Как корректно вести товарно-складской учет в ресторане?
Он вроде есть, но по факту его нет — очень часто этой фразой можно описать состояние товарно-складского учета в ресторане. ТСУ красиво выглядит только на бумаге, а увидеть актуальные данные по складам ресторатор не может. Ниже разберемся, почему это происходит и как избежать такой ситуации.
Что нужно знать о ТСУ
Каждый день в любом заведении общепита (ресторане, кафе, точке фастфуда) проходят десятки операций. Их корректность можно (и нужно!) проверять регулярно с помощью инвентаризаций, которые необходимо проводить не реже раза в месяц.
При правильном ведении товарно-складского учета больших перекосов в инвентаризации быть не должно. Но если перемещения, списания, переработки и т.д. оформлялись некорректно, при инвентаризации неизбежно вылезут излишки или недостатки.
Корректный ТСУ состоит из трех этапов:
- Настройка база по товарно-складскому учету. О том, на какие детали стоит обратить особое внимание при такой настройке, можно почитать в материале.
- Работа с базой.
- Регулярный контроль (инвентаризации).
Сегодня рынок предлагает множество IT-сервисов для ведения ТСУ. Актуальную информацию о системах учета для ресторанного бизнеса мы собрали в этой статье.
Один из самых эффективных инструментов для учета в ресторане — iiko. Эта система, в частности, позволяет работать с минусовыми остатками задним числом. При этом перепроводить закрытые документы не нужно. Т.е. можно исправлять ошибки и при этом не тратить на это огромное количество времени.
Кстати, если вы только открываете бизнес и решили работать на iiko, настройка корректного ТСУ входит в установку этой системы учета.
А если вы уже не новичок в ресторанном бизнесе, но хотите прокачать свои навыки ведения ТСУ, специалисты “Леммы” в этом помогут. В нашем портфеле есть понятное и эффективное обучение, которое поможет закрыть ряд базовых задач. А если останутся вопросы, то инженеры могут подключиться и помочь с их решением.
Откуда берутся ошибки при ТСУ
Специалисты по товарно-складскому учету считают, что основные ошибки возникают по двум причинам: не до конца выстроена организация процессов внутри предприятия и не всегда сотрудники в курсе всех нюансов.
А иногда на первый взгляд, кажется, что складской учет ведется верно, однако при проведении подробного аудита выявляются ошибки, устранив которые сокращаются лишние затраты и увеличивается прибыль заведения.
Хотите проверить ваш товарно-складской учет? Записывайтесь на аудит. Наши специалисты с удовольствием вам помогут.
Аудит в ресторане глазами инженера «Леммы»
Инженер «Леммы» Элеонора Абрамова рассказывает о том, как проходят аудиты в ресторанах, работающих на iiko. На что в первую очередь смотрят при проверке товарно-складского, управленческого учета и опасных операций? И как понять, что ресторану, кафе или службе доставки нужна независимая проверка?
Что такое корректный учет и почему так важно, чтобы он корректно отражался в вашем программном обеспечении? Ответ прост: только так можно увидеть реальные процессы и ситуации, происходящие внутри ресторана; проанализировать его работу, минимизировать расходы, сократить убытки и получить то, к чему стремится любой бизнес, — рост чистой прибыли.
Главная задача инженера «Леммы» при проведении аудита — помочь клиенту найти ошибки, которые он допускает при ведении учета в iiko. Нужно дать емкое заключение по каждому блоку и расписать все так, чтобы клиент знал, над чем ему стоит работать, где понадобятся технические доработки и «работа над ошибками».
Как понять, что вам нужен аудит?
Все просто: если вы не видите в системе учета «прозрачную», понятную вам картину и не можете «пощупать» руками все блоки, которые касаются движения денежных средств, — это повод для проведения аудита.
Как проходит аудит?
Каждый аудит непохож на предыдущий: учет одинаков для всех, но у каждого заведения — своя специфика работы. К тому же, у клиентов всегда есть свой запрос, от которого мы и отталкиваемся. И все же есть некоторые общие моменты, о которых хочу здесь рассказать.
1. Аудит товарно-складского учета
Признаться, это мой самый любимый блок. Он требует очень кропотливой работы. Номенклатура, перемещения товара — это основа, то, с чего начинается автоматизация ресторана. На какие блоки стоит обратить внимание и когда стоит бить тревогу:
- Если не можете отследить корректность и актуальность складских остатков.
Например, клиент вдруг понимает, что по документам на его маленьком складе хранится 6524 литров воды (в разрезе номенклатурной единицы товара “Вода питьевая 19л” это 343 бутылки!). Или бывает наоборот: товар списывается при реализации, а приходных документов нет. В итоге при инвентаризациях проблемные позиции на остатках по складам не анализируются. - Если инвентаризации не проводятся или проводятся реже чем раз в месяц.
Бывает, что у клиента 6 складов, а инвентаризируются только 3 из них. Клиент не понимает, реальны ли товарные остатки по всем складам, актуальны ли данные в инвентаризациях с водой в фактическом пересчете 6524 литра? Большие недостачи и излишки говорят о самых разных проблемах — неверном оформлении ТТК (или даже их отсутствии), задвоение одинаковых номенклатурных позиций, отсутствие документов в учете. Проблемных мест может быть множество, так что проводить инвентаризации нужно регулярно. - Если данные по остаткам в ЕГАИС отличаются от остатков на складах.
Не может быть разница в шесть бутылок с рабочими остатками только по одному товару, это не отражает действительность в учете.
2. Аудит опасных операций
Цель этого аудита — проверить операции в iiko, которые могут быть причиной ошибок или воровства.
Опасная кассовая операция — это любая операция, которая может приводить к понижению суммы заказа после отмены пречека. При проведении аудита запросто можно обнаружить отмены пречека на 2 миллиона рублей с удалением отпечатанных позиций заказа на 200 тысяч рублей.
- на корректные комментарии к таким операциям;
- на время открытия заказа, печати пречека, отмены пречека, любой опасной операции (это поможет смоделировать ситуацию с заказом).
- на сотрудника, осуществляющего операцию (иногда именно к людям привязываются закономерности).
- на то, проводится ли регулярная проверка опасных операций.
НУЖЕН АУДИТ? ОСТАВЬТЕ ЗАЯВКУ
3. Аудит управленческого учета
Этот аудит — ключ к пониманию того, насколько успешен ваш бизнес. Насколько ваши расходы соразмерны доходам и есть ли вообще у предприятия чистая прибыль?
Главное в этом блоке, что я беру за основу при работе с любым клиентом, — деньги любят счет. Каждый из нас (я надеюсь!) ведет домашний учет доходов и расходов: куда и на что мы потратили свои кровные и что в итоге осталось в кошельке на конец месяца? Ведь хочется же твердо стоять на ногах к началу следующего, верно?
Разница между домашним учетом и финансовым учетом на предприятии — лишь в количестве операций и статьях движения денежных средств.
- План счетов вашего предприятия. Если денежные средства не распределяются (и наличные, и безнал) — отсутствует картина движения денежных средств.
- Не отражаются расходы по дополнительным (коммунальным) статьям и не проводятся оплаты. Не может же предприятие работать с зажжённой свечой и черпать воду из реки! Значит, отчетность не отражает реальность, а это — нарушение.
- Не ведется расчет и выплата заработной платы в iiko, а при этом транзакций по счету — на 82 миллиона рублей.
- Товар на склады приходуется, услуги отражаются, а задолженность перед поставщиками растет, как снежный ком
- Любая форма отчетности не отражает действительности в силу пробелов в учете.
- Невозможно понять реальную чистую прибыль и состояние активов и пассивов вашего предприятия.
Все вышеизложенное — повод провести комплексный аудит вашего программного обеспечения. А задача инженера (т.е., моя) — обнаружить каждый пробел в системе, составить заключение по каждому пункту и дать рекомендации, как его устранить.
Как перепровести документы за месяц в iiko
Система автоматизации ресторанов и кафе
��Решения для вашего бизнеса от 1295 ₽/месяц
Подключить iiko: https://clck.ru/dYJMh
About
Blog
Apps
Platform
4.94K subscribers
Друзья, за последнюю неделю к iiko традиционно подключилось более 300 кафе и ресторанов из разных стран и городов. Кто-то только запускает новый проект перед насыщенными новогодними праздниками, а кто-то – переходит на iiko с других систем. Сегодня мы расскажем вам о некоторых из них.
Hrum Cafe, Краснодар
Добро пожаловать в уютную столовую с большим выбором комбо-обедов и демократичными ценами – здесь вас порадуют вкусной домашней едой, приятной атмосферой и мягкими креслами:)
Nell’s Bar, Караганда
Стильный бар с отзывчивым персоналом и коктейлями из категории «бомба». Отличный выбор для тех, кто хочет провести расслабленный вечер в уютном камерном пространстве.
eco bazaar, Павлодар
Продуктовый рынок со своей атмосферой, который вам точно запомнится. Здесь вы найдете фрукты и овощи на любой вкус, фермерские продукты, сладости и сыры. Всего так много, что трудно сохранить аппетит после бесконечных проб у прилавков. Но если вам это удалось, к вашим услугам отличный фудкорт. А еще там просто ну очень красиво!
Ихтибар, Казань
«Ихтибар» в переводе с татарского – «внимание». Название раскрывает концепцию заведения – внимание к еде, напиткам, деталям и людям. Это новый проект с минималистичным меню: тапасы, кесадильи и брускетты. В будущем в меню добавят обеды, а барную карту с классическими коктейлями дополнят и доработают с использованием современных техник.
PRO Сыр, Тула
Всем страстным ценителям сыров посвящается! Редкие сыры и идеальные конфитюры к ним, сырные корзины и боксы, а также фермерские и швейцарские сыры. Не знаем, как у вас, но у нас глаза разбегаются от этого сырного рая:)
*Информационный контент, не является рекламой
Если ваша кухня работает только с готовыми товарами и полуфабрикатами, можете дальше не читать:) А вот если вы закупаете мясо или рыбу в виде цельных туш, и повара затем сами разделывают их, то для правильного учета полученных полуфабрикатов следует использовать акт разбора в iiko.
Смотрите видео о том, как с ним работать.
Еще больше полезной информации в бесплатных видеокурсах по управлению товародвижением на нашем канале на YouTube:
Часть 1
Часть 2
*Информационный контент, не является рекламой
Channel photo updated
Открываете вы, например, ресторан. И внезапно обнаружили, что чеки надо бить уже завтра, а про автоматизацию то и забыли. Это ничего. Даже если вы внезапно обнаружили, что завтра открываете ресторан – тоже справимся. Вон, у городских властей каждый год зима внезапно. Вы все успеете – ведь у нас есть специальный видеокурс для внезапных рестораторов.
Но все же потом настройте iiko как следует, оно того стоит:)
�� Смотрите видеокурс
*Информационный контент, не является рекламой
Уходит 2022 год, еще несколько дней, и все. А в предновогодние дни о чуде мечтают даже самые прожженные циники и непробиваемые прагматики. Мы желаем вам, чтобы ваше чудо произошло! Но есть и такие чудеса, которые мы можем совершить сами. И это очень просто, а результат – потрясающий! По давно сложившейся традиции, мы не стали покупать для вас сувениры. Наш праздничный бюджет мы потратили на новогоднее чудо.
Мы с вами купили протезы сердечных клапанов для двух прекрасных мальчишек – двенадцатилетнего Димы Пашкина из Белгорода и девятилетнего Армана Петросяна из Наро-Фоминска. Жизнь и здоровье в обмен на деньги – разве это не чудо? И это чудо вы совершили вместе с нами! Оба мальчика уже прооперированы: Арман 8 декабря, а Дима – 16-го. И у обоих операция прошла успешно! Давайте пожелаем им долгой и счастливой жизни – ведь все дети на Земле должны рождаться именно для такой жизни, не правда ли?
На новогодние сувениры, которые будут забыты сразу после праздника, ежегодно тратятся миллионы. В это же самое время в нашей стране сотни тысяч детей остро нуждаются в платном лечении и дорогостоящем оборудовании для реабилитации, но не могут его получить. Присоединяйтесь к инициативе многих компаний, которые выбрали благотворительность вместо сувениров и совершайте новогодние чудеса!
*Информационный контент, не является рекламой
Сердечно поздравляем вас с наступающим 2023 годом!
Пусть Новый год принесет вам много новых идей, профессиональных успехов и замечательных достижений в различных областях! Счастья и здоровья, удачи и хорошего настроения вам и вашим близким!
*Информационный контент, не является рекламой
Кейс: превращаем «мертвые» дни в прибыльные
�� Задача
По понедельникам в ресторане мало гостей и традиционно низкая выручка. Необходимо обеспечить приток гостей.
�� Решение
В iiko настроили акцию «Бесплатные понедельники». Суть акции – гость, пришедший в ресторан в понедельник, получает возврат полной стоимости своего чека бонусами на свой счет. Этими баллами можно оплатить последующие визиты в заведение, но не более 10% от суммы счета за раз. Гости были в восторге! Еще бы: ужин в понедельник выглядел вообще бесплатным – ведь его сумму ресторан компенсировал полностью. Скидка в 10%, которую можно было получить при следующих посещениях, тоже была весьма приятна. Ресторатор тоже доволен: теперь по понедельникам в ресторане полная посадка, и это всего за 9% скидки! Смотрите сами: допустим, сумма чека при первом визите составила 1 000 рублей. Эти деньги поступили в кассу, поэтому скидка в этот день 0%. Чтобы потратить начисленные 1 000 бонусов, гость должен потратить в этом заведении еще 10 000 рублей. Таким образом, на потраченные 11 000 рублей скидка – 1 000 рублей, то есть 9%. При этом гость мотивирован на новые посещения, так что эти 10 000 – гарантированная выручка.
�� Результат
Рост загрузки по понедельникам с 40% до 95-100%, и выручка больше в два раза!
�� Хотите так же? Подключайтесь!
*Информационный контент, не является рекламой
Можно ли сделать закупки на 30% дешевле? Вполне, если у вас есть MixCart – надежный инструмент контроля закупочных цен и выбора наилучших предложений на рынке.
Это решение с «исчезающей стоимостью»: когда вы им пользуетесь, вы тратите меньше, чем без него. Во-первых, никаких переплат по «вдруг подорожавшим позициям». Прайсы поставщиков контролирует MixCart и мгновенно присылает вам уведомление при любом их изменении. Во-вторых, ноль ошибок и злоупотреблений. Влияние человеческого фактора на процесс закупок полностью исключено, так как весь обмен документами по поставкам происходит в электронном виде. Да и времени на размещение заказов и обмен документами будет уходить меньше на 80%. Ну и наконец, MixCart будет показывать вам самые выгодные предложения ваших поставщиков, то есть вы всегда будете закупать по лучшей цене!
Пережить даже самые суровые зимние дни нам помогает уверенность, что обязательно придет весна, и будет молодая трава, начнется новая жизнь и все расцветет. Чирэм – это молодая трава в бескрайней татарской степи. Чирэм – это удивительно красивый ресторан новой татарской кухни в Казани. Его любят гости и ценят ресторанные критики, поэтому Чирэм уверенно занимает верхние строчки в ресторанных рейтингах. И, конечно, в Чирэме – iiko:)
Благодарим компанию MORION за отличную реализацию проекта!
00:34 Концепция проекта и работа с локальным продуктом
02:40 Сотрудники осваивают iiko очень быстро
04:00 iiko помогает экономить
09:17 Стандарты кухни с iiko
10:27 С iiko ты можешь посчитать, сколько стоит твое время
11:43 Что такое «Чирэм»
*Информационный контент, не является рекламой
iiko в ресторане Чирэм
Пережить даже самые суровые зимние дни нам помогает уверенность, что обязательно придет весна, и будет молодая трава, начнется новая жизнь и все расцветет. Чирэм – это молодая трава в бескрайней татарской степи. Чирэм – это удивительно красивый ресторан новой…
2.4K views edited 11:57
Вышла новая версия iiko 8.3!
В долгожданном очередном релизе iiko много фич, поэтому мы тут коротенько, на полленты:) За подробностями приглашаем на сайт.
�� Держите сервис на высоком уровне
Для обеспечения высоких стандартов обслуживания даже при полной посадке необходимо, чтобы действия всех сотрудников кухни были слаженными. Мы усовершенствовали процессы взаимодействия между поварами из разных отделений, а также между кухней и залом.
�� Учитываем любые внезапности
Вы привыкли, что iiko сама прогнозирует продажи, рассчитывает количество необходимых ингредиентов для приготовления блюд и делает заказы поставщикам. Но что, если обстоятельства изменились, и вы видите, что прогноз надо бы поправить? Надо – значит, поправим: теперь вы можете сделать это вручную или загрузить в iiko прогнозы, сделанные сторонними системами. Блюда, которые будут проданы и товары которые для этого понадобятся, можно увидеть в новых вкладках «Структура продаж» и «Расход товаров».
�� Нужные товары всегда под рукой
Все пошло не по плану и у вас на складе внезапно закончился какой-то товар? Не беда – в самый короткий срок нужные продукты вам доставит OZON! Тем более, что заказать их теперь можно прямо из iiko по нажатию одной кнопки и накладные на товар автоматически попадут в iiko.
�� Переезжаем в облако: фабрика-кухня
Мы продолжаем развивать возможности производственно-распределительного комплекса в облачной версии, и для тех, кто готов переехать, появилось много новых возможностей. Во-первых, сам переход стал проще. Во вторых, мы добавили возможность поставлять продукцию в сторонние заведения. В-третьих, мы сделали более прозрачным процесс прохождения заказа. Кроме того, теперь облачная кухня не зависит от качества связи в сети — задержка будет только с формированием документов, но не с прохождением заказов.
�� Избавьте операторов колл-центра от лишнего труда
Раньше операторы облачного колл-центра обрабатывали все поступающие заказы, в том числе уже оплаченные, например, поступившие от агрегаторов. Теперь такие заказы по умолчанию будут считаться подтвержденными и отправляться сразу на кухню. Но если вы хотите, чтобы оператор все же обрабатывал их, вы сможете включить такую опцию.
�� Подключите встроенный сайт из iiko, теперь точно пора
Чтобы вам было проще заниматься продвижением, мы оптимизировали встроенный сайт iiko для поисковиков и рекламы. О ваших клиентах мы тоже позаботились: им теперь будет проще делать заказ. А если заказ пришел в нерабочее время, запомнит его и отправит на кассу, когда заведение откроется. Если вы видели, как работает встроенный сайт раньше, представьте, что теперь он это делает еще в два раза быстрее! Кроме того, месяц им можно пользоваться совершенно бесплатно.
�� Попробуйте iikoCloud Mini
В прошлой версии мы анонсировали новое решение iikoCloud Mini, предназначенное для самых маленьких заведений. И вы можете попробовать его бесплатно прямо сейчас! Его очень легко подключить самостоятельно и посмотреть, как оно работает. Чтобы сделать правильный выбор, нет ничего лучше, чем увидеть своими глазами, как все это реально работает. Подключайтесь!
�� Более подробное описание новых возможностей iiko и инструкцию по их настройке читайте здесь. А за обновлением вы можете обратиться к своему поддерживающему партнеру.
*Информационный контент, не является рекламой
9.3 Отчеты по продажам и выручке — учебник iiko
Отчет о продажах предоставляет детальную информацию о количестве и суммах продаж товаров и блюд по складам предприятия. Информация может быть представлена за определенный период или за период с детализацией по дням.
Отчет можно открыть из:
• Пункта меню «Отчеты» (или Товары и склады) → «Отчет о продажах за период»;
• Списка кассовых смен (пункт меню Розничные продажи → Кассовые смены) при выборе команды «Посмотреть отчет о продажах».
По умолчанию отчет включает все документы: акты реализации, расходные накладные, акты оказания услуг и те приходные накладные, которые автоматически формируются в iikoFront в процессе покупок на кассе.