Как создать произвольный документ эдо в 1с

Контрагенты могут применять защищенный обмен документами произвольной формы, например, договорами или актами сверки. Для этой цели предназначен отдельный вид данных, который называется «Произвольный электронный документ». По сути, он является аналогом обычного электронного письма и позволяет заполнить сопроводительную записку, вложить необходимые файлы, установить электронную подпись и направить документ в адрес получателя.

Для произвольных электронных документов отсутствуют какие-либо требования к формату и порядку обмена. Поэтому обмен произвольными электронными документами может осуществляться через оператора электронного документооборота (далее оператора ЭДО) или напрямую между контрагентам в зависимости от профиля настроек ЭДО.

При обмене через оператора ЭДО подписывать электронные документы можно только сертификатами, зарегистрированными у оператора ЭДО. При прямом обмене между контрагентами по открытым каналам связи существует дополнительная возможность шифровать передаваемые данные.

Пошаговая инструкция по выставлению произвольного электронного документа:

Отправка произвольного документа

Пользователи могут применять обмен документами произвольной формы, например договорами или актами сверки. Для этой цели предназначен отдельный вид данных, который называется «Произвольный электронный документ».

Он является аналогом обычного электронного письма и позволяет заполнить сопроводительную записку, вложить необходимые файлы, установить электронную подпись и направить документ в адрес получателя.

Произвольный документ возможно создать несколькими способами:

Из рабочего места «Текущие дела ЭДО»
Из печатной формы документа учетной системы
Из документа учетной системы
Из архива электронных документов
БП 2.0 / УТ 10.3 / УПП 1.3

В окне Текущие дела ЭДО перейдите в папку Создать (1) и нажмите кнопку Создать произвольный документ (2):

В открывшемся окне укажите Организацию – отправителя электронного документа, Контрагента – получателя электронного документа. После заполнения необходимых полей нажмите Добавить файл и выберите необходимый документ:

Размер присоединяемого файла должен быть от 100 байт до 50 Мб. Имя присоединяемого файла автоматически преобразуется в транслит. Этот функционал создан с целью корректного переноса между различными операционными системами.

Если по какой-либо причине документ должен быть отправлен без транслита, то нажмите кнопку Ещё и снимите флажок с поля Транслитировать имя присоединяемого файла и выполните повторное добавление файла:

Выберите вид документа. Стандартными настройками вид документа определен как Прочее:

Для каждого вида документа поддержан свой регламент ЭДО в настройках отправки электронных документов. Это позволяет выполнить более гибкие настройки запроса ответной подписи, извещения о получении и очередности подписания электронного документа:

В форме произвольного документа поддерживается возможность указания обязательных реквизитов (номер, дата, сумма):

После завершения обмена документ будет доступен для просмотра в Архиве ЭДО с указанными ранее значениями (видом документа, номером и датой):

При необходимости можно установить связь с документом учета:

В документе учетной системы будет отображаться состояние ЭДО по произвольному документу, а сам документ будет доступен по пути ЭДО → Просмотреть электронный документ.

Начиная с версии модуля ЭДО 1.8.1, реализована возможность быстрого формирования произвольных документов на основании печатных форм. Для этого перейдите в документ учетной системы, нажмите кнопку Печать и выберите необходимый вид печатной формы:

В открывшемся окне нажмите кнопку ЭДО:

Файл печатной формы документа в формате PDF будет автоматически прикреплен как вложение в произвольный документ. Здесь также возможно указать вид документа, исходящий номер, дату и сумму, после нажмите кнопку Подписать и отправить:

Произвольный документ связан с документом учетной системы и будет доступен по пути ЭДО → Просмотреть электронный документ. Также в документе учетной системы будет отображаться состояние ЭДО по произвольному документу:

Произвольный электронный документ можно создать из документа учетной системы, нажав ЭДО → Создать произвольный документ:

В открывшемся окне укажите вид документа, затем нажмите кнопку Добавить файл и выберите документ из соответствующей директории компьютера. Также можно указать исходящий номер, дату и сумму документа, после чего нажмите Подписать и отправить:

Произвольный документ связан с документом учетной системы и будет доступен по пути ЭДО → Просмотреть электронный документ. Также в документе учетной системы будет отображаться состояние ЭДО по произвольному документу.

Произвольный документ можно создать из Архива ЭДО. Для этого перейдите в Администрирование → Архив ЭДО и на вкладке Документы нажмите кнопку Создать произвольный документ:

Из формы списка произвольных электронных документов

Перейдите в меню Сервис, разверните группу Обмен электронными документами и выберите Произвольные электронные документы:

В открывшемся окне перейдите на вкладку Исходящие и нажмите кнопку Создать:

Из формы Текущие дела ЭДО

Папка Создать → Создать произвольный документ:

Как получить электронный документ?

Получение электронных документов производится при выполнении команды Отправить и получить из формы списка документов «Текущие дела ЭДО», открываемого по гиперссылке панели команд Текущие дела ЭДО (раздел Продажи — подраздел Сервис или раздел Покупки — подраздел Сервис) (рис. 1).

Рис. 1

ПолучениеЭД(1).png

Для клиент-серверного режима работы также можно установить расписание получения электронных документов, выполнив соответствующую настройку параметров обмена электронными документами с контрагентами (раздел Администрирование — гиперссылка Обмен электронными документами) (рис. 2).

Рис. 2

ПолучениеЭД(2).png

Полученный электронный документ, в зависимости от типа, может автоматически помещается в папку «Утвердить» формы списка документов «Текущие дела ЭДО» (рис. 3).

Рис. 3

ПолучениеЭД(3).png

Кроме того, поступивший электронный документ, как и все полученные и отправленные электронные документы, отражается в списке «Архив ЭДО» (рис. 4), открываемом по гиперссылке панели команд Архив ЭДО (раздел Администрирование — подраздел Сервис) или по гиперссылке Архив ЭДО внизу формы «Текущие дела ЭДО» (рис. 3).

Рис .4

ПолучениеЭД(4).png

Перейти в форму просмотра поступившего документа (рис. 5) можно с помощью двойного щелчка по активной строке списка документов «Текущие дела ЭДО» (рис. 3) или «Архив ЭДО» (рис. 4).

Рис. 5

ПолучениеЭД(5).png

На соответствующих закладках формы просмотра поступившего электронного документа отражается информация о подписях и статусах электронного документа (рис. 6), а также текст сопроводительной записки при ее наличии.

Рис. 6

ПолучениеЭД(6).png

В зависимости от типа документа на основании полученного формализованного электронного документа может создаться новый документ учетной системы (рис. 7).

Открыть новый документ «Поступление» можно:

· по гиперссылке в строке «Документ учета» из формы просмотра поступившего электронного (рис. 5, рис. 6).

· из формы учета полученных документов «Поступление (акты, накладные)» (раздел Покупки — подраздел Покупки).

Рис. 7

ПолучениеЭД(7).png

На основании входящего неформализованного электронного документа (например: pdf, word, excel, jpg и др.) создать документ поступления можно только в ручном режиме.

После создания документа поступления, его можно прикрепить к входящему электронному документу со страницы электронного документа. Для этого пользователю необходимо отрыть страницу электронного документа и нажать ссылку «Подобрать», а затем выбрать уже созданный документ информационной базы:

Более подробную информацию можно прочитать в разделе Электронный документооборот на сайте its.1c.ru

Также вам может быть интересно:

Добавление нового сертификата электронной подписи в учетную запись ЭДО

Отправка произвольного документа

Пользователи могут применять обмен документами произвольной формы, например, договорами или актами сверки. Для этой цели предназначен отдельный вид данных, который называется «Произвольный электронный документ». По сути, он является аналогом обычного электронного письма и позволяет заполнить сопроводительную записку, вложить необходимые файлы, установить электронную подпись и направить документ в адрес получателя.

Произвольный документ можно создать:

1. Из рабочего места Текущие дела ЭДО.

Для создания произвольного документа необходимо в Текущих делах ЭДО перейти в папку «Создать» и выполнить команду «Создать произвольный документ».

Отправка произвольного документа рис.1.png

В открывшемся окне необходимо выбрать организацию (отправителя электронного документа), контрагента (получателя электронного документа). После заполнения необходимых полей требуется нажать «Добавить файл» и выбрать документ из соответствующей директории Вашего компьютера.

Отправка произвольного документа рис.2.png

Размер присоединяемого файла должен быть в пределах от 100 байт до 50 Мб.

Обращаем Ваше внимание, что имя присоединяемого файла автоматически преобразуется в транслит. Этот функционал создан с целью корректного переноса между различными операционными системами. Если по какой-либо причине документ должен быть отправлен без транслита, то необходимо зайти в группу команд «Ещё» и снять галочку с «Транслитировать имя присоединяемого файла» и выполнить повторное добавление файла.

Отправка произвольного документа рис.3.png

После чего необходимо выбрать вид документа. Стандартными настройками вид документа определён как «Прочее».

Отправка произвольного документа рис.4.png

Для каждого вида документов поддержан свой регламент ЭДО в настройках отправки электронных документов. Это позволяет выполнить более гибкие настройки запроса ответной подписи, извещения о получении и очередности подписания электронного документа.

Отправка произвольного документа рис.5.png

В форме произвольного документа поддерживается возможность указания обязательных реквизитов (номер, дата, сумма).

Отправка произвольного документа рис.6.png

После завершения обмена, документ будет доступен для просмотра в Архиве ЭДО с указанными ранее значениями (видом документа, номером и датой).

Отправка произвольного документа рис.7.png

При необходимости можно установить связь с документом учёта.

Отправка произвольного документа рис.8.png

В документе учётной системы будет отображаться состояние ЭДО по произвольному документу, а сам документ будет доступен при выполнении команды «ЭДО – Просмотреть электронный документ».

2. Из печатной формы документа учётной системы.

Начиная с версии модуля ЭДО 1.8.1, реализована возможность быстрого формирования произвольных документов на основании печатных форм. Для этого следует перейти в документ учётной системы, раскрыть группу команд «Печать» и выбрать необходимый вид печатной формы.

Отправка произвольного документа рис.9.png

В открывшемся окне требуется нажать кнопку «ЭДО».

Отправка произвольного документа рис.10.png

Файл печатной формы документа в формате PDF будет автоматически прикреплен как вложение в произвольный документ. Здесь также можно указать вид, исходящий номер, дату и сумму документа, после чего нажать «Подписать и отправить».

Отправка произвольного документа рис.11.png

Произвольный документ связан с документом учётной системы и будет доступен при выполнении команды «ЭДО – Просмотреть электронный документ». Также в документе учётной системы будет отображаться состояние ЭДО по произвольному документу.

Отправка произвольного документа рис.12.png

3. Из документа учётной системы.

Произвольный электронный документ можно создать из документа учётной системы, нажав «ЭДО – Создать произвольный документ».

Отправка произвольного документа рис.13.png

В открывшемся окне необходимо указать вид документа, затем нажать «Добавить файл» и выбрать документ из соответствующей директории Вашего компьютера. Также можно указать исходящий номер, дату и сумму документа, после чего нажать «Подписать и отправить».

Отправка произвольного документа рис.14.png

4. Из Архива электронных документов.

Произвольный документ можно создать из Архива ЭДО. Для этого необходимо перейти в «Администрирование – Архив ЭДО» и на вкладке «Документы» выполнить команду «Создать произвольный документ».

Отправка произвольного документа рис.15.png

В версиях программных продуктов, использующих модуль ЭДО версии 1.1 (Бухгалтерия предприятия 2.0, Управление торговлей 10.3, Управление производственным предприятием 1.3) отправку произвольного документа можно осуществить:

1. Из формы списка произвольных электронных документов.

Для этого необходимо перейти в меню «Сервис», развернуть группу «Обмен электронными документами» и выбрать «Произвольные электронные документы».

Отправка произвольного документа рис.16.png

В открывшемся окне следует перейти на вкладку «Исходящие» и нажать «Создать».

Отправка произвольного документа рис.17.png

Отправка произвольного документа рис.18.png

2. Из папки «Создать» рабочего места Текущие дела ЭДО.

Также вам может быть интересно:

Как создать произвольный документ эдо в 1с