Как отправить по эдо упд из 1с
Дата публикации 28.11.2022
Использован релиз 3.0.125
Для выставления электронного счета-фактуры и документа об отгрузке товаров (УПД) продавец должен выполнить следующие действия:
- Сформировать, подписать и отправить УПД.
- Обработать подтверждение оператора о получении УПД.
- Получить от покупателя извещение о получении УПД (по соглашению сторон) и информацию об оформляемой сделке.
Формирование, подписание и отправка УПД
Выставление электронного УПД с функцией счета-фактуры и первичного учетного документа, т.е. с функцией УПД(СЧФДОП), производится по формату, утвержденному приказом ФНС России от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@ «Об утверждении формата счета-фактуры, формата представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг), включающего в себя счет-фактуру, и формата представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг) в электронной форме» (далее — Приказ № 820).
Обмен электронным УПД(СЧФДОП) производится в соответствии с Порядком выставления и получения счетов-фактур в электронной форме, утв. приказом Минфина России от 05.02.2021 № 14н (далее — Порядок обмена).
Перед формированием электронного УПД(СЧФДОП) необходимо из формы «Настройки ЭДО», находясь на закладке «Настройки отправки» (раздел Администрирование — Обмен электронными документами — Настройки ЭДО) и дважды кликнув по строке, отражающей ЭДО с конкретным контрагентом, перейти в форму «Настройки отправки документов» и проверить наличие флажка в строке «Акты, накладные, счета-фактуры».
По гиперссылке в графе «Регламент ЭДО» формы «Настройки отправки документов» можно уточнить применяемый порядок обмена электронным УПД(СЧФДОП) (группа «Регламент ЭДО»), а также провести дополнительные настройки (группа «Другие настройки) (рис. 2):
- установить флажок «Ожидать ответную подпись» в том случае, если в соответствии с гражданским законодательством РФ или по согласованию сторон требуется составление двустороннего документа, удостоверяющего приемку;
- установить флажок «Ожидать извещение о получении» в том случае, если по взаимному согласию сторон обмена формируется извещение о получении УПД согласно п. 19 Порядка обмена. Если стороны не согласовали применение дополнительного документа — Извещения о получении, то флажок следует снять;
- установить/снять флажок «Переходить на новые форматы (автоматически)». При установленном флажке «Переходить на новые форматы (автоматически)» в случае применения старого формата электронного документа при получении от данного контрагента сведений о готовности его информационной системы к обмену по новому формату в программе будет автоматически произведена замена применяемого формата на новый, и последующий обмен будет производиться уже по новому формату;
- выбрать значение, которое будет выгружаться в качестве кода товара (внутренний код или штрихкод);
- добавить в электронный документ дополнительные поля и установить порядок их заполнения.
Для оформления операции реализации товаров необходимо создать и провести документы учетной системы «Реализация (акт, накладная, УПД)» (рис. 3) и «Счет-фактура выданный» (рис. 4) (раздел Продажи — подраздел Продажи).
Для формирования УПД с функцией счета-фактуры и первичного учетного документа, т.е. с функцией УПД(СЧФДОП), необходимо переключатель под табличной частью документа «Реализация (акт, накладная, УПД)» перевести в положение УПД.
До начала формирования электронного УПД(СЧФДОП) в документе «Реализация (акт накладная, УПД)» гиперссылка в строке, отражающей текущее состояние электронного обмена («Состояние ЭДО»), будет содержать значение Не начат.
При установленном переключателе УПД после проведения документа «Реализация (акт, накладная, УПД)» (рис. 3) будет автоматически сформирован документ «Счет-фактура выданный» (рис. 4).
Перейти в новый документ «Счет-фактура выданный» можно:
- из списка связанных документов документа «Реализация (акт, накладная, УПД)» (рис. 3);
- по гиперссылке Все реквизиты формы «Универсальный передаточный документ», которая открывается по гиперссылке строки «УПД» (в данном случае — по гиперссылке 19 от 22.11.2022, код вида операции 01) документа «Реализация (акт, накладная, УПД)».
В новом проведенном документе «Счет-фактура выданный» (рис. 4) все поля будут заполнены автоматически на основании данных документа «Реализация (акт, накладная, УПД)»:
- в строке «Документы-основания» будет стоять гиперссылка на соответствующий документ реализации;
- В строке «Документы об отгрузке» будет размещена гиперссылка . Сведения этой строки предназначены для заполнения с 01.07.2021 строки 5а «Документ об отгрузке» счета-фактуры (пп. «з(1) п. 1 Правил заполнения счета-фактуры, утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137). Автоматически в строке 5а счета-фактуры указываются реквизиты товарной накладной (акта) или УПД, которыми оформляется отгрузка товаров (передача работ, оказание услуг, передача имущественных прав). При необходимости сведения о первичном документе могут быть отредактировать вручную в соответствующей форме, в которую можно перейти по гиперссылке ;
- в поле «Код вида операции» будет отражено значение » 0 1″, которое соответствует отгрузке (передаче) или приобретение товаров (работ, услуг), имущественных прав, включая операции, осуществляемые на основе договоров комиссии, агентских договоров, предусматривающих реализацию и (или) приобретение товаров (работ, услуг), имущественных прав от имени комиссионера (агента) (приложение к приказу ФНС России от 14.03.2016 № ММВ-7-3/136@);
- в табличной части будут указаны реквизиты платежно-расчетного документа на поступившую сумму предоплаты (при ее наличии).
До момента формирования электронного УПД(СЧФДОП) в документе «Счет-фактура выданный»:
- переключатель «Составлен» будет установлен в положение «В электронном виде»;
- в строке «Выставлен (передан контрагенту)» будут отсутствовать флажок и дата выставления;
- в строке, отражающей текущее состояние процесса обмена электронным счетом-фактурой «Состояние ЭДО», будет присутствовать гиперссылка Не начат.
Для того, чтобы внести в электронный УПД(СЧФДОП) необходимую информацию, относящуюся к первичному учетному документу и позволяющую наиболее точно оформить свершившийся факт хозяйственной жизни, нужно перейти по гиперссылкам «Подписи» и » Доставка» (рис. 3) и заполнить открывшиеся формы.
Так, например, в форме «Подписи» (рис. 5) при необходимости можно указать:
- в поле «Представитель» — сведения о лице, уполномоченном подписывать документ со стороны покупателя, а в полях «Доверенность» и «Кто выдал» — основания его полномочий:
- в поле «Ответственный за оформление (для УПД)» — сведения о лице, ответственном за правильность оформления факта хозяйственной жизни (п. 6 ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Однако, в настоящий момент заполнять эти сведения необязательно, так как программа автоматически укажет в качестве ответственного то лицо, которое будет подписывать этот электронный УПД по квалифицированному сертификату ключа проверки электронной подписи.
Если доставку осуществляет сам поставщик, то в форму «Доставка» можно внести:
- в поле «Сопроводительные документы» — сведения, например, о сертификате соответствия, если наличие такого документа предусмотрено условиями договора поставки;
- в поле «Сведения о транспортировке (для УПД)» — при необходимости сведения о грузе (количество мест, вид упаковки, масса нетто/брутто и т.д.);
- флажок для значения «Перевозка автотранспортом» и далее сведения об автомобиле, водителе и грузе, которые используются для оформления транспортной накладной в организации.
При доставке груза транспортной компанией в форме «Доставка» можно указать (рис. 6):
- в поле «Другой» — сведения о привлеченной для доставки транспортной компании;
- в поле «Сопроводительные документы» — сведения, например, о сертификате соответствия, если наличие такого документа предусмотрено условиями договора поставки;
- в поле «Сведения о транспортировке (для УПД)» — реквизиты транспортной накладной, а также при необходимости сведения о грузе (количество мест, вид упаковки, масса нетто/брутто и т.д.).
Для автоматического формирования, подписания и отправки электронного УПД (СЧФДОП) необходимо выбрать команду Отправить электронный документ из списка команд, открываемого по кнопке ЭДО, документа «Реализация (акт, накладная, УПД)» (раздел Продажи — подраздел Продажи) (рис. 7).
Формирование электронного УПД(СЧФДОП) также можно выполнить из списка документов «Текущие дела ЭДО» (раздел Администрирование — подраздел Сервис или раздел Руководителю — подраздел Сервис, или раздел Продажи — подраздел Сервис), выбрав соответствующий документ «Реализация (акт, накладная, УПД)» или «Счет-фактура выданный» из папки «Создать» и выполнив команду Создать, подписать и отправить (рис. 7).
Перейти в список документов «Текущие дела ЭДО» можно из документа «Реализация (акт, накладная, УПД)» (рис. 7) или «Счет-фактура выданный», выполнив команду Текущие дела ЭДО из списка доступных команд, открываемого по кнопке ЭДО.
Перед созданием, подписание и отправкой электронного УПД(СЧФДОП) можно предварительно перейти в форму просмотра документа (рис. 9), выполнив команду Просмотреть электронный документ из списка команд, открываемого по кнопке ЭДО, или по гиперссылке в строке «Состояние ЭДО» Не начат документа «Реализация (акт, накладная, УПД) (рис. 7).
В форме просмотра в строке «Состояние» будет отражена информация о том, что обмен электронным УПД(СЧФДОП) не начат.
Из формы просмотра также можно выполнить подписание и отправку электронного УПД(СЧФДОП) с помощью кнопки Подписать и отправить.
Если у текущего пользователя есть право подписи и сертификат подписи установлен на компьютере, то после выполнения команды Отправить электронный документ из документа «Реализация (акт, накладная, УПД) (рис. 7) или Создать, подписать и отправить из списка «Текущие дела ЭДО» (рис. 8), или Подписать и отправить из формы просмотра (рис. 9) программа подготовит подписанный электронный УПД(СЧФДОП) для отправки.
Если права подписи у пользователя нет, то программа направит сформированный электронный УПД(СЧФДОП) на подпись лицу, имеющему такое право. Тогда подписать сформированный электронный УПД(СЧФДОП) можно будет о кнопке Подписать (или Подписать и отправить, если не установлена отложенная отправка электронных документов), из списка «Текущие дела ЭДО». Также подписать сформированные электронный УПД(СЧФДОП) можно будет из формы просмотра по кнопке Подписать.
Кроме того, подписание сформированных электронных документов лицом, имеющим право электронной подписи, можно произвести из формы «Документы на подпись», в которой указываются сведения о доступном сертификате (доступных сертификатах) (раздел Администрирование — подраздел Электронные документы — список Документы на подпись или раздел Руководителю — подраздел Электронные документы — список Документы на подпись).
Дважды щелкнув по активной строке списка доступных сертификатов или нажав на кнопку Перейти к списку документов, можно открыть список предназначенных для подписания документов «Документы на подпись по сертификату». В списке можно выбрать и отметить флажком определенные документы, подписать и отправить их по команде Подписать и отправить отмеченные (рис. 10).
Непосредственная отправка сформированных и подписанных электронных документов зависит от того, как выполнена настройка электронного обмена.
Если в настройке параметров обмена электронными документами (раздел Администрирование — Обмен электронными документами) в строке «Отложенная отправка электронных документов» отсутствует флажок, то подписанный электронный документ будет незамедлительно автоматически направлен оператору ЭДО (рис. 11).
Если такой флажок присутствует, то фактическая отправка подготовленных электронных документов будет производиться:
- по кнопке Отправить и получить из списка «Текущие дела ЭДО» (раздел Администрирование — подраздел Сервис или раздел Руководителю — подраздел Сервис, или раздел Продажи — подраздел Сервис) (рис. 8);
- из формы просмотра электронного документа по кнопке Отправить или по значку в строке состояния электронного обмена (рис. 9).
При работе информационной базы в режиме клиент-сервер можно установить расписание автоматической отправки электронных документов, выполнив соответствующую настройку параметров обмена электронными документами с контрагентами (раздел Администрирование — Обмен электронными документами — Обмен с контрагентами) (рис. 11).
После отправки электронного УПД(СЧФДОП) на соответствующих закладках формы просмотра можно получить информацию о состоянии обмена всеми документами, сопровождающих обмен данным УПД(СЧФДОП), о подписях и статусах электронного документа, а также ознакомиться с сопроводительной запиской при ее наличии (рис. 12).
После отправки электронного УПД(СЧФДОП) продавец ожидает:
- от оператора ЭДО — подтверждение с указанием даты и времени поступления ему файла УПД(СЧФДОП);
- от покупателя — извещение о получении им УПД(СЧФДОП). Напомним, что согласно п. 19 Порядка обмена, извещение покупателя о получении счета-фактуры не является обязательным документом и формируется покупателем только при взаимном согласии сторон сделки;
- информацию покупателя об оформляемой сделке.
Отправленный УПД(СЧФДОП), в отношении которого ожидается получение перечисленных документов от оператора ЭДО, перекладывается в папку документов «На контроле» формы списка документов «Текущие дела ЭДО» (рис. 13).
Согласно п. 8 Порядка обмена счет-фактура в электронной форме ( в том числе в составе УПД(СЧФДОП)) считается выставленным, если продавцу поступило соответствующее подтверждение оператора ЭДО.
Поэтому до получения подтверждения оператора ЭДО в документе учетной системы «Счет-фактура выданный» будут отсутствовать флажок и дата выставления в строке «Выставлен (передан контрагенту)», а в информационной строке будет указано Ожидается подтверждение оператора (рис. 14).
Обработка подтверждения оператора о получении УПД
Получение документов происходит во время очередного сеанса связи с оператором ЭДО:
- по кнопке Отправить и получить из списка «Текущие дела ЭДО» (рис. 13);
- из строки состояния формы просмотра электронного УПД(СЧФДОП) по значку (рис. 12).
Также можно установить расписание получения электронных документов, выполнив соответствующую настройку параметров обмена электронными документами с контрагентами (раздел Администрирование — Обмен электронными документами) (рис. 11).
Дата поступления файла счета-фактуры оператору ЭДО, которая будет указана в полученном от оператора ЭДО подтверждении, будет считаться датой выставления счета-фактуры в электронной форме (п. 8 Порядка обмена).
Полученное подтверждение оператора ЭДО, как и все служебные электронные документы, отображается в форме просмотра отправленного электронного УПД(СЧФДОП) (рис. 15).
До 01.07.2021 при получении подтверждения оператора ЭДО, продавец в соответствии с п. 2.7 Порядка обмена, утв. приказом Минфина России от 10.11.2015 № 174н (действовал до 01.07.2021) должен был сформировать, подписать и отправить извещение о получении подтверждения оператора ЭДО. С 01.07.2021 в связи с началом применения Порядка обмена, утв. Приказом № 14н, у продавца отсутствует обязанность формировать извещение о получении подтверждения оператора ЭДО.
В настоящее время в учетных решениях автоматически формируется извещение о получении подтверждения оператора ЭДО (рис. 16).
Если у текущего пользователя есть право подписи и сертификат подписи установлен на компьютере, то извещение о получении подтверждения будет также автоматически подписано и отправлено оператору ЭДО. Если у текущего пользователя права подписи нет, то сформированное извещение будет направлено на подпись лицу, имеющему такое право.
После получения подтверждения оператора ЭДО в документе «Счет-фактура выданный» в поле «Выставлен» проставляется флажок и дата выставления, соответствующая подтверждению оператора ЭДО (рис. 17).
Если сторонами сделки согласовано формирование покупателем извещения о получении им УПД(СЧФДОП) в соответствии с п. 19 Порядка обмена, то до получения такого извещения в информационной строке состояния ЭДО документа «Реализация (акт, накладная, УПД) и «Счет-фактура выданный» будет отражена информация «Ожидается извещение о получении» (рис. 17).
Таким образом, счет-фактура № 19 от 22.11.2022, выставленный покупателю согласно подтверждению Оператора ЭДО (рис. 15) 22.11.2022, будет зарегистрирован в книге продаж за 4 квартал 2022 года (рис. 18).
Получение извещения от покупателя о получении УПД (по соглашению сторон) и информации об оформляемой сделке
Пунктом 19 Порядка обмена,предусмотрено, что покупатель по взаимному согласию с продавцом может формировать извещение о получении счета-фактуры, т.е. УПД(СЧФДОП).
Получение продавцом такого извещения покупателя происходит при очередном сеансе связи с оператором ЭДО (рис. 19).
Получение от покупателя извещения о получении УПД(СЧФДОП) также сопровождается подтверждением оператора ЭДО с указанием даты и времени направления продавцу извещения покупателя о получении файла УПД(СЧФДОП) (рис. 20).
При реализации товаров продавец должен получить информацию покупателя об оформляемой операции — УПД(информация покупателя).
Получение продавцом такого электронного УПД(информации покупателя) происходит при очередном сеансе связи с оператором ЭДО (рис. 21).
Получение от покупателя УПД(информации покупателя) также сопровождается подтверждением оператора ЭДО с указанием даты и времени направления продавцу файла УПД(информации покупателя) (рис. 22).
После получения от оператора ЭДО информации покупателя об оформляемом факте хозяйственной жизни обмен электронным УПД(СЧФДОП) будет завершен.
Документ УПД(СЧФДОП) будет удален из папки документов «На контроле» формы списка документов «Текущие дела ЭДО» (рис. 13).
В документах «Реализация (акт, накладная, УПД)» и «Счет-фактура выданный» в информационной строке «Состояние ЭДО» появится статус Завершен (рис. 23).
Перейдя по гиперссылке Завершен в строке «Состояние ЭДО» в форму просмотра документа УПД(СЧФДОП) можно удостовериться, что документ подписан обеими сторонами сделки, а также что все документы, сопровождающие обмен УПД(СЧФДОП), получены и отправлены (рис. 24).
В УПД(информаци я покупателя) в строке «Дата получения (приемки)», отражающей произошедший факт хозяйственной жизни, будет указана дата «22.11.2022» (рис. 21). Это полностью соответствует п. 8 ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете», утв. приказом Минфина России от 16.04.2021 № 62н.
Также из формы просмотра по кнопке Выгрузить можно выполнить сохранение электронного УПД(СЧФДОП) (в формате PDF, для представления в ФНС, документооборот целиком).
Как отправить по эдо упд из 1с
Дата публикации 19.04.2022
Использован релиз 3.0.109
Для выставления электронного документа (УПД) с функцией счета-фактуры и документа об оказании длящейся услуги продавец должен выполнить следующие действия:
- Сформировать, подписать и отправить УПД.
- Обработать подтверждение оператора о получении УПД.
- Получить от покупателя извещение о получении УПД (по соглашению сторон) и информацию об оформляемой сделке.
Формирование, подписание и отправка УПД
Договором аренды может быть предусмотрено ежемесячное оформление подтверждения факта аренды имущества путем составления двустороннего первичного документа. Согласно разъяснениям ФНС России, в этом случае стороны договора вправе использовать универсальный передаточный документ (УПД) (письмо ФНС России от 24.11.2015 № ЕД-4-15/20487), в том числе составленный в электронной форме.
Выставление электронного УПД с функцией счета-фактуры и первичного учетного документа производится по формату, утвержденному приказом ФНС России от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@ «Об утверждении формата счета-фактуры, формата представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг), включающего в себя счет-фактуру, и формата представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг) в электронной форме» (далее — Приказ № 820), т.е. в формате УПД(СЧФДОП).
Обмен электронным УПД(СЧФДОП) производится в соответствии с Порядком выставления и получения счетов-фактур в электронной форме, утв. приказом Минфина России от 05.02.2021 № 14н (далее — Порядок обмена, утв. Приказом № 14н).
Перед формированием электронного УПД(СЧФДОП) необходимо из формы «Настройки ЭДО», находясь на закладке «Настройки отправки» (раздел Администрирование — Обмен электронными документами — Настройки ЭДО) и дважды кликнув по строке, отражающей ЭДО с конкретным контрагентом, перейти в форму «Настройки отправки документов» и проверить наличие флажка в строке с «Акты, накладные, счета-фактуры».
В графе «Регламент ЭДО» формы «Настройки отправки документов» необходимо уточнить применяемый порядок обмена электронным УПД(СЧФДОП) (рис. 2):
- флажок «Ожидать ответную подпись» устанавливается в том случае, если в соответствии с гражданским законодательством РФ или по согласованию сторон требуется составление двустороннего документа, удостоверяющего приемку;
- флажок «Ожидать извещение о получении» устанавливается в том случае, если по взаимному согласию сторон обмена формируется извещение о получении УПД согласно п. 19 Порядка обмена, утв. Приказом № 14н. Если стороны не согласовали применение дополнительного документа — Извещения о получении, то флажок следует снять.
Для оформления оказания услуги по аренде помещения необходимо создать и провести документы учетной системы «Реализация (акт, накладная, УПД)» (рис. 3) и «Счет-фактура выданный» (рис. 4) (раздел Продажи — подраздел Продажи).
Для формирования УПД с функцией счета-фактуры и первичного учетного документа, т.е. с функцией УПД(СЧФДОП), необходимо переключатель под табличной частью документа «Реализация (акт, накладная, УПД)» перевести в положение УПД.
Поскольку длящаяся услуга по аренде помещения оказывалась в марте, то в учете она подлежит отражению последним днем того периода, к которому относится, вне зависимости от даты составления первичного учетного документа (Рекомендация Р-62/2015-КпР (принята 20.05.2015); письмо Минфина России от 28.04.2016 № 03-03-06/1/24705; п. 5 и п. 12 ПБУ 9/99, утв. приказом Минфина России от 06.05.1999 № 32н).
Так как в документе учетной системы «Реализация (акт, накладная, УПД)» присутствует только одна дата и в качестве даты отражения операции в учете, и в качестве даты оформления первичного учетного документа, то в строке с номером и датой документа в поле «от» целесообразно указать дату «31.03.2022».
До начала формирования электронного УПД(СЧФДОП) в документе «Реализация (акт накладная, УПД)» гиперссылка в строке, отражающей текущее состояние электронного обмена («Состояние ЭДО»), будет содержать значение Не начат.
При оказании длящихся услуг моментом определения налоговой базы по НДС является наиболее ранняя из дат: день получения оплаты (частичной оплаты) в счет предстоящего оказания услуги или последний день налогового периода (квартала), в котором оказывается услуга (письмо Минфина России от 28.02.2013 № 03-07-11/5941, письмо ФНС России от 28.04.2007 № ШТ-6-03/360@). Если договором аренды период оказания услуги установлен как календарный месяц, то правомерным является определение налоговой базы по НДС на последний день каждого календарного месяца. При этом согласно п. 3 ст. 168 НК РФ счета-фактуры должны выставляться не позднее пяти календарных дней со дня оказания услуги.
При установленном переключателе УПД после проведения документа «Реализация (акт, накладная, УПД)» (рис. 3) будет автоматически сформирован документ «Счет-фактура выданный» (рис. 4).
Перейти в новый документ «Счет-фактура выданный» можно:
- из списка связанных документов документа «Реализация (акт, накладная, УПД)»;
- по гиперссылке Все реквизиты формы «Универсальный передаточный документ», которая открывается по гиперссылке строки «УПД» (в данном случае — по гиперссылке 8 от 31.03.2022, код вида операции 01) документа «Реализация (акт, накладная, УПД)».
В новом проведенном документе «Счет-фактура выданный» (рис. 4) все поля будут заполнены автоматически на основании данных документа «Реализация (акт, накладная, УПД)»:
- в строке с номером и датой счета-фактуры в поле «от» будет стоять дата, аналогичная дате документа «Реализация (акт, накладная, УПД) и соответствующая моменту определения налоговой базы по НДС, т.е. «31.03.2022»;
- в строке «Документы-основания» будет стоять гиперссылка на соответствующий документ реализации;
- в поле «Код вида операции» будет указано значение «01», которое соответствует отгрузке (передаче) товаров (работ, услуг), имущественных прав согласно Приложению к приказу ФНС России от 14.03.2016 № ММВ-7-3/136@;
- в табличной части будут указаны реквизиты платежно-расчетного документа на поступившую сумму предоплаты (при ее наличии).
До момента формирования электронного УПД(СЧФДОП) в документе «Счет-фактура выданный»:
- переключатель «Составлен» будет установлен в положение «В электронном виде»;
- в строке «Выставлен (передан контрагенту)» будут отсутствовать флажок и дата выставления;
- в строке, отражающей текущее состояние процесса обмена электронным счетом-фактурой «Состояние ЭДО», будет присутствовать гиперссылка Не начат.
Для того, чтобы внести в электронный УПД(СЧФДОП) необходимую информацию, относящуюся к первичному учетному документу и позволяющую наиболее точно оформить свершившийся факт хозяйственной жизни, нужно перейти по гиперссылке «Реквизиты продавца и покупателя» (рис. 3) и заполнить открывшуюся форму (рис. 5):
- в поле «Представитель» можно, при необходимости, указать сведения о лице, уполномоченном подписывать документ со стороны покупателя, а в поле «На основании» — основания его полномочий:
- в поле «Ответственный за оформление (для УПД)» — сведения о лице, ответственном за правильность оформления факта хозяйственной жизни (п. 6 ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Однако, в настоящий момент заполнять эти сведения необязательно, так как программа автоматически укажет в качестве ответственного то лицо, которое будет подписывать этот электронный УПД по квалифицированному сертификату ключа проверки электронной подписи.
Для автоматического формирования, подписания и отправки электронного УПД(СЧФДОП) необходимо выбрать команду Отправить электронный документ из списка команд, открываемого по кнопке ЭДО документа «Реализация (акт, накладная, УПД)» (рис. 6).
Формирование электронного УПД(СЧФДОП) также можно выполнить из списка документов «Текущие дела ЭДО» (раздел Администрирование — подраздел Сервис или раздел Руководителю — подраздел Сервис, или раздел Продажи — подраздел Сервис), выбрав соответствующий документ «Реализация (акт, накладная, УПД)» или «Счет-фактура выданный» из папки «Создать» и выполнив команду Создать, подписать и отправить (рис. 7).
Перейти в список документов «Текущие дела ЭДО» можно из документа «Реализация (акт, накладная, УПД)» или «Счет-фактура выданный», выполнив команду Текущие дела ЭДО из списка доступных команд, открываемого по кнопке ЭДО (рис. 6).
Перед созданием, подписание и отправкой электронного УПД(СЧФДОП) можно предварительно перейти в форму просмотра документа (рис. 8), выполнив команду Просмотреть электронный документ из списка команд, открываемого по кнопке ЭДО, или по гиперссылке в строке «Состояние ЭДО» Не начат документа «Реализация (акт, накладная, УПД) (рис. 6).
В форме просмотра в строке «Состояние» будет отражена информация о том, что обмен электронным счетом-фактурой не начат.
Из формы просмотра также можно выполнить подписание и отправку электронного счета-фактуры с помощью кнопки Подписать и отправить.
Если у текущего пользователя есть право подписи и сертификат подписи установлен на компьютере, то после выполнения команды Отправить электронный документ из документа «Реализация (акт, накладная, УПД) (рис. 6) или Создать, подписать и отправить из списка «Текущие дела ЭДО» (рис. 7), или Подписать и отправить из формы просмотра (рис. 8) программа подготовит подписанный электронный УПД(СЧФДОП) для отправки.
Если права подписи у пользователя нет, то программа направит сформированный электронный УПД(СЧФДОП) на подпись лицу, имеющему такое право. Тогда подписать сформированный электронный УПД(СЧФДОП) можно будет о кнопке Подписать (или Подписать и отправить, если не установлена отложенная отправка электронных документов), из списка «Текущие дела ЭДО». Также подписать сформированные электронный УПД(СЧФДОП) можно будет из формы просмотра по кнопке Подписать.
Кроме того, подписание сформированных электронных документов лицом, имеющим право электронной подписи, можно произвести из формы «Документы на подпись», в которой указываются сведения о доступном сертификате (доступных сертификатах) (раздел Администрирование — подраздел Электронные документы — список Документы на подпись или раздел Руководителю — подраздел Электронные документы — список Документы на подпись).
Дважды щелкнув по активной строке списка доступных сертификатов или нажав на кнопку Перейти к списку документов, можно открыть список предназначенных для подписания документов «Документы на подпись по сертификату». В списке можно выбрать и отметить флажком определенные документы, подписать и отправить их по команде Подписать и отправить отмеченные (рис. 7).
Непосредственная отправка сформированных и подписанных электронных документов зависит от того, как выполнена настройка электронного обмена.
Если в настройке параметров обмена электронными документами (раздел Администрирование — Обмен электронными документами) в строке «Отложенная отправка электронных документов» отсутствует флажок, то подписанный электронный документ будет незамедлительно автоматически направлен оператору ЭДО (рис. 11).
Если такой флажок присутствует, то фактическая отправка подготовленных электронных документов будет производиться:
- по кнопке Отправить и получить из списка «Текущие дела ЭДО» (раздел Администрирование — подраздел Сервис или раздел Руководителю — подраздел Сервис, или раздел Продажи — подраздел Сервис) (рис. 7);
- из формы просмотра электронного документа по кнопке Отправить или по значку в строке состояния электронного обмена (рис. 8).
При работе информационной базы в режиме клиент-сервер можно установить расписание автоматической отправки электронных документов, выполнив соответствующую настройку параметров обмена электронными документами с контрагентами (раздел Администрирование — Обмен электронными документами — Обмен с контрагентами) (рис. 11).
После отправки электронного УПД(СЧФДОП) на соответствующих закладках формы просмотра можно получить информацию о состоянии обмена всеми документами, сопровождающих обмен данным УПД(СЧФДОП), о подписях и статусах электронного документа, а также ознакомиться с сопроводительной запиской при ее наличии (рис. 12).
После отправки электронного УПД(СЧФДОП) продавец ожидает:
- от оператора ЭДО — подтверждение с указанием даты и времени поступления ему файла УПД(СЧФДОП);
- от покупателя — извещение о получении им УПД(СЧФДОП). Напомним, что согласно п. 19 Порядка обмена, утв. Приказом » 14н, извещение покупателя о получении счета-фактуры не является обязательным документом и формируется покупателем только при взаимном согласии сторон сделки;
- информацию покупателя об оформляемой сделке.
Отправленный УПД(СЧФДОП), в отношении которого ожидается получение перечисленных документов от оператора ЭДО, перекладывается в папку документов «На контроле» формы списка документов «Текущие дела ЭДО» (рис. 13).
Согласно п. 8 Порядка обмена, утв. Приказом № 14н, счет-фактура в электронной форме (в составе УПД(СЧФДОП)) считается выставленным, если продавцу поступило соответствующее подтверждение оператора ЭДО.
Поэтому до получения подтверждения оператора ЭДО в документе учетной системы «Счет-фактура выданный» будут отсутствовать флажок и дата выставления в строке «Выставлен (передан контрагенту)», а в информационной строке будет указано Ожидается подтверждение оператора (рис. 14).
Обработка подтверждения оператора о получении УПД
Получение документов происходит во время очередного сеанса связи с оператором ЭДО:
- по кнопке Отправить и получить из списка «Текущие дела ЭДО» (рис. 13);
- из строки состояния формы просмотра электронного счета-фактуры по значку (рис. 12).
Также можно установить расписание получения электронных документов, выполнив соответствующую настройку параметров обмена электронными документами с контрагентами (раздел Администрирование — Обмен электронными документами) (рис. 11).
Дата поступления файла счета-фактуры оператору ЭДО, которая будет указана в полученном от оператора ЭДО подтверждении, будет считаться датой выставления счета-фактуры в электронной форме (п. 8 Порядка обмена, утв. Приказом № 14н).
Полученное подтверждение оператора ЭДО, как и все служебные электронные документы, отображается в форме просмотра отправленного электронного УПД(СЧФДОП) (рис. 15).
До 01.07.2021 при получении подтверждения оператора ЭДО, продавец в соответствии с п. 2.7 Порядка обмена, утв. приказом Минфина России от 10.11.2015 № 174н (действовал до 01.07.2021) должен был сформировать, подписать и отправить извещение о получении подтверждения оператора ЭДО. С 01.07.2021 в связи с началом применения Порядка обмена, утв. Приказом № 14н, у продавца отсутствует обязанность формировать извещение о получении подтверждения оператора ЭДО.
В настоящее время в учетных решениях автоматически формируется извещение о получении подтверждения оператора ЭДО (рис. 16).
Если у текущего пользователя есть право подписи и сертификат подписи установлен на компьютере, то извещение о получении подтверждения будет также автоматически подписано и отправлено оператору ЭДО. Если у текущего пользователя права подписи нет, то сформированное извещение будет направлено на подпись лицу, имеющему такое право.
После получения подтверждения оператора ЭДО в документе «Счет-фактура выданный» в поле «Выставлен» проставляется флажок и дата выставления, соответствующая подтверждению оператора ЭДО (рис. 17).
Если сторонами сделки согласовано формирование покупателем извещения о получении им УПД(СЧФДОП) в соответствии с п. 19 Порядка обмена, утв. Приказом № 14н, то до получения такого извещения в информационной строке состояния ЭДО документа «Реализация (акт, накладная, УПД) и «Счет-фактура выданный» будет отражена информация «Ожидается извещение о получении» (рис. 17).
Следует отметить, что выставление счета-фактуры за пределами установленного п. 3 ст. 168 НК РФ пятидневного срока не оказывает влияния на момент определения налоговой базы и не является препятствием для заявления покупателем (арендатором) права на налоговый вычет (письмо Минфина России от 23.12.2016 № 03-03-06/3/77429).
Таким образом, счет-фактура № 8 от 31.03.2022, выставленный покупателю согласно подтверждению Оператора ЭДО (рис. 15) 01.04.2022, будет зарегистрирован в книге продаж за 1 квартал 2022 года (рис. 18).
Получение извещения от покупателя о получении УПД (по соглашению сторон) и информации об оформляемой сделке
Пунктом 19 Порядка обмена, утв. Приказом № 14н, предусмотрено, что покупатель по взаимному согласию с продавцом может формировать извещение о получении счета-фактуры, т.е. УПД(СЧФДОП).
Получение продавцом такого извещения покупателя происходит при очередном сеансе связи с оператором ЭДО (рис. 19).
Получение от покупателя извещения о получении УПД(СЧФДОП) также сопровождается подтверждением оператора ЭДО с указанием даты и времени направления продавцу извещения покупателя о получении файла УПД(СЧФДОП) (рис. 20).
При оказании длящейся услуги по аренде помещения согласно договоренности сторон продавец должен получить информацию покупателя об оформляемой операции — УПД(информация покупателя).
Получение продавцом такого электронного УПД(информации покупателя) происходит при очередном сеансе связи с оператором ЭДО (рис. 21).
Получение от покупателя УПД (информации покупателя) также сопровождается подтверждением оператора ЭДО с указанием даты и времени направления продавцу файла УПД (информация покупателя) (рис. 22).
После получения от оператора ЭДО информации покупателя об оформляемом факте хозяйственной жизни обмен электронным УПД(СЧФДОП) будет завершен.
Документ УПД(СЧФДОП) будет удален из папки документов «На контроле» формы списка документов «Текущие дела ЭДО» (рис. 13).
В документах «Реализация (акт, накладная, УПД)» и «Счет-фактура выданный» в информационной строке «Состояние ЭДО» появится статус Завершен (рис. 23).
Несмотря на то, что файл информации покупателя сформирован, подписан и отправлен покупателем (арендатором), а также получен продавцом (арендодателем) 05.04.2022, операция по оказанию длящейся услуги по аренде помещения за март 2022 года правомерно будет отражена в учете продавца (арендодателя) последним днем того периода, к которому относится, т.е. 31.03.2022 (Рекомендация Р-62/2015-КпР (принята 20.05.2015); письмо Минфина России от 28.04.2016 № 03-03-06/1/24705; п. 5 и п. 12 ПБУ 9/99, утв. приказом Минфина России от 06.05.1999 № 32н).
В УПД(информации покупателя) в строке «Дата получения (приемки)», отражающей произошедший факт хозяйственной жизни (оказание услуг по аренде помещения), будет указана дата «31.03.2022» (рис. 21). Это полностью соответствует п. 8 ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете», утв. приказом Минфина России от 16.04.2021 № 62н.
Перейдя по гиперссылке Завершен в строке «Состояние ЭДО» в форму просмотра документа УПД(СЧФДОП) можно удостовериться, что документ подписан обеими сторонами сделки, а также что все документы, сопровождающие обмен УПД(СЧФДОП), получены и отправлены (рис. 24).
Также из формы просмотра по кнопке Выгрузить можно выполнить сохранение электронного УПД(СЧФДОП) (в формате PDF, для представления в ФНС, документооборот целиком).
Настройка отправки по договорам
В процессе обмена электронными документами пользователи сталкиваются с необходимостью отправки документов в разных форматах, а также на различные идентификаторы участника ЭДО контрагента. В системе реализована возможность разграничить настройки отправки в разрезе договоров. Предварительно следует установить флаг в поле «Учёт по договорам» в функциональности программы (Администрирование – Функциональность – Учёт по договорам).
После активации учёта по договорам стала доступна возможность создания настройки отправки согласно представленным ниже вариантам:
1. С использованием одного идентификатора участника ЭДО контрагента.
Если при работе с покупателем требуется отправлять документы в разных форматах, то настройки отправки документов с данным контрагентом следует разграничить в разрезе договоров. Для этого необходимо перейти в Справочники – Контрагенты, выбрать из списка необходимого контрагента, затем нажать ЭДО – настройки отправки документов.

В открывшемся окне отображается одна действующая настройка по всем договорам. Для создания настройки отправки по определенному договору необходимо нажать «Создать по договору».

В настройках отправки документов требуется указать соответствующий договор с покупателем.

Затем следует выполнить настройку форматов исходящих электронных документов, в зависимости от соглашения с контрагентом. После чего нажать «Записать и закрыть».
Более подробно о том, как сменить форматы исходящих электронных документов, можно ознакомиться, перейдя по ссылке http://1c-edo.ru/handbook/22/4116/

В настройках отправки документов контрагенту появилась ещё одна запись по определенному договору.

В настройках ЭДО отображаются две записи с одинаковыми идентификаторами участников ЭДО, разграниченные в разрезе договоров. Для каждой настройки отправки можно отдельно выставить форматы исходящих электронных документов.

Если в документе учётной системы указан тот же договор, что и в созданной настройке отправки с данным контрагентом, электронный документ будет сформирован по настройке для данного договора.

Если указано значение, отличное от того, что и в настройке отправки с данным контрагентом, то электронный документ будет сформирован по настройке для всех договоров.
2. С использованием разных идентификаторов участника ЭДО контрагента.
Если покупатель использует несколько идентификаторов участника ЭДО, то настройки отправки документов с данным контрагентом, следует разграничить в разрезе договоров.
На вкладке «Приглашения» Архива ЭДО можно увидеть, что с одним контрагентом принято два приглашения к обмену электронными документами с разными идентификаторами участника ЭДО контрагента.
Однако в настройках отправки отображается одна (первая) запись, которая используется по всем договорам. Чтобы пользователь мог отправлять документы на второй идентификатор, следует вручную создать соответствующую настройку отправки в разрезе определенного договора.
Для этого необходимо перейти в Справочники – Контрагенты, выбрать из списка необходимого контрагента, затем нажать ЭДО – настройки отправки документов.
В открывшемся окне отображается одна действующая настройка по всем договорам с соответствующим идентификатором участника ЭДО контрагента. Для создания настройки отправки по определенному договору необходимо нажать «Создать по договору».
В настройках отправки документов требуется выбрать учётную запись контрагента с соответствующим идентификатором участника ЭДО.
! Зелёный индикатор свидетельствует о том, что в информационной базе имеется принятое приглашение.
Затем следует указать соответствующий договор с покупателем и выполнить настройку форматов исходящих электронных документов, в зависимости от соглашения с контрагентом. После чего нажать «Записать и закрыть».
Более подробно о том, как сменить форматы исходящих электронных документов, можно ознакомиться, перейдя по ссылке http://1c-edo.ru/handbook/22/4116/
В настройках отправки документов контрагенту появилась ещё одна запись по определенному договору.
В настройках ЭДО отображаются две записи с разными идентификаторами участников ЭДО разграниченные в разрезе договоров. Для каждой настройки отправки можно отдельно выставить форматы исходящих электронных документов.
Если в документе учета указан тот же договор, что и в настройке отправки с данным контрагентом, то электронный документ будет сформирован на соответствующий идентификатор участника ЭДО контрагента.
Если указано значение, отличное от того, что и в настройке отправки с данным контрагентом, то электронный документ будет сформирован по настройке для всех договоров с соответствующим идентификатором участника ЭДО контрагента.
Если необходимо проверить, по какой настройке будет отправлен документ, то после его создания следует перейти по ссылке «Настройки отправки» в форме предварительного просмотра документа. Если документ был отправлен, то для просмотра идентификатора контрагента следует перейти по ссылке «Карточка документа».
Также вам может быть интересно:
Как отправить по эдо упд из 1с
Дата публикации 19.04.2022
Использован релиз 3.0.109
При получении от продавца электронного документа (УПД) с функцией счета-фактуры и документа об оказании длящейся услуги покупатель должен выполнить следующие действия:
- Получить и отразить в учете входящий УПД.
- Сформировать и отправить продавцу извещение о получении УПД (по соглашению сторон)
- Сформировать и отправить продавцу информацию об оформляемой сделке.
Получение и отражение в учете входящего УПД
Договором аренды может быть предусмотрено ежемесячное оформление подтверждения факта аренды имущества путем составления двустороннего первичного документа. Согласно разъяснениям ФНС России, в этом случае стороны договора вправе использовать универсальный передаточный документ (УПД) (письмо ФНС России от 24.11.2015 № ЕД-4-15/20487), в том числе составленный в электронной форме.
Выставление электронного УПД с функцией счета-фактуры и первичного учетного документа производится по формату, утвержденному приказом ФНС России от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@ «Об утверждении формата счета-фактуры, формата представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг), включающего в себя счет-фактуру, и формата представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг) в электронной форме» (далее — Приказ № 820), т.е. в формате УПД(СЧФДОП).
Обмен электронным УПД(СЧФДОП) производится в соответствии с Порядком выставления и получения счетов-фактур в электронной форме, утв. приказом Минфина России от 05.02.2021 № 14н (далее — Порядок обмена, утв. Приказом № 14н).
Получение электронного УПД(СЧФДОП) от продавца происходит по команде Отправить и получить из формы списка документов «Текущие дела ЭДО», открываемого по гиперссылка панели команд Текущие дела ЭДО (раздел Администрирование — подраздел Сервис или раздел Руководителю — подраздел Сервис, или раздел Продажи — подраздел Сервис) (рис. 1).
Также можно установить расписание получения электронных документов, выполнив соответствующую настройку параметров обмена электронными документами с контрагентами (раздел Администрирование — Обмен электронными документами) (рис. 2).
Полученный электронный УПД(СЧФДОП) автоматически помещается в папку «Отразить в учете» формы списка документов «Текущие дела ЭДО» (рис. 3).
В случае, если в настройках ЭДО (раздел Администрирование — Обмен электронными документами — Обмен с контрагентами — Настройки ЭДО) дополнительно установлен флажок для значения «Отправлять входящие документы на утверждение» (рис. 2), то поступивший УПД(СЧФДОП) будет помещен также в папку «Утвердить» списка входящих документов формы «Текущие дела ЭДО».
Для настройки отражения поступающих электронных документов в учетной системе из формы «Настройки ЭДО» (раздел Администрирование — Обмен электронными документами — Обмен с контрагентами — Настройки ЭДО), находясь на закладке «Настройки получения» и дважды щелкнув по строке, отражающей ЭДО с конкретным контрагентом, необходимо перейти в форму «Настройка отражения документов в учете» и выбрать один из способов обработки поступающих электронных документов: «Автоматически»; «Вручную в форме электронного документа»; «Не отражать» (рис. 4).
При этом для первичных документов можно детализировать порядок автоматического способа обработки:
- использовать возможности программы по автоматическому определению вида документа поступления («Автоматически — Определяется программой»);
- закрепить выбор конкретного вида документа поступления («Автоматически — Поступление услуг»; «Автоматически — Поступление услуг аренды»; » Автоматически — Поступление услуг лизинга»; «Автоматически — Поступление услуг факторинга»; «Автоматически — Поступление доп. расходов»; «Автоматически — Поступление из переработки»).
Если в графе «Способ обработки» формы «Настройка отражения документов в учете» будет установлено значение «Автоматически», то при получении электронного документа в программе будет сразу автоматически сформирован соответствующий документ учета, а в графе «Отражение в учете» списка входящих документов «Текущие дела ЭДО» появится гиперссылка на новый автоматически созданные документ.
Таким образом, при выборе автоматического способа отражения (рис. 4) при получении УПД(СЧФДОП) будут созданы два документа учета: «Поступление (акт, накладная, УПД)» и «Счет-фактура полученный». При этом в соответствующей активной строке в графе «Отражение в учете» списка документов «Текущие дела ЭДО» появится гиперссылка на автоматически созданные документы — 2 документа (рис. 3).
Если в настройках получения будет стоять способ обработки «Вручную в форме электронного документа», то при получении электронного документа в папке «Отразить в учете» в графе «Отражение в учете» будет стоять гиперссылка со значением Создать документы, при переходе по которой откроется форма «Подбор документов учета», в которой можно по кнопке Создать сформировать соответствующий документ в учетной системе или по кнопке Подобрать соотнести полученный электронный документ с соответствующим документом учетной системы (рис. 5).
Перейти в форму просмотра поступившего УПД(СЧФДОП) (рис. 6) можно с помощью двойного щелчка по активной строке списка документов «Текущие дела ЭДО» (кроме графы «Отражение в учете») (рис. 3)
На соответствующих закладках формы просмотра поступившего электронного УПД отражается информация о подписях и статусах электронного документа (рис. 7), а также текст сопроводительной записки при ее наличии.
Открыть новый созданный документ учетной системы «Поступление (акт, накладная, УПД)» можно:
- по гиперссылке в строке «Документы учета» из формы просмотра поступившего электронного УПД (рис. 6);
- по гиперссылке в графе «Отражение в учете» в активной строке списка документов «Текущие дела ЭДО» (рис. 3);
- из формы учета полученных документов «Поступление (акты, накладные, УПД)» (раздел Покупки — подраздел Покупки).
В новом документе «Поступление (акт, накладная, УПД)» (рис. 8), сформированном на основании полученного электронного УПД(СЧФДОП), будут автоматически заполнены сведения:
- о реквизитах полученного документа (номер и дата составления);
- о продавце (поле «Контрагент»);
- о стоимости услуги по аренде помещения и сумме предъявленного входного НДС.
Перед проведением документа «Поступление (акт, накладная, УПД)» необходимо заполнить поле «Договор».
Текущее состояние обменного процесса в отношении полученного электронного УПД(СЧФДОП) отражается в информационной строке документа «Состояние ЭДО», где будет размещена гиперссылка Требуется утверждение.
Поскольку электронный документ поступил в организацию 04.04.2022, то и новый документ учетной системы «Поступление (акт, накладная, УПД)» будет автоматически сформирован датой 04.04.2022. В то же время поскольку услуга по аренде помещения фактически оказывалась в марте 2022 года (о чем свидетельствует и содержание графы «Номенклатура» табличной части), то в учете арендатора такая услуга должна отражаться в периоде ее оказания независимо от даты выставления и получения соответствующего первичного учетного документа (Рекомендация Р-62/2015-КпР (принята 20.05.2015), письма Минфина России от 27.07.2015 № 03-03-05/42971, от 28.04.2016 № 03-03-06/1/24705). Поэтому необходимо в автоматически сформированном документе «Поступление (акт, накладная, УПД)» вручную заменить дату в поле «от» в строке с номером и датой регистрации документа в учетной системе на «31.03.2022» (рис. 9).
Также в учетной системе на основании поступившего электронного УПД(СЧФДОП) будет автоматически сформирован документ «Счет-фактура полученный».
Перейти в новый документ «Счет-фактура полученный» (рис. 10) можно:
- по гиперссылке Все реквизиты формы «Универсальный передаточный документ», которая открывается по гиперссылке строки УПД (в данном случае — 8 от 31.03.2022, код вида операции 01, вычет НДС отражен в книге покупок) документа «Поступление (акт, накладная, УПД)» (рис. 10);
- по гиперссылке в строке «Документ учета» из формы просмотра поступившего электронного УПД(СЧФДОП) (рис. 6);
- из формы учета полученных документов «Счета-фактуры полученные» (раздел Покупки — подраздел Покупки).
В новом документе «Счет-фактура полученный», сформированном на основании полученного электронного УПД(СЧФДОП), будут автоматически заполнены сведения:
- о продавце (поле «Контрагент»);
- о номере и дате составления входящего счета-фактуры (поля «Счет-фактура №» и «от»);
- о стоимости приобретенных товаров (работ, услуг) и сумме предъявленного НДС.
В поле «Получен» будет проставлена дата фактического поступления в организацию файла электронного счета-фактуры (электронного УПД(СЧФДОП)), т.е. 04.04.2022.
В строке «Документы-основания» будет размещена гиперссылка на соответствующий документ поступления, автоматически сформированный также на основании поступившего электронного УПД(СЧФДОП).
В строке «Способ получения» будет проставлена отметка для значения «В электронном виде».
Текущее состояние обменного процесса в отношении полученного электронного УПД(СЧФДОП) будет также отражено в информационной строке «Состояние ЭДО» документа «Счет-фактура полученный», где будет размещена гиперссылка Требуется утверждение.
Покупатель получает от оператора ЭДО не только входящий УПД(СЧФДОП), но и подтверждение даты отправки файла УПД(СЧФДОП) ему оператором (п. 9 Порядка обмена, утв. Приказом № 14н).
Дата направления, указанная в этом подтверждении оператора ЭДО (рис. 11), будет признаваться датой получения счета-фактуры покупателем (п. 1.11 Порядка обмена, утв. Приказом № 14н).
Дата отправки оператором ЭДО файла электронного счета-фактуры (электронного УПД(СЧФДОП)) должна быть отражена в строке «Получен» документа «Счет-фактура полученный» (рис. 10). Если автоматически проставленная дата отличается от указанной в подтверждении Оператора ЭДО, то ее следует уточнить.
Согласно п. 1.1 ст. 172 НК РФ при получении счета-фактуры покупателем от продавца товаров (работ, услуг), имущественных прав после завершения налогового периода, в котором эти товары (работы, услуги), имущественные права приняты на учет, но до срока представления налоговой декларации по НДС покупатель вправе принять к вычету сумму НДС в отношении таких товаров (работ, услуг), имущественных прав начиная с того налогового периода, в котором указанные товары (работы, услуги), имущественные права были приняты на учет.
При этом налоговые вычеты могут быть заявлены в налоговых периодах в пределах трех лет после принятия на учет приобретенных товаров (работ, услуг), имущественных прав или товаров, ввезенных им на территорию РФ.
Следовательно, счет-фактура № 8 от 31.03.2022 по услуге аренды помещения за март 2022 года, полученный покупателем (арендатором) согласно подтверждению Оператора ЭДО 01.04.2022, может быть зарегистрирован в книге покупок уже в 1 квартале 2022 года.
Если в поле «Отразить вычет НДС в книге покупок датой получения» документа «Счет-фактура полученный» будет проставлен флажок (рис. 10), то поступивший счет-фактура будет зарегистрирован в книге покупок налогового периода его фактического получения, т.е. 2 квартала 2022 года (п. 1.1 ст. 172 НК РФ, п. 2 Правил ведения книги покупок, утв. Постановлением № 1137).
Для заявления налогового вычета в 1 квартале 2022 года, а не в периоде фактического получения счета-фактуры в составе электронного УПД(СЧФДОП), необходимо снять флажок в строке «Отразить вычет НДС в книге покупок датой получения» (рис. 10). Далее заявление налогового вычета следует производить с помощью регламентного документа «Формирование записей книги покупок» (раздел Операции — подраздел Закрытие периода — Регламентные операции НДС) (рис. 12).
Таким образом, поступивший электронный счет-фактура в составе УПД(СЧФДОП) будет зарегистрирован в книге покупок за 1 квартале 2022 года (раздел Отчеты — подраздел НДС) (рис. 13).
Формирование и отправка продавцу извещения о получении УПД (по согласованию сторон)
Если сторонами сделки согласована обязанность покупателя направлять продавцу извещение о получении УПД(СЧФДОП) (п. 19 Порядка обмена, утв. Приказом № 14н), то покупатель должен сформировать, подписать и отправить продавцу извещение о получении УПД(СЧФДОП) (рис. 14).
Формирование извещения происходит в программе автоматически.
Если у текущего пользователя есть право подписи и сертификат подписи установлен на компьютере, то извещение о получении УПД(СЧФДОП) будет также автоматически подписано и отправлено оператору ЭДО. Если у текущего пользователя права подписи нет, то сформированное извещение будет направлено на подпись лицу, имеющему такое право.
Непосредственная отправка сформированных и подписанных электронных документов зависит от того, как выполнена настройка электронного обмена.
Если в настройке параметров обмена электронными документами (раздел Администрирование — гиперссылка Обмен электронными документами) в строке «Отложенная отправка электронных документов» отсутствует флажок, то подписанный электронный документ будет незамедлительно автоматически направлен оператору ЭДО (рис. 2).
Если такой флажок присутствует, то фактическая отправка подготовленных электронных документов будет производиться:
- по кнопке Отправить и получить из списка «Текущие дела ЭДО» (раздел Администрирование — подраздел Сервис или раздел Руководителю — подраздел Сервис, или раздел Продажи — подраздел Сервис) (рис. 5);
- из формы просмотра электронного документа по значку в строке состояния электронного обмена (рис. 14).
Можно установить расписание отправки электронных документов, выполнив соответствующую настройку параметров обмена электронными документами с контрагентами (раздел Администрирование — гиперссылка Обмен электронными документами) (рис. 2).
Кроме извещения о получении УПД(СЧФДОП) в программе будет также дополнительно сформирован ряд служебных извещений:
- после получения подтверждения оператора ЭДО о направлении УПД(СЧФДОП) — извещение о получении подтверждения оператора ЭДО о направлении УПД(СЧФДОП) (рис. 15);
- после получения подтверждения оператора ЭДО об отправке продавцу извещения о получении УПД(СЧФДОП) — извещение о получении подтверждения оператора ЭДО о направлении продавцу извещения о получении УПД(СЧФДОП) (рис. 16).
До 01.07.2021 согласно пп. «б» п. 2.12 Порядка обмена, утв. приказом Минфина России от 10.11.2015 № 174н, после получения подтверждения оператора ЭДО об отправке счета-фактуры покупатель должен сформировать, подписать и отправить извещение о получении подтверждения оператора ЭДО о направлении ему счета-фактуры.
С 01.07.2021 в связи с началом применения Порядка обмена, утв. Приказом № 14н, у покупателя отсутствует обязанность формировать извещение о получении подтверждения оператора ЭДО.
Формирование и отправка продавцу информации об оформляемой сделке
Если претензий к показателям УПД у покупателя нет, то он утверждает полученный документ.
Именно после утверждения поступившего электронного УПД(информации продавца) автоматически формируется соответствующая ответная информация покупателя — УПД(информация покупателя) (рис. 17).
Утвердить УПД(информацию продавца) можно:
- по кнопке Утвердить из списка документов «Текущие дела ЭДО»;
- по кнопке Утвердить из формы просмотра поступившего электронного УПД (рис. 6).
Сформированную информацию покупателя необходимо подписать и отправить продавцу. Эти процедуры выполняются в порядке, предусмотренном для подписания и отправки всех электронных документов.
Несмотря на то, что информация покупателя формируется и подписывается 05.04.2022, в строке «Дата получения (приемки)», отражающей произошедший факт хозяйственной жизни, будет указана дата «31.03.2022». Это полностью соответствует п. 8 ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете», утв. приказом Минфина России от 16.04.2021 № 62н.
На соответствующих закладках формы просмотра УПД (информации покупателя) отражается информация о подписях и статусах электронного документа (рис. 18), а также текст сопроводительной записки при ее наличии.
После отправки оператору УПД (информации покупателя) покупатель (арендатор) должен:
- получить от оператора ЭДО — подтверждение о получении УПД (информации покупателя) (рис. 19);
- подписать и отправить оператору ЭДО — автоматически сформированное в программе дополнительное извещение о получении подтверждения (рис. 19).
На этом обмен электронным УПД(СЧФДОП) у покупателя завершается.
После завершения обмена электронным УПД(СЧФДОП) в строке «Состояние ЭДО» документа «Поступление (акт, накладная, УПД)» будет отражена гиперссылка Завершен (рис. 20).
Аналогичная информация о завершении ЭДО будет отражена в строке «Состояние ЭДО» документа «Счет-фактура полученный» (рис. 21).
Перейдя по гиперссылке Завершен в строке «Состояние ЭДО» в форму просмотра документа УПД(СЧФДОП) можно удостовериться, что документ подписан обеими сторонами сделки, а также что все документы, сопровождающие обмен УПД(СЧФДОП), получены и отправлены (рис. 22).
Также из формы просмотра по кнопке Выгрузить можно выполнить сохранение электронного УПД(СЧФДОП) (в формате PDF, для представления в ФНС, документооборот целиком).