Предоставление доступа к книге Excel другим пользователям
Предоставить доступ к книге другим пользователя можно прямо из Excel. Вы можете разрешить им редактировать книгу или только просматривать ее.
- Нажмите кнопку Поделиться.
- Выберите разрешения и нажмите кнопку Применить.
- Добавьте пользователей.
- При желании введите сообщение.
- Нажмите кнопку Отправить.
Чтобы поделиться книгой, нужно выполнить всего три простых шага.
Шаг 1. Отправка книги
В веб-браузере сохраните существующую книгу или создайте новую в OneDrive, OneDrive для бизнеса или библиотеке SharePoint Online.
Шаг 2. Предоставление общего доступа
- Щелкните имя отправленного файла, чтобы открыть его. Книга откроется на новой вкладке веб-браузера.
- Нажмите кнопку Изменить в Excel. Если она не отображается, нажмите Изменить в браузере, а после перезагрузки страницы — Изменить в Excel.
- Нажмите кнопку Открыть Microsoft Excel.
- Когда файл откроется в Excel, может отобразиться желтая панель с сообщением о том, что используется режим защищенного просмотра. В таком случае нажмите кнопку Разрешить редактирование.
- В правом верхнем углу нажмите Поделиться.
- Нажмите кнопку Пригласить людей. Затем введите адреса электронной почты и разделять их за semicolon. Не забудьте также выбрать может изменять. Когда все будет готово, нажмите кнопку Поделиться.
Совет: Если вы хотите отправить ссылку самостоятельно, нажмите кнопку Поделиться в правом верхнем углу экрана, а затем выберите элементы Копировать ссылку > Просмотр и редактирование.
Шаг 3. Другие пользователи могут открыть файл
Если вы нажали кнопку Поделиться, пользователи получат сообщение с предложением открыть файл. Они могут щелкнуть ссылку, чтобы открыть книгу. Откроется веб-браузер, а книга откроется в Excel в Интернете. Пользователи смогут приступить к редактированию в браузере, выбрав Редактировать книгу > Изменить в браузере. Если они захотят открыть ее в приложении Excel, они смогут выбрать Редактировать книгу > Изменить в Excel.
Совет: Если они используют последнюю версию Excel 2016 для Microsoft 365, они могут открыть файл непосредственно в Excel приложении. Они могут щелкнуть Файл > открыть. > общие, а затем выбрать файл, доступ к который был открыт другим человеком.
Книгу могут одновременно изменять несколько пользователей. Это называется совместным редактированием. Однако для использования такой возможности нужна версия Excel, поддерживающая совместное редактирование. В настоящее время совместное Excel для Android, Excel для iOS, Excel Mobile и Excel 2016 для Microsoft 365 для подписчиков. Если у них нет поддерживаемой версии, они могут нажать кнопку Редактировать книгу > Изменить в браузере, чтобы изменить файл в Excel в Интернете.
Дополнительные сведения
Вы всегда можете задать вопрос эксперту в Excel Tech Community или получить поддержку в сообществах.
Общие книги
Excel для Microsoft 365 Excel для Microsoft 365 для Mac Excel для Интернета Excel 2021 Excel 2021 для Mac Excel 2019 Excel 2019 для Mac Excel 2016 Excel 2016 для Mac Excel 2013 Excel 2010 Excel 2007 Еще. Меньше
Важно: Общие книги ранее использовались для организации совместной работы с книгой. Эта функция имеет множество ограничений и была заменена функцией совместного редактирования. Совместное редактирование Excel доступно в классическом клиенте Excel Приложения Microsoft 365 и Excel в Интернете для подписчиков Microsoft 365.
Включение общих книг
- Прежде чем продолжить, вы должны быть уверены, что хотите использовать этот способ. Общие книги имеют ограничения, и одним из них, в частности, является невозможность редактирования с помощью Excel в Интернете. Поэтому мы настоятельно рекомендуем совместное редактирование, которое является заменой общих книг.
- Создайте новую книгу или откройте существующую. Затем добавьте ее в сетевую папку. Например, поместите его в такое расположение, как \\server_name\folder_name. Не сохраняйте файл в OneDrive или на SharePoint. Если вы хотите сохранить ее в эти расположения, используйте совместное редактирование.
- На вкладке Рецензирование нажмите кнопку Общий доступ к книге. Имейте в виду, что в последних версиях Excel эта кнопка скрыта. Ниже описано, как ее отобразить.
- На вкладке Правка установите флажок Разрешить изменять файл нескольким пользователям одновременно.
- На вкладке Подробнее выберите параметры для отслеживания и обновления изменений, а затем нажмите кнопку ОК.
- Если книга новая, введите ее имя в поле Имя файла. Если используется существующая книга, нажмите кнопку ОК, чтобы сохранить ее.
- Если книга содержит ссылки на другие книги и документы, проверьте их и исправьте все неработающие ссылки.
- В меню Файл нажмите кнопку Сохранить.
- Когда все будет готово, в верхней части окна Excel рядом с именем файла появится надпись — общая.
Дополнительные сведения
Неподдерживаемые возможности
Имейте в виду, что общие книги — это устаревший метод предоставления общего доступа. Поэтому при его использовании не поддерживаются различные возможности и действия. В таблице ниже приведн неполный список функций, которые не поддерживаются.
Неподдерживаемые возможности
Неподдерживаемые действия
Создание и вставка таблиц
Вставка и удаление групп ячеек
Добавление и изменение условного форматирования
Добавление или изменение проверки данных
Объединение ячеек и разделение объединенных ячеек
Создание и изменение диаграмм или отчетов сводных диаграмм
Сортировка и фильтрация по формату
Вставка или изменение рисунков и других объектов
Использование инструментов рисования
Вставка и редактирование гиперссылок
Назначение, изменение или удаление паролей
Создание, изменение и просмотр сценариев
Защита листов или книг и снятие защиты
Автоматическая вставка промежуточных итогов
Группировка или структурирование данных
Создание таблиц данных
Написание, запись, изменение, просмотр и назначение макросов
Создание и изменение отчетов сводных таблиц
Изменение или удаление формул массива
Создание и применение срезов
Добавление, переименование или удаление карт XML
Создание и изменение спарклайнов
Сопоставление ячеек с XML-элементами
Добавление или изменение листов диалогов Microsoft Excel 4
Использование области задач «XML-источник», панели инструментов XML или XML-команд в меню «Данные»
Использование формы данных для добавления новых данных
Добавление примечаний в потоке
Редактирование или удаление цепочки примечаний
Отключение пользователя
Перед отключением пользователей убедитесь, что они завершили работу с этой книгой. При удалении активных пользователей будут потеряны все их несохраненные изменения.
- На вкладке Рецензирование нажмите кнопку Общий доступ к книге. Имейте в виду, что в последних версиях Excel эта кнопка скрыта. Ниже описано, как ее отобразить.
- На вкладке Правка в списке Файл открыт следующими пользователями просмотрите имена пользователей.
- Выберите имя пользователя, которого вы хотите отключить и нажмите кнопку Удалить пользователя. Хотя данное действие отключает пользователя от книги, это не мешает ему снова начать ее редактирование.
- Для удаления личных параметров просмотра удаленного пользователя щелкните Вид >Представления и удалите представления других пользователей.
Перед отключением общих книг
Прежде чем отключить эту функцию, может потребоваться создать копию журнала изменений. Убедитесь, что все пользователи завершили свою работу.
- На вкладке Рецензирование нажмите кнопку Отслеживание изменений и выберите команду Выделить исправления. Имейте в виду, что в последних версиях Excel эта кнопка скрыта. Ниже описано, как ее отобразить.
- В списке по времени выберите вариант Все.
- Снимите флажки пользователем и в диапазоне.
- Установите флажок Вносить изменения на отдельный лист, а затем нажмите кнопку ОК.
- Теперь можно распечатать лист журнала или скопировать его и вставить в другую книгу.
Отключение общих книг
- На вкладке Рецензирование нажмите кнопку Общий доступ к книге. Имейте в виду, что в последних версиях Excel эта кнопка скрыта. Ниже описано, как ее отобразить.
- На вкладке Правка убедитесь, что вы — единственный пользователь, находящийся в списке Файл открыт следующими пользователями.
- Снимите флажок Разрешить изменять файл нескольким пользователям одновременно. Если этот флажок недоступен, необходимо сначала отменить защиту книги. Для этого сделайте следующее:
- Нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалоговое окно Управление доступом к файлу.
- На вкладке Рецензирование в группе Изменения нажмите кнопку Снять защиту общей книги.
- Если будет предложено, введите пароль, а затем нажмите кнопку ОК.
- На вкладке Рецензирование в группе Изменения нажмите кнопку Доступ к книге.
- На вкладке Правка снимите флажок Разрешить изменять файл нескольким пользователям одновременно.
- Если появится сообщение о влиянии на других пользователей, нажмите кнопку Да.
Включение общих книг
- Прежде чем продолжить, вы должны быть уверены, что хотите использовать этот способ. Общие книги имеют ограничения, поэтому мы настоятельно рекомендуем использовать вместо них совместное редактирование.
- Создайте новую книгу или откройте существующую. Затем добавьте ее в сетевую папку. Не сохраняйте файл в OneDrive или на SharePoint. Если вы хотите сохранить ее в эти расположения, используйте совместное редактирование.
- На вкладке Рецензирование нажмите кнопку Общий доступ к книге.
- На вкладке Правка установите флажок Разрешить изменять файл нескольким пользователям одновременно.
- На вкладке Подробнее выберите параметры для отслеживания и обновления изменений, а затем нажмите кнопку ОК.
- Если книга новая, введите ее имя в поле Имя файла. Если используется существующая книга, нажмите кнопку ОК, чтобы сохранить ее.
- Если книга содержит ссылки на другие книги и документы, проверьте их и исправьте все неработающие ссылки.
- В меню Файл нажмите кнопку Сохранить.
- Когда все будет готово, в верхней части окна Excel рядом с именем файла появится надпись — общая.
Дополнительные сведения
Неподдерживаемые возможности
Имейте в виду, что общие книги — это устаревший метод предоставления общего доступа. Поэтому при его использовании не поддерживаются различные возможности и действия. В таблице ниже приведн неполный список функций, которые не поддерживаются.
Неподдерживаемые возможности
Неподдерживаемые действия
Создание и вставка таблиц
Вставка и удаление групп ячеек
Добавление и изменение условного форматирования
Добавление или изменение проверки данных
Объединение ячеек и разделение объединенных ячеек
Создание и изменение диаграмм или отчетов сводных диаграмм
Сортировка и фильтрация по формату
Вставка или изменение рисунков и других объектов
Использование инструментов рисования
Вставка и редактирование гиперссылок
Назначение, изменение или удаление паролей
Создание, изменение и просмотр сценариев
Защита листов или книг и снятие защиты
Автоматическая вставка промежуточных итогов
Группировка или структурирование данных
Создание таблиц данных
Написание, запись, изменение, просмотр и назначение макросов
Создание и изменение отчетов сводных таблиц
Изменение или удаление формул массива
Создание и применение срезов
Добавление, переименование или удаление карт XML
Создание и изменение спарклайнов
Сопоставление ячеек с XML-элементами
Добавление или изменение листов диалогов Microsoft Excel 4
Использование области задач «XML-источник», панели инструментов XML или XML-команд в меню «Данные»
Импорт, обновление и экспорт данных XML
Использование формы данных для добавления новых данных
Отключение пользователя
Перед отключением пользователей убедитесь, что они завершили работу с этой книгой. При удалении активных пользователей будут потеряны все их несохраненные изменения.
- На вкладке Рецензирование нажмите кнопку Общий доступ к книге.
- На вкладке Правка в списке Файл открыт следующими пользователями просмотрите имена пользователей.
- Выберите имя пользователя, которого вы хотите отключить и нажмите кнопку Удалить пользователя. Хотя данное действие отключает пользователя от книги, это не мешает ему снова начать ее редактирование.
- Для удаления личных параметров просмотра удаленного пользователя щелкните Вид >Представления и удалите представления других пользователей.
Перед отключением общих книг
Прежде чем отключить эту функцию, может потребоваться создать копию журнала изменений. Убедитесь, что все пользователи завершили свою работу.
- На вкладке Рецензирование нажмите кнопку Отслеживание изменений и выберите команду Выделить исправления.
- В списке по времени выберите вариант Все.
- Снимите флажки пользователем и в диапазоне.
- Установите флажок Вносить изменения на отдельный лист, а затем нажмите кнопку ОК.
- Теперь можно распечатать лист журнала или скопировать его и вставить в другую книгу.
Отключение общих книг
- На вкладке Рецензирование нажмите кнопку Общий доступ к книге.
- На вкладке Правка убедитесь, что вы — единственный пользователь, находящийся в списке Файл открыт следующими пользователями.
- Снимите флажок Разрешить изменять файл нескольким пользователям одновременно. Если этот флажок недоступен, необходимо сначала отменить защиту книги. Для этого сделайте следующее:
- Нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалоговое окно Управление доступом к файлу.
- На вкладке Рецензирование нажмите кнопку Защитить книгу.
- Если будет предложено, введите пароль, а затем нажмите кнопку ОК.
- На вкладке Рецензирование нажмите кнопку Общий доступ к книге.
- На вкладке Правка снимите флажок Разрешить изменять файл нескольким пользователям одновременно.
Перед отключением общих книг
Прежде чем отключить эту функцию, может потребоваться создать копию журнала изменений. Убедитесь, что все пользователи завершили свою работу.
- На вкладке Рецензирование нажмите кнопку Отслеживание изменений и выберите команду Выделить исправления.
- В списке по времени выберите вариант Все.
- Снимите флажки пользователем и в диапазоне.
- Установите флажок Вносить изменения на отдельный лист, а затем нажмите кнопку ОК.
- Теперь можно распечатать лист журнала или скопировать его и вставить в другую книгу.
Отключение общих книг
- На вкладке Рецензирование нажмите кнопку Общий доступ к книге.
- На вкладке Правка убедитесь, что вы — единственный пользователь, находящийся в списке Файл открыт следующими пользователями.
- Снимите флажок Разрешить изменять файл нескольким пользователям одновременно. Если этот флажок недоступен, необходимо сначала отменить защиту книги. Для этого сделайте следующее:
- Нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалоговое окно Управление доступом к файлу.
- На вкладке Рецензирование нажмите кнопку Защитить книгу.
- Если будет предложено, введите пароль, а затем нажмите кнопку ОК.
- На вкладке Рецензирование нажмите кнопку Общий доступ к книге.
- На вкладке Правка снимите флажок Разрешить изменять файл нескольким пользователям одновременно.
Настроить общий доступ к файлу
Пользователь может предоставить другим пользователям доступ к XODS-файлам, которые он создал в облачном хранилище. Доступ предоставляется для совместного просмотра, редактирования и/или управления правами доступа к файлам.
Чтобы настроить общий доступ к файлу, выполните следующие действия:
2. Выберите пункт командного меню Общий доступ > Настроить доступ .
3. В открывшемся окне укажите пользователей, которым требуется предоставить доступ к файлу, одним из следующих способов:
• Вручную введите имя или адрес электронной почты для каждого пользователя.
• Нажмите кнопку ( Выбрать контакты ) и в адресной книге отметьте флажками контакты требуемых пользователей.
4. Укажите уровень доступа для выбранных пользователей справа от адресной книги:
• Просмотр – данное право предоставляет пользователям возможность просматривать и скачивать документ.
• Редактирование – данное право включает право на Просмотр документа, а также предоставляет пользователям возможность редактировать документ.
• Управление – данное право включает права на Просмотр и Редактирование документа, а также предоставляет пользователям возможность управлять настройками доступа к документу: выдавать права на работу с документом новым пользователям и изменять права существующих пользователей.
• Отказано в доступе – блокировать пользователям доступ к документу.
5. Если всем пользователям требуется отправить уведомление по электронной почте об изменении прав доступа к файлу, поставьте флажок Уведомить письмом .
Команда Уведомить письмом недоступна в следующих случаях:
• адрес электронной почты участника является недействительным;
• права на доступ к файлу изменены;
• доступ к файлу запрещен;
• права предоставлены группе людей, а не отдельным участникам.
6. Нажмите кнопку Добавить , чтобы добавить выбранные контакты к списку пользователей, которые имеют доступ к файлу.
7. Нажмите кнопку Закрыть , чтобы закрыть окно настройки общего доступа.
Как осуществляется общий доступ к файлам на компьютере под управлением Windows
Самый быстрый способ совместного доступа к определенным элементам – это использование нового меню Разрешить общий доступ для.
Отображаемые параметры, зависят от файлов, доступ к которым предоставляется, и от типа сети, к которой подключен компьютер – домашняя группа, рабочая группа или домен.
Общий доступ к файлам и папкам в домашней группе
- Щёлкните правой кнопкой мыши элемент, к которому следует предоставить доступ, и выберите Разрешить общий доступ для.
- Выберите один из следующих параметров.
- Домашняя группа (чтение) Этот параметр предоставляет доступ к элементу всей домашней группе, но только для его открытия. Участники домашней группы не могут изменять или удалять элемент.
- Домашняя группа (чтение / запись) Этот параметр предоставляет доступ к элементу всей домашней группе для его открытия, изменение и удаление.
- Определенные пользователи Этот параметр открывает мастер совместного использования файлов, позволяющий выбрать отдельных пользователей для предоставления им общего доступа к элементам.
С помощью мастера совместного использования файлов можно выбрать определенных пользователей для предоставления им общего доступа к файлам и папкам.
- Если меню «Разрешить общий доступ для» не отображается, возможно, вы пытаетесь предоставить общий доступ к файлу, который находится в сети или в другом месте, не поддерживается. Оно также не отображается, если выбрано файл в личной папке.
- Если вы пытаетесь предоставить доступ определенным пользователям в домашней группе, но их имена не отображаются в мастере совместного использования файлов, возможно, они не связали свои аккаунты Windows с онлайновым идентификатором. Возможно, также необходимо установить поставщика онлайнового идентификатора на компьютер.
- При попытке открыть общий доступ к элементам в общих папках Windows 7, в меню «Разрешить общий доступ для» отображается параметр Дополнительные параметры общего доступа. Этот параметр открывает Панель управления, где можно включить или выключить доступ к общим папкам.
Общий доступ к файлам в рабочей группе или домене
- Щелкните правой кнопкой мыши элемент, к которому нужно разрешить доступ, выберите Разрешить общий доступ для и выберите Определенные пользователи.
- В мастере совместного использования файлов щелкните стрелку рядом с текстовым полем, выберите имя из списка, а затем нажмите кнопку Добавить . Совет: Если вы уже знаете имя лица, которому следует предоставить доступ к файлам, введите имя в мастере совместного использования файлов и нажмите кнопку Добавить .
- В столбце Уровень разрешений выберите один из следующих параметров.
- Чтение. Получатели могут открывать файл, но не могут его изменять или удалять.
- Чтение / запись. Получатели могут открывать, изменять или удалять файл.
Выберите уровень доступа к файлам для предоставления другим пользователям.
- После добавления пользователей нажмите кнопку Разрешить доступ .
- После получения подтверждения совместного использования элемента следует уведомить пользователей, которым вы предоставили доступ, о том, как получить доступ к нему. Выполните одно из следующих действий:
- Если у вас установлена программа электронной почты, щелкните электронная почта, чтобы отправить ссылку на общие файлы.
- Щелкните копировать, чтобы автоматически скопировать отражено ссылки в буфер обмена Windows. Затем его можно вставить в сообщение электронной почты, мгновенные сообщения или в другую программу.
- После завершения нажмите кнопку Готово .
- Если меню «Разрешить общий доступ для» не отображается, возможно, вы пытаетесь предоставить общий доступ к файлу, который находится в сети или в другом месте, не поддерживается. Оно также не отображается, если выбран файл в личной папке.
- Если включен общий доступ, защищенный паролем, пользователь, которому предоставляется доступ, должен использовать учетную запись и пароль для входа в компьютер и получить доступ к общим элементов. Настройки общего доступа, защищенного паролем, можно найти на панели управления в разделе Дополнительные параметры общего доступа. Эта функция включена по умолчанию.
- При попытке открыть общий доступ к элементам в общих папках Windows 7, в меню «Разрешить общий доступ для» отображается параметр Дополнительные параметры общего доступа. Этот параметр открывает Панель управления, где можно включить или выключить доступ к общим папкам.
Прекращение совместного использования файла или папки
- Щелкните правой кнопкой мыши файл, доступ к которому нужно прекратить, выберите Разрешить общий доступ для и выберите Нет .
Доступ на других компьютерах домашней группы
- Нажмите кнопку Пуск и выберите имя пользователя.
- В области переходов (область слева) в разделе Домашняя группа выберите учетную запись, к файлам которого нужно получить доступ.
- В списке файлов дважды щелкните библиотеку, к которой нужно получить доступ, а затем дважды щелкните элемент. Примечание: В области переходов не отображаются отключенные компьютеры, а также компьютеры в режиме сна или гибернации.
Общие папки
Можно также предоставить доступ к файлам и папкам, скопировав или переместив их в одну из общих папок Windows 7, например «Общая музыка» или «Общие изображения». Чтобы найти их, нажмите кнопку Пуск, щелкните имя пользователя, а затем щелкните стрелку рядом с пунктом Библиотеки, чтобы развернуть папку.
Общий доступ к общим папкам включен по умолчанию (кроме домашней группы).
Включение и выключение общего доступа к общим папкам
Когда общий доступ к общим папкам включен, любой на компьютере или в сети может получить доступ к этим папкам. Когда выключен, доступ имеют только пользователи, имеющие на компьютере учетную запись пользователя и пароль.
- Откройте окно «Дополнительные параметры общего доступа».
- Расширьте текущий сетевой профиль.
- В поле Общий доступ папки «Общие» выберите один из следующих параметров.
- Включить общий доступ, чтобы все пользователи, имеющие доступ к сети, могли читать и записывать файлы в общих папках.
- Отключить доступ к общей папке (пользователи, которые уже вошли к компьютеру, все равно могут получить доступ к этим папкам)
- Нажмите кнопку Сохранить изменения .
- При использовании общую папку компьютера совместно с другими пользователями, они могут открывать и просматривать файлы, которые там размещены, что они хранятся на их собственных компьютерах. Если вы предоставите им разрешение изменять файлы, все внесенные изменения отобразятся в файлах на компьютере.
- Нажав общую папку или ее содержимое, в меню «Разрешить общий доступ для» отображается пункт Дополнительные параметры общего доступа. Этот параметр открывает Панель управления, где можно включить или выключить доступ к общим папкам.
Включив доступ, защищенный паролем, на панели управления, можно предоставлять доступ к общей папке только пользователям, имеющим на компьютере учетную запись пользователя и пароль.
Включение и выключение общего доступа, защищенного паролем
- Откройте окно «Дополнительные параметры общего доступа».
- Щелкните, чтобы расширить текущий сетевой профиль.
- В разделе Общий доступ, защищенный паролем выберите один из следующих параметров:
- Включить общий доступ, защищенный паролем
- Отключить доступ, защищенный паролем
- Нажмите кнопку Сохранить изменения .
Общие папки содержатся в библиотеках Windows.
Дополнительные параметры общего доступа
В некоторых местах в Windows из соображений безопасности нельзя непосредственно предоставлять доступ к элементам с помощью меню «Разрешить общий доступ для». Например, можно предоставить общий доступ ко всему диску C на компьютере (так называемого корня диска) или системных папок (в частности «Пользователи» и папки Windows).
Чтобы предоставить общий доступ к этим размещения, нужно взамен использовать дополнительные параметры общего доступа. Однако, в общем мы не рекомендуем предоставлять доступ ко всему диску или к системным папкам Windows.
Дополнительные параметры общего доступа
- Щелкните правой кнопкой мыши диск или папку, выберите Разрешить общий доступ для и выберите Дополнительные параметры доступа.
- В диалоговом окне, которое появится, щелкните Дополнительные параметры общего доступа.
- В диалоговом окне Дополнительные параметры общего доступа установите флажок Открыть общий доступ к этой папке .
- Чтобы указать пользователей или изменить разрешения, щелкните Разрешения.
- Нажмите кнопку Добавить или Удалить , чтобы добавить или удалить пользователей или группы.
- Выберите каждого пользователя или группу, установите флажки разрешений, которые нужно предоставить определенному пользователю или группе.
- После завершения нажмите кнопку ОК .
Примечание: Нельзя предоставлять доступ к корню диска со знаком доллара после буквы, что было возможно в версиях Windows, предшествующих Windows Vista. Например, нельзя открыть доступ к корню диска C в виде «C $», но его можно сделать доступным как «C» или под любым другим именем.