Отклонение электронного документа
В случае несогласия с электронным документом получатель может его отклонить или выполнить приёмку с учётом выявленных расхождений.
Процедуру отклонения необходимо инициировать до момента приёмки документа (утверждения и подписания). Для документов, обмен по которым завершён, следует воспользоваться одним из представленных вариантов:
- Если документооборот был завершён (или документ принят с расхождениями), то внесение изменений возможно путём получения от отправителя исправительного или корректировочного документа, в зависимости от характера изменений.
- Если документ ошибочно признан и подписан обеими сторонами сделки, то для лишения этого документа юридической значимости необходимо провести процедуру его аннулирования.
Отклонение означает, что получатель отказался от подписания документа (при наличии запроса ответной подписи), а товары (работы, услуги, права) не приняты. Причина несогласия с документом указывается в уведомлении об уточнении (УОУ). Отклонить документ может только получатель.
Когда получатель инициирует отклонение документа, он посылает через оператора ЭДО уведомление об уточнении документа (УОУ). Для этого в рабочем месте «Текущие дела ЭДО» требуется выбрать необходимый документ и нажать «Отклонить».
В открывшемся окне необходимо указать причину несогласия и нажать «Отклонить». Причина будет отражена в уведомлении об уточнении, которое поступит отправителю.
После отклонения документ переместится в папку «На контроле», а состояние ЭДО сменится на «Ожидается исправление». Причина отклонения доступна для просмотра в поле «Дополнительная информация».
Также причину отклонения можно просмотреть в форме просмотра электронного документа и в уведомлении об уточнении, которое было отправлено отправителю. В причине отказа указаны данные, которые были заполненные при отклонении документа.
После того как контрагент пришлёт новый экземпляр электронного документа, автоматически подберётся документ учёта, который был создан на основании отклонённого ЭД, а отклонённый документ переместится из папки «На контроле» в Архив ЭДО с состоянием ЭДО «Закрыт с отклонением».
Для обновления данных в документе учёта необходимо открыть вновь пришедший электронный документ, убедиться в актуальности данных, затем нажать «Ещё» и в открывшемся окне выбрать «Перезаполнить текущий». Документ учётной системы будет перезаполнен данными актуального электронного документа.
После завершения обмена документы доступны для просмотра в Архиве ЭДО.
Также вам может быть интересно:
Принудительное закрытие электронного документа
При невозможности завершить ЭДО имеется техническая возможность изъять документ из активного документооборота. Для этого необходимо перейти в Текущие дела ЭДО, нажать правой кнопкой мыши на необходимый документ и выполнить команду «Закрыть принудительно».
В появившемся окне необходимо указать причину закрытия документооборота и нажать «Закрыть электронный документооборот». Иные участники обмена не получат уведомлений, свидетельствующих о том, что по данному документу не требуется действий.
Документ будет изъят из Текущих дел ЭДО и помещен в Архив ЭДО с состоянием «Закрыт принудительно».
Причина закрытия документооборота отображается в состоянии ЭДО.
Также причина закрытия доступна для просмотра в журнале действий по ЭДО (Ещё – Журнал действий по ЭДО).
Возможность закрыть документ принудительно имеется на каждой стадии активного документооборота.
Начиная с версии модуля ЭДО 1.9.1, появилась возможность вернуть в обработку закрытые ранее документы. Для этого, в форме просмотра электронного документа, необходимо нажать «Другие действия» и выполнить команду «Вернуть в работу».
Электронный документ станет вновь доступен для обработки, а состояние ЭДО изменится на актуальное.
Ваша проблема решена?
Ваше сообщение отправлено.
Контроль наличия первичных учетных документов при использовании 1С-ЭДО
О том, как пользователю в программе «1С:Бухгалтерия» редакции 3.0 контролировать наличие надлежаще оформленных бумажных документов и формировать отчеты по проблемной «первичке», можно прочитать в статье на ресурсе для бухгалтеров БУХ.1С. С переходом на электронный документооборот данный вопрос решается проще. Рассмотрим, какие возможности по контролю первичных документов есть у пользователя 1С, который для обмена документами с контрагентами использует встроенный сервис 1С-ЭДО.
Если в отношении бумажных документов бухгалтерской службе необходимо вручную устанавливать флаги о получении или подписании документа, то при использовании ЭДО статусы электронных документов и связанных с ними документов учета изменяются автоматически.
По мере выполнения регламентных действий документ принимает разные состояния ЭДО, например:
- Ожидается извещение о получении – электронный документ отправлен контрагенту, но контрагент еще не прислал извещение о его получении.
- Ожидается подтверждение – электронный документ отправлен контрагенту, контрагент его получил, но еще не подписал.
- Требуется утверждение – получен входящий электронный документ от контрагента, который в случае согласия нужно утвердить, подписать и отправить.
Подробнее про регламент и возможные состояния ЭДО — в отдельной статье на сайте 1С-ЭДО.
1. Состояние ЭДО в списке документов учета.
Перед отправкой электронного документа контрагенту, продавец должен создать первичный документ и провести его. Далее на основании документа учета нужно создать электронный документ и подписать его электронной подписью. Пошагово процесс по выставлению электронного первичного документа в «1С:Бухгалтерии» приводится в материале на сайте ИТС.
Для тех контрагентов, с которыми настроен ЭДО, в списке документов реализации будет отображаться состояние ЭДО.
В целях осуществления контроля «первички», по которой еще не завершены регламентные действия, можно воспользоваться отбором. Для этого нужно кликнуть по кнопке «Еще» и выбрать команду «Настроить список».
В открывшемся окне нужно найти «Состояние ЭДО» слева в доступных полях и кликнуть по кнопке «Выбрать».
Для отбора документов реализации нужно добавить несколько полей со значением «Не равно»:
- Не начат – на документ учета ещё не сформирован электронный документ.
- На подписи – электронный документ сформирован, но не подписан электронной подписью.
- Завершен – необходимые действия по данному электронному документу выполнены всеми участниками обмена.
- Завершен с исправлением – выполнены все необходимые действия по обмену корректировочными документами после получения уведомления об уточнении.
- Закрыт принудительно – электронный документ был изъят из активного документооборота.
- Аннулирован – электронный документ аннулирован по соглашению обеих сторон.
По документам реализации с перечисленными статусами ЭДО контроль «первички» не требуется.
После добавления нажать «Завершить редактирование». Благодаря использованию фильтров будет сформирован список документов, по которым нужен контроль.
Аналогичным образом можно формировать список документов поступлений. Покупатель, получив электронный документ от контрагента, должен его проверить, подписать электронной подписью и отразить в учете. Пошагово процесс по получению электронного первичного документа в «1С:Бухгалтерии» приводится в материале на сайте ИТС.
Для отбора документов поступления нужно добавить следующие поля со значением «Не равно»:
- Завершен
- Завершен с исправлением
- Аннулирован
- Закрыт принудительно
2. Состояние ЭДО в списке электронных документов.
Из списка документов реализации или поступлений можно перейти в рабочее место «Текущие дела ЭДО», кликнув по кнопке «ЭДО» и выбрав соответствующую команду.
«Текущие дела ЭДО» представляют собой специальное рабочее место для работы с электронными документами, для которых на данный момент не завершен электронный документооборот. Слева расположены группы возможных действий, которые выполняются с электронными документами, справа — список электронных документов. Для списка электронных документов доступны быстрые отборы.
.png)
Необработанные электронные документы в папках блока «Входящие» означают, что для соответствующих учетных документов ЭДО не завершен. Сотруднику, отвечающему за обработку электронных документов, нужно периодически просматривать рабочее место «Текущие дела ЭДО» и выполнять нужные действия с документами, находящимися во «Входящих».
Следует также обратить внимание на папку «На контроле» группы «Исходящие» — по находящимся здесь документам ожидаются действия со стороны других участников обмена — контрагента или оператора ЭДО. Если определенные документы находятся «На контроле» продолжительное время, сотруднику, отвечающему за обработку электронных документов или взаимодействие с контрагентами, нужно связаться с контрагентом для завершения ЭДО. Если сотрудник выяснит, что контрагент не может выполнить нужные действия с электронным документом по техническим или иным причинам, нужно найти другой способ оформления и подписания первичного учетного документа по этой сделке.
Важно совершать регулярные обмены с контрагентами по ЭДО и не оставлять без внимания необработанные документы в «Текущих делах ЭДО». Если следовать принципу, что в папках «Текущих дел ЭДО» не должно быть каких-либо электронных документов (все документы обработаны), то и с первичными документами должно быть все в порядке.
При необходимости можно открыть электронный документ непосредственно из связанного документа учета по кнопке «ЭДО» – «Посмотреть электронный документ».
Также электронный документ можно найти в общем списке в «Архиве ЭДО», если перейти по соответствующей ссылке в форме «Текущие дела ЭДО».
Ваша проблема решена?
Ваше сообщение отправлено.
Отражение электронных документов в учёте
В типовых решениях поддерживается автоматический способ обработки входящих электронных документов. Если номенклатура контрагента сопоставлена или в электронном документе содержатся услуги, система по умолчанию самостоятельно создаёт документы учётной системы на основании данных входящего электронного документа.
Для изменения способа обработки входящих электронных документов, пользователю необходимо открыть действующую настройку ЭДО со своим контрагентом.
В версиях программных продуктов, использующих Библиотеку электронных документов 1.6, это можно сделать, перейдя в раздел Справочники — Контрагенты. В открывшемся списке необходимо выбрать контрагента, с которым требуется установить определенный способ обработки входящих электронных документов, нажать ЭДО – Настройки отражения в учёте.
Затем двойным щелчком левой кнопки мыши открыть настройку с контрагентом, по которой необходимо изменить способ обработки входящего электронного документа.
Стандартными настройками предусмотрен автоматический способ отражения в учётной системе с указанием вида документа.
Способ обработки документов учёта задаётся в разрезе видов входящих электронных документов. Если пользователю не требуется автоматически создавать документ учётной системы, то в настройках отражения в учёте, напротив соответствующего вида документа, нужно установить одно из подходящих значений:
- «Вручную в форме электронного документа» — позволяет связать входящий электронный документ с уже созданным документом информационной базы.
- «Не отражать» — позволяет не отражать входящий электронный документ в учёте.
При нажатии «Заполнить по шаблону», пользователю доступен выбор рекомендуемого способа обработки электронных документов.
Если все документы учетной системы обрабатываются вручную, то следует использовать соответствующий шаблон «Все вручную».
Ручной способ обработки позволяет связать входящий электронный документ с уже созданным документом информационной базы. Для этого в разделе «Входящие» рабочего места Текущие дела ЭДО необходимо нажать на ссылку «Создать документы».
В открывшемся окне имеется возможность создать документ учётной системы на основании данных входящего электронного документа, а также подобрать ранее созданный.
Если документ учёта был сформирован вручную, необходимо нажать «Подобрать» и в открывшемся списке выбрать соответствующий документ.
При нажатии кнопки «Перезаполнить текущий», документ учётной системы будет перезаполнен данными входящего электронного документа.
Создать или подобрать документ учётной системы также можно из формы просмотра электронного документа, используя соответствующие ссылки.
На основании входящего неформализованного документа (например: pdf, word, excel, jpg и др.) создать документ учёта можно только в ручном режиме, а затем выполнить его подбор.
***
В версиях программных продуктов, использующих Библиотеку электронных документов 1.1, для изменения способа обработки входящего электронного документа необходимо перейти в раздел Сервис – Обмен электронными документами – Настройки ЭДО.
Затем открыть настройку, по которой необходимо изменить способ отражения в учёте и перейти на вкладку «Входящие электронные документы».
Ваша проблема решена?
Ваше сообщение отправлено.