Как заполнить много документов ворд через эксель
Версия от 22.10.2021
Операционная система: Windows
Microsoft Office 2007/2010/2013/2016/2019/365
Надстройка для Excel позволяет пользователям заполнять любое количество документов Word (.doc, .docm, .docx) данными, хранящимися в Excel-файлах (.xls, .xlsm, .xlsx).
* вид диалогового окна на видео может отличаться от вида диалогового окна в надстройке последней версии.
Для работы с надстройкой необходимо:
1. Скачать архив с файлами (надстройка, комплект пользовательских функций, образец файла с исходными данными, вспомогательный файл для тестирования надстройки), который станет доступен для скачивания сразу после оплаты (порядок оплаты);
2. Внести в столбцы «C» и «D» файла Excel (образец файла входит в комплект) данные для их дальнейшего использования в документах Word;
Организовать внесение данных на листе Excel можно по-разному, от ручного ввода до автоматической подстановки значений при помощи различных функций.
На изображении представленном ниже, данные вносятся в ячейки с зеленой заливкой, а в столбце «С» преобразуются в такой вид, в котором будут отображаться в итоговом документе. При помощи стандартных функций Excel числа переведены в текстовый формат, из фамилии, имени и отчества сформировано полное имя и инициалы.
Кроме основной надстройки в комплект входит вспомогательная надстройка с пользовательскими функциями, которые после установки этой надстройки добавляются в приложение Excel в раздел функций «Определенные пользователем».
В состав вспомогательной надстройки входят следующие функции:
СуммаПрописьюРубли — преобразует число в текст прописью и подставляет рубли;
СуммаПрописьюЕвро — преобразует число в текст прописью и подставляет евро;
СуммаПрописьюДоллары — преобразует число в текст прописью и подставляет доллары;
СуммаПрописьюГривны — преобразует число в текст прописью и подставляет гривны;
СуммаПрописьюТенге — преобразует число в текст прописью и подставляет тенге;
ЧислоПрописью — преобразует целое число в текст прописью как в мужском, так и в женском роде (ИСТИНА — мужской, ЛОЖЬ — женский);
РодПадежФИО — преобразует ФИО в родительный падеж (ФИО в разных ячейках);
РодПадежФИО_2 — преобразует ФИО в родительный падеж (ФИО в одной ячейке);
РодПадежИО_2 — преобразует имя и отчество в родительный падеж (ИО в одной ячейке);
РодПадежДолжность — преобразует должность в родительный падеж;
ДатаСтрокой — преобразует дату к формату «dd» month yyyy, если аргумент «Кавычки» — ИСТИНА, или к формату dd month yyyy, если аргумент «Кавычки» — ЛОЖЬ;
ВалютаРубли — определяет окончание целой части валюты по указанному числу;
ВалютаКопейки — определяет окончание дробной части валюты по указанному числу;
ДробноеЧислоПрописью — преобразует дробное число в текст прописью до тысячных.
При помощи пользовательских функций, входящих в комплект надстройки даты можно быстро преобразовать к определенному формату, суммы преобразовать в текст прописью, а ФИО и должность перевести в родительный падеж.
Использование проверки данных позволяет выбирать нужные значения из выпадающего списка, а функция ВПР позволяет автоматизировать подстановку взаимосвязанных данных, используя базы данных, расположенные на соседних листах. Например по названию организации или по ее ИНН при помощи функции «ВПР» можно получить любые реквизиты этой организации из базы данных.
Инструменты Excel позволяют достичь достаточно высокой степени автоматизации при подготовке исходных данных.
3. Подготовить шаблоны документов Word, для этого необходимо внести в документы Word специальные метки в строгом соответствии с заданными кодами файла Excel;
4. Установить надстройку (и при необходимости комплект пользовательских функций), следуя пошаговой инструкции по установке для различных версий Excel;
5. Нажать кнопку вызова диалогового окна на вкладке «Надстройки»;
6. Выбрать в диалоговом окне шаблон/шаблоны документов Word;
7. При необходимости выбрать один либо несколько дополнительных параметров;
7.1. указать путь к папке для заполненных документов, по умолчанию заполненные документы сохраняются в ту папку, в которой находится шаблон документа;
7.2. указать ячейку, значение которой подставляется перед именем заполненного документа;
7.3. по умолчанию к имени заполненного документа подставляется текущая дата и время для поддержания уникальности имен документов, установка флажка в поле «Отключить дату» позволяет исключить дату и время из имени документа;
7.4. создать копии в PDF позволяет автоматически получать копии заполненных документов в этом формате;
7.5. закрыть после заполнения — автоматически закрывает заполненные документы с сохранением изменений;
7.6. по умолчанию, после заполнения каждого документа программа выдает сообщение об имени и пути сохранения этого документа, когда на заполнение отправляется несколько шаблонов, предусмотрена возможность отключить программные сообщения;
7.7. установка флажка в поле «Внести в реестр» позволяет сохранять построчно исходные данные на листе, имя которого выбирается в выпадающем списке. Выпадающий список имен листов формируется автоматически. Таким образом есть возможность вести несколько реестров (например, отдельно для физ. лиц и юр. лиц) на разных листах в пределах одной рабочей книги.
8. При необходимости копирования и вставки в шаблон документа Word таблиц, перейти на соответствующую вкладку, установить флажок в поле «Вставить таблицы в шаблон» и выделить диапазон ячеек с исходными данными для вставки таблиц: адреса диапазонов, имена листов с диапазонами, имена закладок в шаблоне (образец диапазона с исходными данными и всеми необходимыми комментариями входит в комплект надстройки);
9. При необходимости вставки в шаблон документа Word изображений, перейти на соответствующую вкладку, установить флажок в поле «Вставить изображения в шаблон» и выделить диапазон ячеек с исходными данными для вставки таблиц: полные имена файлов, размеры изображений, способ обтекания текстом, имена закладок в шаблоне (образец диапазона с исходными данными и всеми необходимыми комментариями входит в комплект надстройки);
10. Сохранить сделанные в диалоговом окне установки, чтобы не повторять их в следующий сеанс работы;
11. Нажать кнопку «ОК».
1) автоматически заполнять как один, так и несколько документов Word данными из активного рабочего листа книги Excel;
2) автоматически сохранять заполненные документы под уникальными именами и сообщать пользователю имя файла и путь к папке, в которую он сохранен;
3) задавать путь к папке для сохранения заполненных документов (по умолчанию документы сохраняются в ту же папку, в которой расположен шаблон заполняемого документа);
4) использовать значение заданной ячейки в именах заполняемых документов;
5) автоматически закрывать заполненные документы;
6) отключать вывод сообщений об именах заполненных документов и путях к папкам, в которые они сохранены;
7) автоматически записывать исходные данные на отдельный лист, формируя таким образом реестр заполненных документов;
8) автоматически создавать копии заполненных документов в формате pdf;
9) копировать таблицы из рабочей книги с исходными данными и вставлять их в шаблон документа Word;
10) вставлять изображения с заданными размерами и обтеканием текста в шаблон документа Word;
11) сохранять настройки для последующих сеансов работы с надстройкой.
+ помощь при установке
+ помощь при настройке
+ бесплатные обновления
+ без привязки к компьютеру
*В случае, если в надстройку будут вноситься какие-либо изменения или дополнения, то обновленную версию надстройки Вы будете получать бесплатно в течение одного года со дня покупки.
Как заполнить много документов ворд через эксель
Argument ‘Topic id’ is null or empty
Сейчас на форуме
© Николай Павлов, Planetaexcel, 2006-2023
info@planetaexcel.ru
Использование любых материалов сайта допускается строго с указанием прямой ссылки на источник, упоминанием названия сайта, имени автора и неизменности исходного текста и иллюстраций.
| ООО «Планета Эксел» ИНН 7735603520 ОГРН 1147746834949 |
ИП Павлов Николай Владимирович ИНН 633015842586 ОГРНИП 310633031600071 |
Макрос создания документов Word по данным таблицы Excel
При нажатии кнопки запуска макрос на основе шаблона dot создаёт очередной файл, и в этом документе производит замену текста («кода поля») из первой строки файла Excel на значение поля (из очередной строки с данными файла Excel)
Папка для сформированных документов создаётся автоматически, и содержит в имени текущую дату и время
(например, созданная папка будет называться Договоры, сформированные 01-05-2011 в 15-03-24)
Имена создаваемых файлов формируются объединением полей фамилия, имя и отчество, с добавлением расширения doc
PS: Макрос был написан достаточно давно, когда я только начинал изучать VBA, — так что код недостаточно универсален.
Но, в качестве примера, пожалуй, подойдёт (если вам нужен более функциональный макрос, воспользуйтесь универсальной надстройкой (см. ниже))
Ознакомьтесь также с универсальной надстройкой формирования документов по шаблонам,
которая может делать всё тоже самое, что и эта программа,
только в качестве шаблонов могут выступать, помимо документов Word, ещё текстовые файлы, и книги Excel.
В надстройке — много возможностей, и полезных дополнений: склонение ФИО в родительный и дательный падежи, автоматический вывод на печать (с заданным количеством копий), размещение созданных файлов в разных папках, создание и рассылка писем со вложениями, и множество других полезных функций.
По вышеприведённой ссылке программа заполнения документов Word из Excel доступна для бесплатного скачивания.
Внимание: просьбы о доработке макроса, описанного в этой статье, не принимаются.
Есть новая (универсальная) версия, — в которой уже есть практически всё, что может понадобиться.
- 203508 просмотров
Комментарии
Антон, 17 Сен 2013 — 06:12. #1
Спасибо, за макрос, не могли бы подсказать что в нем изменить что бы обрабатывалась только та строка в которой выделенная ячейка?
Гость, 10 Июл 2013 — 11:28. #2
Спасибо за макрос. Очень помог в работе.
Игорь (администратор сайта), 6 Июн 2013 — 21:01. #3
Этот макрос уже не поддерживается.
Используйте новую (расширенную) версию программы, — там все работает без ошибок.
User, 6 Июн 2013 — 17:22. #4
Макрос выдает ошибку (Type mismatch (Error 13)) при обработке ячейки с формулой, подскажите пожалуйста как решить эту проблему?
Игорь (администратор сайта), 29 Май 2013 — 22:58. #5
User, 29 Май 2013 — 08:15. #6
Здравствуйте. Спасибо вам за этот макрос, который помог мне в работе.
Не могли бы вы еще подсказать как сделать чтоб в шаблон Word прописывались данные из нескольких (разных) строк Excel?
Заранее спасибо.
Гость, 6 Дек 2012 — 22:39. #7
Подскажите. а можно сделать чтобы макрос обрабатывал только те строки в которых стоит номер договора, а если пусто пропускал?
Eugeny, 6 Дек 2012 — 19:03. #8
Ознакомился с программой. Серьезный труд. Снимаю шляпу. Но мне понравился именно этот макрос. С колонтитулами я разобрался — оказалось ничего сложного, да и сам макрос оброс уже кучей доработок. Затянуло, знаете ли ))
Игорь (администратор сайта), 28 Ноя 2012 — 15:29. #9
Евгений, воспользуйтесь универсальной программой для заполнения документов Word — там реализована подстановка значений в колонтитулы
Eugeny, 28 Ноя 2012 — 13:59. #10
Добрый день! Макрос очень помог в работе. Доделал его немного под свои нужды: вывод в разные шаблоны документов word при разных значениях в excel. Остался один вопрос — в сам документ word текст вставляется отлично, а вот в колнтитулы — нет 🙁 Подскажите, пожалуйста, как это исправить?
Игорь (администратор сайта), 24 Авг 2012 — 11:11. #11
Вова, если нет денег на заказ, есть только 2 варианта:
1) разобраться в этих макросах, и сделать самому (благо, примеров подобных макросов в интернете предостаточно)
2) обратиться за помощью на любой из форумов по Excel (но, опять же, если с вашей стороны никаких наработок нет, вряд ли кто сделает всю работу за вас)
Вова, 24 Авг 2012 — 10:29. #12
А если в етом макросе сделать так чтоби он заменял дание сначла с строки активной ячейки а потом если одна из ячеек следующей строки = ячейке из предедущей строкии снова вставлял в ворд документ заменяемие поля и снова делел замену, и так до момента когда одна из ячеек не будеть раван ячеике из следуищей, строки тогад макрос по ектому условию не вставляет заменяемие поля а просто сохраняет ворд документ. То есь допустим мне нужно создать документ ворд по одному из людей дание по которому есть в нескольких строках. Пожалста помогите очень нужно, просто нет денег на заказ.
Игорь (администратор сайта), 23 Авг 2012 — 21:23. #13
Вова, в этом случае универсальное решение сделать не получится — уж слишком много возможных вариантов расположения данных в Excel, и способов заполнения документов Word.
Оформляйте заказ на сайте — сделаю для вас макрос под ваши требования.
Вова, 23 Авг 2012 — 20:13. #14
Подскажите пожалуйста, как сделать так, чтобы макрос формировал один документ ворд на основании данных из нескольких строк Excel?
Михаил, 17 Май 2012 — 10:05. #15
А как реализовать те же возможности, только используя функцию слияния в Word. Чтобы каждый новый раз не формировался новый документ а запись делалась на новой странице?
Игорь (администратор сайта), 19 Апр 2012 — 09:09. #16
Теперь доступна новая версия универсальной программы формирования документов по шаблонам.
Программа очень удобна для быстрого создания договоров и приказов, заполнения актов и инструкций, печати писем и соглашений, заполнения путевых листов и извещений, распечатки протоколов и соглашений, подстановки данных в шаблоны заявлений и доверенностей.
Количество файлов-шаблонов (Word, Excel, TXT) неограничено.
Бесплатно скачать и протестировать программу можно по этой ссылке:
http://excelvba.ru/programmes/FillDocuments
Serg, 23 Мар 2012 — 13:41. #17
Замечательно. Я, долгое время искал нечто подобное. Но к счасливой случайности вышел на Ваш сайт. Установил панели для VBA. И ещё коу-что. Практически разобрался в работе данного макроса. В VBA я, недавно. Но поставил перед собой задачу изучить его. Для этого я, решил составить программу для заполнения бланков аттестатов о среднем образовании и бланков дипломов об окончании ПТУ. До этого они заполнялись вручную. Задачу в Excel, я, программно решил, не безВашего в ней участия, некоторые фрагменты кода. У меня база заполняется посредством форм в виде развёрнутого аттестата. А, вот транспортировка данных в Word с листов — разворот и последняя страница. Как-то чуть-чуть не вяжется с общим видом программы. Нельзя-ли макрос транспортировки «засунуть» под форму? Если можно, то не смогли бы Вы посоветовать мне как это сделать. Делаю эту программу потому, что на Украине все мучаются с авторизованым заполнением бланков об окончании учебных заведений. А, так я бы мог бесплатно, это моё безусловное кредо, предоставить программу желающим. Заранее Вам благодарен. Помогая мне Вы помогаете и до того замордованым классным руководителям школ Украины.
Гость, 16 Мар 2012 — 15:21. #18
можно ли по каждой записи сформировать 2 документа word?
Заполнение полей в документе word данными из документа excel
Имеется типовой документ word, назовем его АКТ, в котором вся информация остается неизменной, за исключением нескольких полей (см. рисунок 1 — желтый выделитель). В процессе работы приходится оформлять достаточно большое количество актов. Цель — максимально ускорить заполнение этих полей следующим образом.
Создаем таблицу excel где каждый столбец соответствует определенному полю в акте, а каждая строка — отдельному акту (см. рисунок 2). Вызываем команду, по которой генерируется комплект актов и сохраняется либо в один документ word, либо один акт в один файл.
Необходима помощь для реализации такой затеи. Чувствую что нужно копать в сторону VBA. Буду благодарен описанию алгоритма работы такого скрипта, ссылкам по данной теме, образцам и прочей информации. Есть опыт программирования на VBA для excel, программирования на C# (ничего общего с MS office).