Как собирать требования аналитику

Анализ требований — это, в первую очередь, процесс мышления, а также формализованный подход к выявлению, сбору, уточнению и описанию идей и пожеланий заказчика.

В основе аналитики лежат базовые задатки человека: склад ума, тип мышления, когнитивные и коммуникативные способности, умение мыслить системно и в то же время нестандартно. К этому добавляется практический опыт, знания и навыки применения шаблонов и методологий анализа требований. Также сюда входит умение использовать инструменты для моделирования и проектирования бизнес процессов и информационных систем.

У каждого опытного аналитика (а, возможно, и на уровне компании) есть свой собственный выработанный подход к анализу требований, обкатанный на практике, успехах и ошибках, который будет включать те или иные методики, алгоритм работы, шаблоны документации и артефактов.
Но, к сожалению, не существует серебряной пули и универсального подхода, с которым можно гнать, как под копирку, анализ требований в любых проектах / командах / заказчиках / ИТ-ландшафтах.

Давайте на примере

Если попытаться уйти от сухой теории и философии, я бы выделила несколько этапов анализа требований.

Хотя.. подождите, вначале, чтобы анализировать требования, необходимо их выявить и собрать. Поэтому начнем от печки.

Этап 0. Выявление и сбор требований

В зависимости от типа компании работа на данном этапе может значительно отличаться.

Если компания продуктовая, типа стартапа, где основатель является профессионалом в какой-то сфере и основателем идеи/продукта; или проектный консалтинг, где существует заказчик системы и подрядчик-исполнитель, тогда всегда найдутся стейкхолдеры или product owner, от которых, так или иначе, будут исходить требования.

Но, помимо старого-доброго энтэрпрайза и продуктовых стартапов, существуют, назовем их, «интернет» компании, основной бизнес которых ведется в интернете. Например: Фэйсбук, Букинг, Инстаграм.
В таких компаниях зачастую нет аналитиков требований, потому что требования не приходят извне и не привносятся какими-либо экспертами в определенной области.
Бизнес-аналитиков тогда заменяют data-аналитиками, которые на основе анализа больших объемов данных выявляют закономерности, собирают статистику, анализируют показатели и, затем, формулируют требования к системам, которые затем передаются непосредственно разработчикам.

Методы сбора и выявления требований в таких фирмах совершенно иные и требуют специальной квалификации и знаний. Таких как:

— SQL
— Python
— R
— Tableau
— Metabase и много чего другого…

Для простоты рассмотрим пример привычной всем схемы, в которой присутствует непосредственный источник требований:

Я, начальник маркетингового отдела, хочу запустить маркетплэйс. Т.е. хочу вебсайт, где наши клиенты могут покупать что-то и получать бонусы с покупок.

С чего и как начинать анализ, когда вы получили такое требование?
Этап 1. Уточнение требований

Каждое слово в требовании должно быть максимально понятно для всей команды: от менеджеров и до разработчиков.
Чтобы этого добиться, надо задавать вопросы, много вопросов…но по делу.

— Почему мы хотим именно маркетплэйс? Может достаточно внедрить какие-то скидки или акции для пользователей?

— Почему вебсайт, а не мобильное приложение или дополнительная фича в имеющейся системе?

— Каков формат бонусов: бонусные очки или кэшбэк?

— Что именно можно покупать через такой маркетплэйс? Какие товары?

— Кто пользователи? Кто такие «наши клиенты» (какие-то определенные группы клиентов)?

— Кто будет администрировать сайт/платформу/процесс?

— Какие роли и группы пользователей будут? Следовательно, какие уровни доступа к какой информации будут у каждого пользователя?

Инструменты и методы:

— Интервьюирование/анкетирование/опросы заказчика
— Мозговой штурм
— Root Cause Analysis
— 5 Why’s
— Mind Maps
— Выявление и оценка заинтересованных лиц
— Оценка рисков проекта
— Определение и формализация границ проекта и скуп (что делаем, а не что не делаем)… и другие…

Этап 2. Анализ ситуации As-Is и To-Be

В разрезе бизнес процессов, текущего состояния и видения системы (желаемого результата), а также целей проекта.

Методы сбора требований или «Как понять, что хочет заказчик?»

Данная статья будет полезна как аналитикам, так и менеджерам, занимающимся сбором и анализом требований. В ней описаны основные методики сбора требований, а также их плюсы и минусы. Возможно, что-то вы уже применяли на практике, а о чем-то, возможно, не знали. В общем, эта статья для всех тех, кто уже занимается бизнес — анализом или только планирует пополнить ряды аналитиков.

Сбор требований — это один из самых важных этапов процесса создания любой информационной системы, будь то десктопное, веб или мобильное приложение или же просто доработка уже существующего решения. Прежде, чем начать собирать требования, необходимо выявить всех заинтересованных лиц (стейкхолдеров), которые будут пользоваться системой. Чем точнее будет этот список, тем полнее будут требования. Итак, для начала, рассмотрим кто же такие стейкхолдеры.

Стейкхолдерами могут быть любые физические лица и/или организации, которые активно участвуют в нашем проекте, и чьи интересы могут быть затронуты не только в процессе создания системы, но и непосредственно по завершению самого проекта. Ими могут быть менеджеры, начальники отделов, директора, любые сотрудники организации, которые будут хоть как-то взаимодействовать с готовым решением, и чьи требования (пожелания, идеи, потребности, проблемы) будем собирать.

Существует множество различных техник сбора требований, которые помогут лучше понять, что же хочет заказчик.
Рассмотрим основные из них чуть подробнее:

Анкетирование

Данный способ подразумевает под собой составление листа-опросника (анкеты, брифа), который может содержать открытые (требуют от опрашиваемого сформулировать его ответ) и закрытые (требуют от опрашиваемого выбрать ответ из предложенных вариантов) вопросы.

Анкетирование используется для того, чтобы подтвердить или детализировать ранее известные требования, выбрать параметры для решений.

Самым известным примером анкетирования может быть “Бриф на разработку сайта” — анкета содержащая список основных требований и информацию о будущем сайте.

Преимущества:

Высокая скорость получения результатов.
Сравнительно небольшие материальные затраты.

Данный метод не подходит для выявления неявных требований.
При составлении опросника физически невозможно учесть все необходимые вопросы.

Интервью

Этот метод известен многим, своего рода беседа “по душам” с заинтересованным лицом, тет-а-тет.
Необходимо задавать открытые вопросы для получения информации и закрытые для того, чтобы подтвердить или опровергнуть конкретные варианты требований.

Данный способ применяется, в основном, для получения информации по какой-либо конкретной теме и/или для уточнения требований.

Многим может показаться этот способ достаточно легким, но это не так. Провести хорошее интервью достаточно сложно. Вы должны гибко реагировать на реакцию интервьюируемого и в случае необходимости изменять порядок заготовленных вопросов или их формулировку. Не забудьте включить диктофон во время интервью или вести заметки.

Возможность задавать вопросы в произвольной последовательности.
Возможность использовать вспомогательный материал.
Анализ невербальной реакции опрашиваемого человека, позволит сделать дополнительный вывод о достоверности его ответов.

Интервью отнимает достаточно много времени и сил.
Дополнительной сложностью является получение одинаковых ответов от интервьюируемых.

Автозапись

Данный метод подразумевает под собой работу с записями, письмами (электронными письмами), а также с любым другим документом, автором которого является Заказчик или конечный пользователь (т.е. стейкхолдер).

В действительности это может быть и документ и наговоренная на диктофон последовательность действий или самая обычная салфетка, на которой заказчик набросал свои идеи / проблемы /хотелки, которые необходимо превратить в полноценные требования, согласовать и передать в разработку.

Примером такого метода может быть работа с концепцией или видением проекта (сам Заказчик любит называть это — «ТЗ»), которую он прислал вам на момент начала работ по аналитике.

Преимущество:

Помогает лучше понять сложные процедуры или процессы.

Данный метод сильно зависит от опыта Заказчика, а также от его умения формулировать и выражать свои мысли.

Изучение существующей документации

Данная методика может быть использована при наличии в организации документации, которая может помочь в определении потребностей Заказчика. Примеры документации включают в себя: регламенты,
описания процессов, структура организации, спецификации продукта, различные процедуры, стандарты и инструкции, шаблоны документов и т.д.

Выявленные требования являются основой для дальнейшего анализа и должны быть детализированы.
Данная методика применима, например, при автоматизации устоявшихся в организации регламентированных бизнес процессов.

Быстрое получение информации.

Данный способ не применим при наличии в компании только базовых документов (или при их полном отсутствии) или, если в компании Заказчика не поддерживается актуальность документации.

Повторное использование спецификации

Повторно использовать спецификации можно в том случае, если есть уже завершенные один или несколько подобных проектов.

Техническое задание, подготовленное на предыдущем проекте может быть использовано для другого проекта с целью сократить продолжительность сбора, анализа и разработки требований, что позволит быстрее начать разработку.
Например, ТЗ для интернет магазинов похожи друг на друга и содержат одинаковые требования.

В большинстве случаев только часть документации актуальна для нового проекта, поэтому потребуется тщательная проверка требований на соответствие текущим целям и задачам Заказчика.

Преимущество:

Сокращение времени на разработку документации.

Высокая стоимость первого проекта.
Излишняя детализация требований, может привести к их дорогостоящим изменениям в будущем.

Представитель заказчика в компании разработчика

Один из наиболее эффективных методов сбора требований, поскольку позволяет получать от представителя Заказчика своевременную оценку прогресса, корректности реализации, в короткие сроки получать обратную связь (фидбек) и дополнительную информацию для корректировки и разработки требований.

Метод часто применяется для сбора и управления требованиями при итерационной разработке, позволяет оперативно собирать, согласовывать и дорабатывать требования.

В дополнение можно сказать, что наличие представителя заказчика в компании разработчика является одним из главных правил Agile.

Преимущество:

Быстрое получение обратной связи и информации от Заказчика.

Достаточно высокая цена для Заказчика.
Затраты по времени на адаптацию сотрудника.

Работа «в поле»

Работа «в поле» состоит из наблюдения за деятельностью и процессами будущих пользователей системы, и в определении требований, основанных на этом наблюдении. Если говорить проще, то это наблюдение за тем, как работают пользователи, и документирование процесса, задач и результатов их деятельности.

Метод позволяет избежать проблем, связанных с трудностями стейкхолдеров в описании и выражении своих потребностей. В некоторых случаях процесс наблюдения может сопровождаться «интервьюированием» пользователей для уточнения особенностей и деталей их работы и задач. В процессе наблюдения можно так же выявить пути оптимизации бизнес процессов Заказчика.

Преимущества:

Позволяет наглядно увидеть проблему и разработать наиболее оптимальный вариант ее решения.
Помогает наиболее точно собрать требования, наблюдая за работой сотрудников.

В процессе наблюдения могут быть упущены некоторые альтернативные сценарии бизнес процесса.
Трудно применим на секретных предприятиях или опасных (вредных) производствах.

Обучение

Обучение — это процесс, в котором Заказчик или любой другой человек из организации Заказчика, знающий процесс, обучает аналитика по принципу учитель — ученик.

Метод полезен, когда процессы и деятельность сотрудников Заказчика трудно описать с помощью других методов или Заказчик не может предоставить адекватное описание требований.

Обучение позволяет лучше понять сложные бизнес-процессы, а также преодолеть трудности, связанные с нехваткой абстрактного мышления и самовыражения у будущих пользователей системы.

Преимущество:

Позволяет понять сложный бизнес процесс, что позволяет предложить наилучшее решение.

Высокая стоимость и длительность.
Метод неприменим на опасных (вредных) производствах.

Мозговой штурм

Мозговой штурм — наиболее часто используемый метод получения требований, которые связанны с новыми или плохо изученными направлениями деятельности организации Заказчика или функциями системы.

Он позволяет собрать множество идей от различных заинтересованных лиц (стейкхолдеров) в кратчайшие сроки и практически бесплатно.

Во время мозгового штурма участники «накидывают» любые идеи, касающиеся решения данной проблемы.
С помощью этой методики можно проработать несколько различных вариантов решения заданной проблемы, а также разрешить конфликты требований.

Позволяет генерировать множество (в том числе и нестандартных) вариантов решений, а также позволяет участникам развивать идеи друг друга.

Участники мозгового штурма должны быть мотивированы на идеи.
Трудно применим в распределенных командах.

Совещание

Совещание — встреча, ориентированная на обсуждение конкретных вопросов, которые были определены и озвучены участникам заранее.

На такие встречи привлекаются люди, которые придерживаются различных точек зрения по текущей проблеме и могут помочь описать требования, основываясь на взглядах с разных сторон. В процессе совещания уточняется общий список требований, выявляются скрытые требования и решаются конфликты требований.

Совещания являются одной из ключевых практик в Agile, т.к. в них участвуют все стороны, заинтересованные в развитии проекта и решении проблемы.

Позволяет развить и детализировать требования, определить приоритеты.

Сложности в организации встречи, если команда географически разделена, могут возникнуть трудности с присутствием всех необходимых людей на совещании.
Консенсус необязательно будет достигнут.

Use case

Use cases или варианты использования позволяют собрать и сформировать функциональные требования от лица участников Диаграммы вариантов использования определяют границы решения и показывают связи с внешними системами и участниками.

Метод позволяет детализировать требования с точки зрения пользователей, а также помогает уточнить и систематизировать функционал, который требуется реализовать.

Позволяет проработать все варианты развития сценария (основной и альтернативные сценарии)

Метод не применим для сбора нефункциональных требований.

Эпилог

Комбинирование методик позволяет повысить эффективность сбора требований, а так же избежать их «потери».
При сборе требований необходимо помнить, что важны не только функциональные требования (ЧТО делает система), но и нефункциональные (КАК система это делает).

Тщательно собранные требования минимизируют риски проекта, т.к. позволяют сформировать четкий и понятный базис для разработки системы.

Информация для статьи взята из учебного пособия по подготовке к сертификации REQB Certified Professional for Requirements Engineering (Базовый уровень).

Спасибо за внимание!

Авторские материалы о разработке и управлении мы также публикуем в наших соцсетях – ВКонтакте и Telegram.

ит-консалтинг
управление требованиями
аналитика проекта
сбор требований

Блог компании SimbirSoft
Анализ и проектирование систем

10 правил для успешного сбора требований

Elicitation (Выявление) — это деятельность по вытягиванию информации из заинтересованных сторон и других источников.

Requirements gathering (Сбор требований) является неотъемлемой частью любого проекта. Понимание того, какую ценность должен поставить проект — критическая составляющая успеха проекта. Сбор требований звучит как здравый смысл, но этой области отводится слишком мало внимания.

10 правил для успешного сбора требований:
— Не предполагайте, что Вы знаете, что хочет клиент — всегда спрашивайте;
— Привлекайте пользователей с самого начала;
— Сформулируйте и согласуйте рамки (объем) проекта;
— Убедитесь что требования удовлетворяют технике SMART — Конкретные, измеримые, согласованные, реалистичные и имеют временные границы;
— Проясняйте любые сомнения (через общение);
— Создайте четкий, краткий и исчерпывающий перечень документов и поделитесь им с заказчиком;
— Подтвердите Ваше понимание требований компании (воспроизведите их);
— Избегайте разговоров о технологиях или решениях до тех пор, пока требования не будут полностью поняты;
— Получите требования, согласованные с заинтересованными сторонами до начала проекта;
— Создайте прототип, если необходимо подтвердить или уточнить требования заказчика.

Методы сбора требований

То, что ты говоришь и пишешь грамотно, не означает, что тебе не надо знать правила русского языка!

Мой учитель

Так говорил мой учитель, и я с ним полностью согласен (хоть грамотно писать все равно не научился). Поэтому я решил повторить материал, который когда-то был изучен на тему анализа данных и описания требований, а чтобы труды были как-то оцифрованы — поделиться материалом с тобой!

Ну, а теперь к теме статьи!

Сегодня мы тобой поговорим про методы сбора требований, которые может применять как аналитик, так и менеджер.

Сбор требований — это процесс определения, документирования и управления потребностями и требованиями заинтересованных сторон для достижения поставленных целей. Ключевая выгода данного процесса состоит в том, что он предоставляет основу для определения содержания продукта и проекта. Этот процесс выполняется единожды или в предопределенные моменты в проекте.

Существуют разные методы сбора требований, а сегодня мы говорим, как мне кажется, о самых часто используемых:

анализ данных;
интервьюирование;
анкетирование;
работа в “полях”;
мозговой штурм;
бенчмаркинг.

Анализ данных

Анализ данных может в себя включать:

изучение технической и нормативной информации;
работа с приложением/продуктом;
работа с набором данных (например отчет в excel, который необходимо автоматизировать);
работа с программным кодом.

Анализ данных позволит тебе погрузиться в задачу и начать разговаривать с бизнесом на одном языке.

Твоя важная цель составить требования так, чтобы это не привело к нарушению существующих бизнес-процессов, поэтому важно погрузиться в предметную область, с которой ты сейчас работаешь.

Этот метод считается одним из самых трудоемких, но позволяет сформировать требования, основываясь на фактах работы системы или на основе нормативных документов.

Интервьюирование

Интервьюирование (интервью) – разновидность разговора, беседы между двумя и более людьми, при которой интервьюер задаёт вопросы своим собеседникам и получает от них ответы.

Интервьюирование, как по мне, один из самых эффективных методов сбора требований. Если ты провел интервью качественно, то, скорее всего, ты сможешь составить 80% требований на основе этой информации. Хоть данный метод и является в большей степени устный, не стоит пренебрегать протоколированием и согласованием результатов интервью.

Виды интевьюирования

По стадии исследования:

предварительное — на данной стадии мы знакомимся с проблемой и ее источником. Уточняем перечень стейкхолдеров, которых необходимо включить в основную стадию и сроки начала основной стадии;
основное — для начала этой стадии важно начать проработку требований и проблемы, которую обозначил бизнес на предварительной стадии. Это необходимо, чтобы сформировать “правильные” вопросы к основной стадии интервью. Не жди, что с тобой охотно поделятся информацией, ее придется доставать со слезами на глазах;
контрольное — на этой стадии фиксируем результат, записываем новые хотелки бизнеса и, если они есть, фиксируем отклонения от исходных требований.

По количеству участников:

индивидуальное — тут без комментариев, обычное общение с глазу на глаз;
групповое — делите группы по интересам, не надо собирать одновременно отдел бухгалтерии и маркетинга;
массовое — данный тип позволяет получить мнения большого количества человек. Обычно для этого используется анкетирование.

По степени формализации:

стандартизованное — данный вид интервью позволяет ограничить рамки ответов, для этого необходимо подготовить варианты ответов на вопросы;
фокусированное — в данном случае хорошо подойдут открытые и наводящие вопросы, главное не забывай держать фокус и не уходить от темы интервью;
свободное или ненаправленное — данный тип интервью прекрасно подойдет на предварительной стадии, оно поможет вам понять “боль” бизнеса и запросить всю необходимую информацию, для начала анализа данных.

Анкетирование

Данный метод сбора требований предполагает специально оформленный список вопросов, закрытого и/или открытого типа. Анкетирование полезно для того, чтобы подтвердить или детализировать существующие требования или выбрать наиболее удачный вариант реализации.

Анкетирование может быть:

общее или выборочное — анкетирование проводиться для всей имеющейся аудитории или для определенной фокус-группы;
очное или заочное — анкетер может быть в аудитории или проводить анкетирование дистанционно.

Работа в «полях»

Данный метод особенно любят госкомпании и заводы из-за высокой степени загруженности (да-да, у них реально никто не выделяет время на интервью в чистом виде). Оформляешь командировку и бегом к бизнесу в “поля”.

Твоя задача максимально точно считать процессом работы в среде бизнеса. Представь, что менеджер по продажам рассказывает тебе, как создавать клиента, оформляет клиенту карту лояльности или оформляет доставку на заказ. В этот момент он не демонстрирует программные средства, с помощью которых он выполняет эти действия. В результате такого интервью сложно повторить процесс в системе, в которой работает менеджер по продажам и, следовательно, сложно качественно описать требования.

Работа в “полях” имеет большое значение, когда вы не владеете предметной областью, позволяет избежать недопонимания, которое может возникнуть при проведении интервью, которое не предусматривает использование приложения/продукта бизнеса.

Работа в “полях” тесно переплетена с основной и контрольной стадией интервью.

Мозговой штурм

Мозговой штурм целесообразно использовать, когда нужны новые идеи или творческие решения задач.

Любой мозговой штурм состоит из двух этапов:

генерация идей;
отбор идей.

Среднее время генерации идей составляет один час.

Правила генерации идей:

каждая идея фиксируется ведущим мозгового штурма со слов автора;
идея не обсуждается в процессе генерации идей;
мозговой штурм продолжается, пока все участники не почувствуют, что достигли логического конца/исчерпали идеи.

фильтрация идей;
группировка и уточнение идей;
расстановка приоритетов.

Бенчмаркинг

Бенчмаркинг (эталонное оценивание) — сопоставительный анализ на основе эталонных показателей как процесс определения, понимания и адаптации имеющихся примеров эффективного функционирования предприятия с целью улучшения собственной работы.
Анализ включает в себя два процесса:

оценивание;
сопоставление.

Обычно за образец принимают «лучшую» продукцию или и маркетинговый процесс прямых конкурентов, используемые прямыми конкурентами, работающими в подобных областях, для выявления фирмой возможных способов совершенствования её собственных продуктов и методов работы.
Ну, а если по-простому, то мы берем существующие решения, стандарты, методики и примеряем это на себя. Если после примерки выглядим хорошо и нигде не трет, а результативность наша выросла, то надо брать.
Этот метод позволяет наиболее точно составить требования, т.к. все уже реализовано, а тебе остается только переиспользовать имеющиеся наработки, с учетом собственных бизнес-процессов, нормативных документов и пожеланий бизнеса.

Сбор требований является важным подготовительным этапом в любой деятельности, а особенно в ИТ. Уделите время тому, чтобы сформировать хорошие навыки сбора требований и не забывайте повышать уровень своих скилы.

Как собирать требования аналитику