

Но чтобы акт подтверждал признание контрагентом задолженности в суде, в нем следует указать:

название документа;
период, за который составлен акт сверки;
наименование сторон, адрес, ИНН;
валюту расчетов;
входящее сальдо, обороты за период с указанием номера и даты документов, на основании которых проведена операция, конечное сальдо;
информацию о наличии или отсутствии разногласий по сверке;
подписи сторон.

Больше полезной информации вы найдете в Системе Главбух.

Акт сверки взаиморасчётов

Ниже Вы можете бесплатно заполнить Акт сверки взаиморасчётов и распечатать его, при этом программа сама рассчитает обороты, сальдо, задолженности и заполнит все графы бланка.

Зарегистрируйтесь и получите возможность сохранять формы (для их автозаполнения) созданных Вами бланков актов сверки взаиморасчётов.
После регистрации и сохранения бланка, на этом месте появится список сохраненных Вами форм.

Интернет ресурс «Service-Online.su» разработан для свободного и бесплатного использования. На этом сайте никогда не будет вирусов или других вредоносных программ. Наша задача упростить вашу работу и постараться помочь Вам по мере своих сил.
Данный сайт является бесплатным сервисом предназначенным облегчить Вашу работу. На сайте представлено большое количество бланков которые удобно заполнять и распечатывать онлайн, сервисов по работе с текстами и многое другое.
Материалы сайта носят справочный характер, предназначены только для ознакомления и не являются точным официальным источником. При заполнении реквизитов необходимо убедиться в их достоверности сверив с официальными источниками. © Service-Online.SU 2013-2024
По всем вопросам обращайтесь на почту:
Политика в отношении обработки персональных данных
Согласие субъекта на обработку персональных данных
Согласие на получение информационной и рекламной рассылки

Что такое акт сверки

Достоверность — один из принципов бухгалтерского учета. Поэтому периодически организации и предприниматели проводят сверку расчетов друг с другом. Это помогает найти и устранить ошибки в учете.

В этой статье:

Зачем составлять акт сверки
Кто делает акт сверки
Как правильно сделать сверку
Поможет ли акт сверки в суде
Что делать, если в акте сверки была ошибка
В какой форме составлять акт сверки
Как подписать акт сверки

Проверьте контрольные соотношения в сервисе НДС+

Сверяйтесь с контрагентами и подавайте корректные декларации. Не пропускайте доступный вычет

Акт сверки — это двусторонний документ между поставщиком и покупателем, в котором обычно указывают:

наименование организаций (или ИП);
сальдо расчетов на начало периода;
обороты по дебету и кредиту у каждой стороны за сверяемый период;
дату и наименование документа, на основании которого проведена операция по дебету или кредиту;
сальдо расчетов на конец периода, то есть сумму долга одной стороны перед другой.

Акт — это не обязательный документ, периодичность его составления не регламентирована. На практике бухгалтерия часто использует этот документ, чтобы исключить ошибки перед составлением отчетности.

Обычно сверку взаиморасчетов делают поквартально нарастающим итогом. Это связано с тем, что большую часть налогов и авансовых платежей по ним нужно платить таким же образом. Например, УСН, НДС и налог на прибыль.

Зачем составлять акт сверки

Проверка взаиморасчетов решает сразу несколько задач. Разберем каждую из них подробнее.

Сверить данные бухгалтерского и налогового учета

Это самая известная цель составления акта. Контрагенты проводят инвентаризацию расчетов друг перед другом. Например, бухгалтерия покупателя может обнаружить, что забыла учесть одну из накладных.

Иногда в акт сверки добавляют отдельную колонку с НДС. Это помогает поставщикам и покупателям проверить реквизиты счетов-фактур и суммы «исходящего» и «входного» НДС, чтобы в будущем избежать требований со стороны налоговой.

Перед составлением годовой бухгалтерской отчетности организация обязана проводить инвентаризацию не только имущества, но и расчетов (ст. 11 ФЗ от 06.12.2020 № 402-ФЗ, п. 38 ПБУ 4/99). В этом может помочь сверка взаиморасчетов с контрагентами.

Найти долг или переплату

На основании проверки стороны выявляют задолженность друг перед другом. Виды задолженности могут быть разные:

долг покупателя за уже отгруженные товары;
долг поставщика по авансу или переплате от покупателя;
долг заемщика перед займодавцем по процентам и телу займа и так далее.

Крупная задолженность обычно на контроле у ответственных сотрудников компании. По акту сверки взаиморасчетов на практике находят небольшие долги.

Прервать срок исковой давности

Об этой особенности могут знать не все. В общем случае срок исковой давности для взыскания задолженности — три года (п. 1 ст. 196 ГК РФ). Он начинает течь со дня, когда лицо узнало или должно было узнать о наличии долга (п. 1 ст. 200 ГК РФ).

Если с задолженностью в течение трех лет ничего не делать, то даже через суд взыскать ее будет сложно. Должник просто сошлется на истечение срока исковой давности, и судья прекратит разбирательство.

Акт прерывает срок исковой давности. Трехлетний период начинает течь заново с даты подписания документа. Даже если контрагент в суде заявит об истечении искового срока, достаточно будет предъявить суду акт сверки взаиморасчетов, чтобы он продлил срок на подачу иска.

Например, с момента возникновения долга у покупателя прошло два года. Значит, на обращение в суд остался один год. Этот срок можно продлить, подписав акт сверки. Тогда обратиться в суд можно будет в течение трех лет с момента подписания, несмотря на то, что до этого уже прошло два года.

sverka-nds

Устраняйте расхождения по НДС, получайте полный вычет с Контур.НДС+

Кто делает акт сверки

Акт может составить любая сторона: продавец, покупатель, заемщик, займодавец и так далее. Обычно акт составляет бухгалтерия организации на основании первичных документов: товарных накладных, УПД, платежных поручений, а также на основании счетов-фактур, если стороны добавили данные о суммах НДС.

Сторона, составившая акт, направляет документ другой стороне на подпись. Пока сверка не подписана двумя контрагентами, документ не будет иметь юридической силы.

Как правильно сделать сверку

Свериться можно на любую дату. На практике ее проводят либо на последний день отчетного периода (месяца, квартала, полугодия и так далее), либо по факту исполнения сторонами всех обязательств, то есть после отгрузки и получения оплаты.

Сделать сверку можно в разрезе:

периода;
договора;
номенклатуры;
конкретной сделки.

Эту детализацию можно комбинировать. Например, стороны могут составить акт в рамках одного конкретного договора за отчетное полугодие.

Сверка состоит из двух частей: сведения поставщика и сведения покупателя. Каждая сторона должна самостоятельно заполнить свой блок. Если расхождений нет, акт можно подписать. Если есть расхождения, их нужно отдельно отразить в документе.

С каждой стороны акт подписывают бухгалтер и руководитель компании. Также это сделать может иное лицо, имеющее доверенность на подписание этого документа за директора и бухгалтера.

Не допустите требований и штрафов по НДС

Сверяйтесь с контрагентами и подавайте корректные декларации

Поможет ли акт сверки в суде

Сверка подтверждает состояние взаиморасчетов между сторонами. Суд примет его в качестве доказательства, но оно не будет бесспорным. Без первичных документов доказать наличие долга у контрагента будет сложно.

Дело в том, что этот документ не отвечает признакам сделки, согласно ст. 153 ГК РФ. Поэтому суд будет истребовать все доказательства, подтверждающие возникновение долга: договоры, накладные, акты, платежки и даже переписку.

Что делать, если в акте сверки была ошибка

Акт сверки обычно формирует учетная система на основании записей об операциях, которые провел бухгалтер. Если что-то было забыто, то в документе будет указана неверная сумма долга.

Если ошибка была обнаружена после подписания акта, стоит провести сверку заново. Лучше всего составить новый документ и написать письмо с описанием допущенной ошибки.

В какой форме составлять акт сверки

Законодательно утвержденной формы для сверки взаиморасчетов нет. Кроме того, акт не является первичным учетным документов, поэтому в нем не нужно отражать все реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 9 ФЗ от 06.12.2020 № 402-ФЗ.

Акт взаиморасчетов условно можно разбить на три части: вводную, табличную и заключительную.

В вводной части указывают:

наименование документа;
договор, в рамках которого проводится сверка;
период, за который составлен акт;
реквизиты подписантов.

Табличная часть — это основа акта. Обычно она состоит из восьми граф — по четыре графы для каждой из сторон:

графа 1 — дата записи;
графа 2 — наименование операции и реквизиты документа;
графа 3 — оборот по дебету;
графа 4 — оборот по кредиту.

Также в табличной части указывают сальдо расчетов на начало и конец проверяемого периода и сумму оборотов по дебету и кредиту.

Иногда добавляют дополнительную графу для суммы НДС. Обычно это делают компании, которые отгружают товары и услуги с разными ставками налога на добавленную стоимость.

Под таблицей текстом пишут сумму задолженности одного контрагента перед другим на конкретную дату.

Заключительная часть — это подписи и печати сторон сверки.

Сверяйте книги покупок и продаж с контрагентами

Исправляйте ошибки и проверяйте контрольные соотношения прямо в НДС+

Как подписать акт сверки

Акт сверки можно составить в сервисах Контур.Эльба или Контур.Бухгалтерия. Подписывают документ на «бумаге» либо через систему электронного документооборота. Например, через Контур.Диадок. После того как документ подписан с двух сторон, сверка считается проведенной. С даты его подписания следует исчислять срок исковой давности.

Со сверкой НДС поможет Контру.НДС+. Сервис сопоставляет сведения из деклараций покупателей и их поставщиков и сигнализирует о возможных разрывах по НДС до отправки отчетности в налоговую. Значит, исправить ошибки можно будет до того, как придет требование из ФНС.

Как сделать акт сверки в 1С

Акт сверки расчетов с контрагентами – это документ, содержащий сведения о взаиморасчетах между предприятием и контрагентом на обозначенную дату за указанный период. Программа 1С имеет простой и удобный инструмент для создания акта сверки и работы с ним. Данная статья расскажет обо всех правилах и нюансах формирования этого документа.

Для чего предназначен документ

Периодическое сравнение данных по расчетам с предприятиями — партнёрами – это важная часть работы бухгалтера. Она позволяет выявить недостающие документы и найти неточности при заполнении реквизитов. Выполняется сверка в таких случаях:

Оперативная сверка проводится во избежание несоответствий в расчетах. Её желательно проводить раз в месяц или квартал в зависимости от объема документооборота, а также при возникновении подозрений об ошибке. Такая сверка позволит избежать возможных неточностей при составлении отчетности и, соответственно, дальнейших проблем.
Обязательная сверка — при инвентаризации расчётов перед формированием годовой бухгалтерского баланса и в других случаях, описанных в Положениях по бухучёту №34н (п.27), в Законе №402-ФЗ (ст.11 п.3) и НК РФ (ст.266, п. 4). В инвентаризационную ведомость вносятся данные именно по документу сверки расчетов с контрагентами.

Создание акта в программе

В программе 1С 8.3 сформировать акт сверки с контрагентами можно с помощью одного из пунктов меню: «Продажи» или «Покупки», затем выбрать команду – Акты сверки расчетов.

Из обоих пунктов откроется один и тот же журнал. В нём надо кликнуть по кнопке «Создать» и появится форма Акта. В неё надо ввести такие реквизиты:

В поле «От» – дату. По умолчанию высвечивается текущая дата.
«Контрагент» – выбрать из справочника предприятие покупателя или поставщика.
В поле «Договор» автоматически подставляется основной договор контрагента. Его можно поменять на любой договор, если надо выполнить сравнение расчетов только по одному договору. При не заполненном поле договора сверка будет произведена по всем существующим договорам выбранного контрагента.
Для сверки с головной организацией вместе с её филиалами надо установить галочку в поле «С обособленными подразделениями». Индикатор флажка будет активен только в случае, если в справочнике «Контрагенты» организация помечена как головная и у неё есть обособленные подразделения. В примере ниже такого нет.
Период. Автоматически программа проставляет период, следующий после периода предыдущего, согласованного с данным контрагентом проведенного акта.
Валюта – если договор составлен в валюте.

Щелчок по кнопке «Заполнить» выведет в табличную часть формы данные по нашему предприятию. Но перед тем, как это сделать, надо подумать об информации во вкладках.

Вкладки в табличной части окна формы документа:

«По данным контрагента» – при начальной исходящей сверке эта вкладка не заполняется. Или, как дополнительное действие, для удобства и по согласованию со сверяемым предприятием её можно сформировать.

Когда проверенный и подписанный акт сверки вернется назад с данными контрагента, тогда его надо найти в журнале программы и снова открыть. Заполнить вкладку «По данным контрагента» данными как в полученном акте.

Если в акте есть расхождения, то сумма, которую указал контрагент и которая не сходится с нашей, проставляется вручную. В итоговой части акта будут высвечены не только остатки на начало и конец периода, но и сумма разницы данных.

«Счета учета» – Показан список бухгалтерских счетов, по которым ведутся расчеты. Если для контрагента есть особенности в учете, то счета соответственно надо добавить либо убрать из списка. Так, например, если контрагент одновременно является и покупателем, и поставщиком, а сверку с ним надо произвести как с поставщиком, то в списке целесообразно оставить только 60 счет. И тогда в акт не подтянутся данные по другим счетам.

«Дополнительно» — вкладка предназначена для оформления акта, его варианта для печати. В полях формы «Представители сторон» выбираются ответственные лица обеих предприятий, подписывающих акт сверки. В части окна «Печатная форма» настраиваются сведения, которые будут напечатаны в бланке акта. Их можно упорядочить по договорам – данные будут развернуты в разрезе договоров. Также можно выводить в акт полные наименования документов с их основными реквизитами. Можно вывести в него счета-фактуры.

После того, как наше предприятие получило подписанные ответные данные, сверка считается согласованной. Это справедливо и в том случае, когда есть расхождения в данных.

После формирования вкладки «По данным контрагента» надо установить флажок в поле индикатора «Сверка согласована», расположенном в верхней части формы документа. Это действие заблокирует возможность редактировать все данные в акте сверки. Всегда надо помнить, что выставлять этот флажок следует только после того, когда обе стороны поставили свои подписи в акте.

Документ Акт сверки бухгалтерских проводок не формирует и не выполняет никаких движений по регистрам. Это только инструмент создания печатной формы для сверки.

Печатная форма Акта

Для вывода документ на экран, а в дальнейшем и на принтер предназначена кнопка «Печать». Она даст возможность распечатать одну из трёх предложенных форм:

Печатный вариант Акта не имеет унифицированной формы. В 1С разработана удобная компактная печатная форма Акта. Она отражает все необходимые сведения в зависимости от настроек.

Электронная форма Акта сверки

27 июля 2022 года вступил в силу Указ ФНС от 13.05.2022 № ЕД-7-26/405@, согласно которому Акт получил утверждённую электронную форму.

Акт в электронном виде, подписанный электронной подписью, полностью заменяет бумажный печатный документ. Для такого документа, как Акт сверки, это очень актуально, так как существенно сокращает время процедуры сверки. Прохождение электронного документа от одной стороны к другой также исключает ошибки в самом механизме сверки.

Разработчики ввели в модуль 1С-ЭДО электронную утвержденную форму акта. Это дает возможность сверяться с контрагентом по электронной почте при условии, что электронный сервис 1С-ЭДО подключен в 1С с обеих сторон.

Краткое описание, как сделать электронную сверку

В форме настройки у контрагента, с которым производится сверка, установить флажок в поле «Акт сверки взаиморасчетов» и выполнить другие настройки.
Сформировать новый документ обычным способом, как было описано выше. В окне формы документа переключатель «В электронном виде» должен стоять во включенном положении.
Из перечня команд при щелчке по кнопке «ЭДО» выбрать «Отправить» Он автоматически подпишется и будет отправлен контрагенту.

Порядок действий для создания, отправки и получения согласованного акта сверки существенно зависит от настроек в модуле ЭДО. Как их выполнить правильно с максимальной эффективностью, вам всегда подскажут квалифицированные специалисты Первого Дома консалтинга «Что делать Консалт» по номеру +7 499 956-21-70. Помимо индивидуальных консультаций по всем вопросам работы с программой, на сайте компании можно найти любую информацию и записаться на бесплатные вебинары .

Свидетельство о регистрации СМИ: Эл № ФС77-67462 от 18 октября 2016 г. Контакты редакции: +7 (495) 784-73-75, smi@4dk.ru