Как после слияния в ворде сохранить каждый файл отдельно

Объединение нескольких документов Word в один

Если вам нужно объединить отдельные документы Microsoft Word, вы можете скопировать и вставить их вместе, если они короткие, или объединить их, если они длинные.

При слиянии документов формат может не сохраниться.

1. Выберите вкладку Вставка.
2. Выберите Объект и выберите Текст из файла в раскрывающемся меню.
3. После этого можно выбрать файлы, которые должны быть объединены в текущий документ. Нажмите и удерживайте клавишу Ctrl для выбора нескольких документов.

Примечание. Документы будут объединены в порядке, в котором они отображаются в списке файлов. Чтобы использовать другой порядок, выберите и вставьте каждый файл отдельно в нужном порядке.

Дополнительные сведения см. в разделе Форум.

Как после слияния в ворде сохранить каждый файл отдельно

Argument ‘Topic id’ is null or empty

Сейчас на форуме

© Николай Павлов, Planetaexcel, 2006-2023
info@planetaexcel.ru

Использование любых материалов сайта допускается строго с указанием прямой ссылки на источник, упоминанием названия сайта, имени автора и неизменности исходного текста и иллюстраций.

Информационные технологии в подготовке научных публикаций

Лучше полдня потерять, зато потом за полчаса долететь

• Введение
• Работа в текстовом процессоре
  • Параметры страницы
  • Разделы
  • Колонтитулы
  • Колонки
  • Стили
  • Ссылки
    • Оглавление
    • Сноски
    • Названия
    • Список иллюстраций
    • Перекрестные ссылки
    • Закладки
    • Гиперссылки
    • Литература
    • Предметный указатель
    • Создание таблиц
    • Перемещение и выделение
    • Редактирование таблицы
    • Форматирование таблицы
    • Свойства таблицы
    • Создание
    • Редактирование
    • Форматирование
    • Работа с объектами
    • Стили
    • Ссылки
    • Стиль списка
    • Колонтитулы. Разделы
    • Создание формы
    • Слияние документов

    Слияние документов

    Слияние документов – это объединение основного документа, содержащего постоянную часть информации, и источника данных, содержащего переменную часть.

    Для обработки данных научного исследования может понадобиться выполение процедуры слияния.

    Каждый документ из рассылаемых содержит как общие, так и индивидуальные сведения. Например, в письме должно быть обращение по фамилии. Индивидуальные сведения для каждого документа слияния поступают из источника данных. Процесс слияния состоит из нескольких общих действий. Соответсвующие этим действиям кнопки и команды расположены на вкладке «Рассылки».

    

    Настройка основного документа

    Основной документ содержит текст и графику, которые являются общими для всех версий составного документа, например, обратный адрес или приветствие на бланке письма. Для подготовки такого документа на вкладке «Рассылки» в группе «Слияние» выберают команду «Начать слияние» и тип документа, который нужно создать.

    • Комплект конвертов — обратные адреса на всех конвертах одинаковые, а адрес получателя в каждом случае уникален.
    • Комплект наклеек (для конвертов) с адресами — на каждой наклейке указаны уникальные фамилия и адрес.
    • Комплект документов на бланке или сообщений электронной почты — основное содержимое всех писем или сообщений является одинаковым, но каждое из них содержит уникальные сведения (например, фамилию или адрес).
    • Каталог или папка — для каждого элемента отображаются сведения одного и того же типа, например имя или описание, однако для каждого элемента они уникальны.

    Подключение документа к источнику данных

    Источником данных является файл, содержащий сведения, которые должны вставляться в документ, например, фамилии и адреса получателей письма. Данные в документе должны быть структурированы определенным образом. Если это текстовый документ формата doc(docx), то даные в нем должны располагаться в одной таблице. Первая строка таблицы должна содержать заголовки, а остальные строки — записи, которые должны быть включены в составной документ. Источником данных также может быть любой лист или именованный диапазон книги Excel.

    • На вкладке «Рассылки» в группе «Слияние» выберают команду «Выбрать получателей», а далее один из пунктов:
    • «Контакты Outlook», если нужно использовать список контактов приложения Outlook,
    • «Использовать существующий список» при работе с электронной таблицей Microsoft Office Excel, базой данных Microsoft Office Access или с другим типом файла данных и выбирают этот файл в диалоговом окне «Выбор источника данных».
    • «Создание списка», если файла данных еще не существует, используют открывшуюся форму для создания списка. Этот список сохраняется в виде файла базы данных (MDB), который можно использовать многократно.

    Уточнение списка получателей или элементов

    В результате слияния будет создана копия основного документа для каждого элемента или записи из источника данных. При подключении к определенному файлу данных, возможно, не требуется переносить данные всех записей файла данных в основной документ. Чтобы ограничить список получателей или использовать подмножество элементов файла данных, выполняют следующие действия. На вкладке «Рассылки» в группе «Слияние» выбирают команду «Изменить список». В диалоговом окне «Адресаты слияния» выполняют одно из следующих действий:

    • «Выделение отдельных записей». Этот метод наиболее полезен, если список короткий. Необходимо установить флажки напротив тех получателей, которые должны быть включены в список, и снять флажки напротив тех получателей, которые должны быть исключены из списка.
    • «Сортировка записей». Выбирают заголовок столбца элемента, по которому требуется выполнить сортировку. Список отсортируется в алфавитном порядке по возрастанию (от A до Я). Повторный щелчок по заголовку столбца, отсортирует список в алфавитном порядке по убыванию (от A до Я).
    • «Фильтрация записей». Эта функция полезна, если список содержит записи, которые не требуется видеть или включать их в составной документ. После фильтрации списка можно использовать флажки для включения и исключения записей.

    Добавление в документ текстовых заполнителей (полей слияния)

    После подключения основного документа к файлу данных в текст документа добавляют текстовые заполнители, указывающие места, где в каждой копии документа должны появляться уникальные данные. Текстовые заполнители, такие как адрес или приветствие, называются полями слияния. Поля будут соответствовать заголовкам столбцов таблицы в файле данных. При слиянии данные из первой строки файла данных замещают поля в основном документе, образуя первый составной документ. Данные второй строки файла данных замещают поля, образуя второй составной документ, и т. д. Перед вставкой поля в основном документе необходимо выполнить щелчок в месте, где необходимо вставить поле. Поля добавляют одной из команд группы «Составление документа и вставка полей» на вкладке «Рассылки»:

    • «Блок адреса» – позволяет добавить элементы адреса
    • «Строка приветствия» – позволяет сформировать строку с обращением по имен и \или фамилии

    Примечание: Если появится диалоговое окно «Подбор полей», значит, не найдены некоторые сведения для формирования полей. Щелкнув стрелку рядом с пунктом (нет соответствия), выбирают соответствующее поле в источнике данных, требуемое для слияния.

    • «Вставить поле слияния» – позволяет вставлять сведения из отдельных полей, комбинируя их в нужной последовательности по потребностям.

    Предварительный просмотр результатов слияния

    Перед фактическим завершением слияния можно просмотреть составные документы и, если нужно, внести соответствующие изменения. Для просмотра необходимо выполнить команду «Просмотреть результаты» в группе «Просмотреть результаты» вкладки «Рассылки». Для постраничного просмотра каждого составного документа используют кнопки «Следующая запись» и «Предыдущая запись» в группе «Просмотр результатов». Конкретный документ можно выбрать с помощью команды «Найти получателя». Получатели также могут быть определены в соответсвии сопределеннными критериями, для чего используются фильтры.

    Примечание: Чтобы открыть диалоговое окно «Адресаты слияния», позволяющее отфильтровать список или исключить получателей, если в список попали нежелательные записи, на вкладке «Рассылки» в группе «Начать слияние» необходимо выбрать пункт «Изменить список получателей». Поля слияния форматируют так же, как форматируют текст. (Выделение обязательно должно включать двойные кавычки (« »), окружающие поле).

    Завершение слияния

    Word сохраняет результаты слияния в виде единого файла, где они отделены друг от друга с помощью разрывов страницы. На вкладке «Рассылки» в группе «Завершение» необходимо выбрать пункт «Завершить и объединить», а затем выполнить «Печать документов» – если результаты слияния необходимо распечатать. «Изменить отдельные документы» – позволяет сохранить весь набор документов, только копию, отображаемую в настоящий момент, или диапазон документов.

    Основной документ сохраняют отдельно (он может оказаться полезен при выполнении последующих слияний). При сохранении основного документа сохраняется и его подключение к файлу данных.

    Использование функции слияния в Word для создания и печати стандартных писем, в которых используются данные с листа Excel

    В этой статье рассказывается о том, как создавать и печатать стандартные письма, в которых используются данные с листа Excel с помощью функции слияния в Word.

    При использовании функции слияния в Word происходит объединение основного документа со списком получателей, в результате чего создается комплект выходных документов.

    • В основном документе содержится текст, являющийся одинаковым для всех выходных документов. В документе может содержаться бланк, текст и инструкции в полях слияния для вставки текста (такого как имена и адреса получателей) для отдельных выходных документов.
    • Список получателей является базой данных с данными для объединения в выходных документах. Например, список получателей может быть представлен в виде файла базы данных Microsoft Access или листа Excel.

    Шаг 1. Настройка файла данных Excel

    До запуска мастера слияния почты необходимо убедиться, что книга Excel структурирована соответствующим образом. Обратите внимание на следующие требования для таблицы данных.

    • В первой строке должны содержаться имена полей для каждого столбца, например: «Должность», «Приветствие», «Имя», «Отчество», «Фамилия», «Адрес 1» и «Адрес 2».
    • Все имена полей должны быть уникальными.
    • В каждой строке должны содержаться сведения об определенном элементе. Например, в списке рассылки в каждой строке может содержаться информация о конкретном получателе.
    • В таблице не должно быть пустых строк.

    Создайте файл данных Excel и упорядочите его с помощью полей, которые необходимо использовать для письма, как показано в следующем примере файла данных.

    Сохраните и закройте файл данных Excel после его создания.

    Дополнительные сведения о создании списка адресов для слияния см. в следующей статье базы знаний Майкрософт:

    294688 Разработка и создание списка адресов для слияния в Word 2002 и более поздних версиях Word

    Шаг 2. Настройка основного документа

    1. В Microsoft Office Word 2003 или более ранней версии программы Word наведите указатель на пункт Письма и рассылки в меню Сервис, затем щелкните Мастер слияния.

    Начать с документа, который отображается в окне в настоящий момент. Для этого щелкните Использовать текущий документ.

    1. Щелкните Шаблон.
    2. Щелкните Выбор шаблона.
    3. На вкладке Слияние выберите шаблон, который требуется использовать в диалоговом окне Выбор шаблона, а затем нажмите кнопку OК.
    1. Щелкните Существующий документ.
    2. В поле Существующий документ выберите нужный документ и щелкните Открыть.
    3. Если документ отсутствует, щелкните Другие файлы, затем щелкните Открыть. Выберите нужный документ в диалоговом окне Открыть и нажмите кнопку Открыть.

    Шаг 3. Указание источника данных Excel

    1. В группе Выбор получателей щелкните Использование списка.
    2. Нажмите кнопку Обзор.
    3. В диалоговом окне Выбор источника данных выберите нужный лист Excel.

    Шаг 4. Выбор получателей

    1. В диалоговом окне Получатели слияния выберите получателей, которых необходимо включить. Для этого воспользуйтесь одним из указанных ниже способов.
    2. Укажите получателей с помощью флажков.

    Этот способ является наиболее предпочтительным вариантом, если ваш список короткий. Установите флажки для получателей, которых необходимо включить, и снимите флажки для получателей, которых необходимо исключить.

    1. Щелкните стрелку рядом с заголовком столбца элемента, по которому необходимо выполнить фильтрацию.
    2. Щелкните один из следующих параметров:
       • (Пустые): отображение всех записей, в которых соответствующее поле является пустым.
       • (Непустые): отображение всех записей, в которых соответствующее поле содержит информацию.
       • Если в источнике данных содержатся записи с идентичной информацией и в столбце содержится не более десяти уникальных значений, можно выполнить фильтрацию по определенной информации. Например, если для нескольких адресов в качестве страны указана Австралия, можно выполнить фильтрацию по значению Австралия.
    • Для расширенной сортировки и фильтрации щелкните стрелку рядом с именем какого-либо столбца, затем щелкните (Дополнительно). Для настройки запроса на сортировку или фильтрацию используйте вкладки Отбор записей и Сортировка записей.
    • Если установлено программное обеспечение для проверки адресов, щелкните Проверить в диалоговом окне Получатели слияния для проверки адресов получателей.

    Шаг 5. Написание письма и добавление полей слияния

    Если это еще не было сделано, введите в основной документ текст, который будет приведен на каждом бланке письма.

    Вставка полей слияния

    Вставьте поля слияния в те места, где требуется разместить имена, адреса и другую информацию из источника данных. Для вставки полей слияния выполните следующие действия.

    1. В основном документе щелкните то место, в которое необходимо вставить поле.
    2. Вставьте один из следующих параметров.
    3. Адресный блок с именем, адресом и другой информацией.
       1. Щелкните Блок адреса.
       2. В диалоговом окне Вставка блока адреса выберите элементы адреса, которые необходимо включить, и нужные форматы, затем нажмите OК. Чтобы получить справку по параметру, щелкните вопросительный знак, а затем щелкните параметр.

       1. Щелкните Строка приветствия.
       2. Выберите формат строки приветствия, включающий приветствие, формат имени и соответствующие знаки препинания.
       3. Выберите текст, который будет отображаться в тех случаях, когда программе Word не удается интерпретировать имя получателя. Например, программа Word не сможет интерпретировать имя, если в источнике данных для получателя указано только название компании, а имя и фамилия отсутствуют.
       4. Нажмите кнопку ОК.
       5. Если появилось диалоговое окно Подбор полей, возможно, программе Word не удалось найти определенную информацию для строки приветствия. Щелкните стрелку рядом с полем (отсутствует), затем выберите поле в источнике данных, соответствующем полю, необходимому для слияния.
       • Для выбора полей адресов, которые будут автоматически сопоставляться с соответствующими полями в источнике данных, даже в том случае, если имена полей источника данных не совпадают с именами ваших полей, щелкните Поля адреса.
       • Для выбора полей, которые всегда напрямую используют данные столбца базы данных, щелкните Поля базы данных.
       Щелкните Почтовая марка.

       • Нельзя ввести символы поля слияния (» «) или вставить их с помощью команды Символ в меню Вставка.
       • Если поля слияния заключены в фигурные скобки, например < MERGEFIELD City >, программа Word вместо значений отображает коды полей. Это не влияет на слияние, но при необходимости отображения результатов правой кнопкой мыши щелкните код поля, затем выберите Коды/значения полей в контекстном меню.

       Например, при использовании приведенной простой базы данных в вашем письме могут использоваться поля AddressBlock и GreetingLine, а первая страница будет выглядеть примерно так:

       26 февраля 2002 г.

       AddressBlock

       GreetingLine

       Введите свое имя.

       Примечание. Для вставки полей слияния, работы с основным документом слияния и выполнения слияния можно использовать панель инструментов Слияние. Чтобы отобразить панель инструментов Слияние, в меню Сервис выберите Письма и рассылки, затем щелкните Показать панель инструментов слияния.

       На панели инструментов Слияние доступны дополнительные команды, отсутствующие в мастере слияния. Например, с помощью меню Вставить поле Word на панели инструментов Слияние можно вставлять поля Word для управления процессом слияния. Например, можно вставить поле IF, которое вставляет текст только в том случае, если в определенном поле слияния установлено указанное значение.

       Или можно щелкнуть Поиск ошибок для выполнения слияния и создания отчета об ошибках, содержащихся в основном документе.

       Изменение формата объединенных данных

       Для форматирования объединенных данных необходимо отформатировать поля в основном документе. Не форматируйте данные в источнике данных, поскольку это форматирование не сохраняется при слиянии данных в документе. Для изменения формата объединенных данных выполните следующие действия.

       1. В основном документе выберите поле с информацией, которую необходимо отформатировать, включая символы, в которые заключено поле слияния (>).
       2. В Word 2003 и более ранних версиях щелкните Шрифт в меню Формат и установите нужные параметры.

       Форматирование с помощью кодов полей

       Для доступа к другим параметрам форматирования нажмите ALT+F9, чтобы отобразить коды полей, затем добавьте ключи в поля слияния. Ключ, используемый при работе с полями, является специальной инструкцией, которая приводит к выполнению определенного действия. В общем смысле ключ добавляется к полю для изменения результата.

       Ниже приведены примеры использования ключей.

       • Для отображения числа 34987,89 как $34 987,89 добавьте ключ числового формата (\#).
       • Для печати имен клиентов в верхнем регистре добавьте ключ формата (\*).
       • Чтобы размер и шрифт объединенной информации совпадали с размером и шрифтом, которые установлены для поля слияния, добавьте ключ Charformat (\*).

       Шаг 6. Сохранение документа

       Завершив формирование основного документа и вставив все поля слияния, обязательно сохраните документ перед тем, как продолжить работу. Для этого выполните следующие действия.

       В программе Word 2003 и более ранних версиях щелкните Сохранить как в меню Файл.

       Шаг 7. Просмотр писем и настройка списка получателей

       При появлении области задач «Шаг 5. Слияние» мастера все поля слияния основного документа заменяются текстом первой записи списка получателей, чтобы можно было просмотреть первый выходной документ.

       Например, при использовании образца базы данных, приведенного выше, после нажатия Далее. Просмотр писем, первая страница будет выглядеть примерно так:

       26 февраля 2002 г.

       Александр Демидов
       ул. Морская, 124
       Пенза, 140052

       Уважаемый Александр Демидов!

       Введите свое имя. Для просмотра других записей воспользуйтесь одним из указанных ниже способов.

       • Для просмотра элементов по порядку используйте кнопки со стрелками влево и вправо.
       • Для просмотра определенного элемента щелкните Найти получателя, затем в диалоговом окне Поиск элемента введите условие поиска.

       При необходимости уточните список получателей. Для этого воспользуйтесь одним из указанных ниже способов.

       • Чтобы исключить определенного получателя из слияния, щелкните Исключить получателя.
       • Чтобы изменить список получателей, щелкните Изменить список получателей и внесите изменения в диалоговом окне Получатели слияния.

       Шаг 8. Завершение слияния

       Чтобы завершить слияние, воспользуйтесь одним из указанных ниже способов.

       Персонализация отдельных писем

       Для персонализации отдельных писем завершите слияние, а затем измените необходимую информацию в полученном объединенном документе. Для этого выполните следующие действия.

       1. Щелкните Изменить часть писем.
       2. В диалоговом окне Составные новые документы выберите записи, которые необходимо объединить.
       3. Нажмите кнопку ОК.

       Печать писем

       Для печати писем воспользуйтесь одним из указанных ниже способов.

       Если элементы персонализированы и объединенный документ является активным, выполните следующие действия.
       В программе Word 2003 и более ранних версиях выберите пункт Печать в меню Файл.

       1. На шаге 6 мастера слияния (завершение слияния), щелкните Печать.
       2. В диалоговом окне Составные печатные документы воспользуйтесь одним из следующих способов и нажмите кнопку OК.
          • Для печати всех документов щелкните Все.
          • Для печати документа, отображаемого в окне документа, щелкните Текущая запись.
          • Для печати диапазона документов щелкните С и введите номера записей в поля С и До.
       3. В диалоговом окне Печать выберите нужные параметры.

       Сохранение объединенных писем для последующего использования

       При необходимости изменения объединенных писем и их сохранения для последующего использования письма можно вставить в один документ. Для этого выполните следующие действия.

       1. Щелкните Изменить часть писем.
       2. В диалоговом окне Составные новые документы воспользуйтесь одним из следующих способов и нажмите кнопку OК.
          • Для объединения всех документов щелкните Все.
          • Для слияния только документа, отображаемого в окне документа, щелкните Текущая запись.
          • Для объединения диапазона документов щелкните С и введите номера записей в поля С и До.
       3. Word открывает новый документ со всеми отдельными письмами. Затем можно сохранить документ для последующего использования так же, как и любой другой документ.

       Ссылки

       Дополнительные сведения см. в следующих статьях базы знаний Майкрософт:

       318117 Использование адресов в книге Excel для создания наклеек в Word

       318115 Создание письма в Word 2002 с использованием информации из базы данных Access

       318112 Использование адресов из базы данных Access 2002 для создания наклеек в Word 2002

       294686 Использование слияния для создания списка, отсортированного по категории, в Word 2002 и более поздних версиях Word

       290408 Часто задаваемые вопросы о слиянии в Word 2002

       294688 Разработка и создание списка адресов для слияния в Word 2002 и более поздних версиях Word

       294693 Использование слияния для создания каталога в Word 2002 и более поздних версиях Word

       294683 Использование слияния для создания писем в Word 2002 и более поздних версиях Word

       Похожие публикации:

       1. Как включить режим модема на айфоне 5
       2. Как менять гранату на ваз 2112
       3. Как убрать авиарежим на заблокированном телефоне самсунг
       4. Хонор 8х файлы на английском языке почему