Как отправить документ из экселя на почту

Отправка информации из таблицы по электронной почте

Дополнительные сведения о планах и их возможностях см. на странице «Расценки».

Отправка информации из таблицы по электронной почте

Есть несколько способов отправить информацию из таблиц и отчётов по электронной почте.

PLANS

• Smartsheet
• Pro
• Business
• Enterprise

For more information about plan types and included capabilities, see the Smartsheet Plans page.

Доступ к данным можно предоставить разными способами.

• Если нужно предоставить получателям версию данных только для чтения, отправьте одну или несколько строк по электронной почте.
• Если нужно, чтобы другой пользователь изменил строки в таблице, даже если у него нет учётной записи Smartsheet, используйте запрос изменения.
• Если нужно предоставить однократный или регулярный доступ к моментальным снимкам таблицы или отчёта, отправьте таблицу или отчёт по электронной почте в виде вложения в формате PDF или Excel.
• Если нужно предоставить доступ к таблице соавторам, отправьте безопасную ссылку на неё.

Системный администратор Smartsheet может ограничить возможности совместного доступа для подписчиков плана «Корпоративный» только определёнными адресами электронной почты.

Как отправить одну или несколько строк по электронной почте

Вы можете отправить по электронной почте до 50 строк.

1. В строках, которые нужно отправить, выберите Меню строки .
   Чтобы отправить несколько строк, нажмите и удерживайте клавишу Shift или Ctrl (Command ⌘ на Mac) при выборе их номеров.
2. Нажмите Отправить. .
3. В поле Кому введите адреса электронной почты пользователей или групп, которым нужно отправить сообщение. Адреса следует разделять запятой или точкой с запятой. Чтобы добавить получателей из Списка контактов Smartsheet, нажмите Выбрать контакты .
4. В полях Тема и Сообщение при необходимости измените тему и содержание письма.
5. Выберите информацию, которую следует добавить в письмо, и настройте макет письма.
   • Включать: по умолчанию включены все столбцы (в том числе вложения и обсуждения). Выберите Изменить, чтобы добавить или удалить из письма столбцы, вложения или комментарии.
   • Макет: измените способ отображения добавленной информации. Этот параметр доступен только при отправке одной строки.
6. Чтобы получить копию сообщения, установите флажок Отправить копию мне.
7. Нажмите Отправить.

Если вы работаете с отчётом, который содержит информацию из нескольких таблиц, в сообщение можно включить строки со значениями только из одной таблицы.

В отчётах, к которым применено группирование, невозможно выбрать заголовки групп вместе со строками таблицы.

Как отправить таблицу в виде вложения

Вы можете отправить моментальный снимок таблицы или отчёта, вложив его в сообщение электронной почты в виде файла в формате PDF или Excel (.xls).

1. В строке меню выберите Файл >Отправить как вложение.
2. В поле Кому введите адреса электронной почты пользователей, которым нужно отправить сообщение. Адреса следует разделять запятой или точкой с запятой. Чтобы выбрать получателей сообщения из списка контактов Smartsheet, нажмите Контакты .
3. При необходимости измените тему и содержание письма. По умолчанию в поле Тема указывается имя таблицы.
4. Выберите тип вложения, которое нужно отправить.Если вы хотите отправить таблицу в виде файла в формате PDF, выберите (параметры), чтобы открыть меню Настройка PDF и задать вид вложения.
5. (Необязательно) Чтобы указать время отправки сообщения или настроить регулярную доставку, нажмите Расписание. Затем выберите частоту доставки или укажите время отправки. Нажмите ОК.
6. Нажмите Отправить.

Периодичность будет отображаться на правой панели формы Отправить как вложение.

Как отправить защищённую ссылку на таблицу

Постоянная ссылка — это постоянный URL-адрес страницы или сайта. Smartsheet генерирует её для каждой таблицы.

Соавторы могут использовать такую ссылку для прямого доступа к таблице в Smartsheet. Для удобства можно добавить постоянную ссылку в закладки. При попытке перейти по постоянной ссылке пользователь, который не является соавтором таблицы, получит сообщение об ошибке.

1. В правом верхнем углу таблицы выберите пункт Предоставить доступ. Если совместный доступ к элементу не предоставлен, в форме Доступ к таблице отобразится раздел Сведения о приглашении. ​​​​
2. Чтобы получить доступ к URL-адресу для защищённой ссылки на таблицу, выберите Соавторы. Ссылка отображается под списком соавторов, которым предоставлен доступ.
3. Чтобы отправить всем соавторам таблицы постоянную ссылку по электронной почте, выберите значок Отправить по электронной почте.

Если вы хотите, чтобы пользователи могли получить доступ к элементу Smartsheet, не выполняя входа, сгенерируйте ссылку, доступную для всех.

Как настроить сообщение о предоставлении доступа

1. В строке меню выберите Файл >Отправить эл. письмо пользователям, которым предоставлен доступ.
2. Чтобы сузить список получателей, выберите Все пользователи, которым предоставлен доступ.По умолчанию сообщение будет отправлено всем соавторам таблицы.
3. Измените тему и текст сообщения. По умолчанию в качестве темы отображается имя таблицы.
4. Чтобы получить копию сообщения, установите флажок Отправить копию мне.
5. Нажмите Отправить.

Отправка и открытие вложений

Вложения можно использовать для добавления одного или нескольких файлов в сообщение электронной почты. Вложения можно открывать с помощью программ, связанных с типом файлов вложений.

Вложение файла в сообщение

1. Создайте сообщение или откройте уже существующее и щелкните команду Ответить, Ответить всем или Переслать.
2. В окне сообщения нажмите кнопку «СООБЩЕНИЕ».
3. В группе Включить нажмите кнопку Вложение файла.
4. Выберите файл, который вы хотите вставить, и нажмите кнопку «Вставить».

Совет: Вы также можете вложить в сообщение файлы с помощью команд на вкладке «Вставка» в группе «Включить» или перетащить файлы из папок на компьютере и вставить их в окно сообщения.

Вложение элемента Outlook в сообщение

В сообщение можно вложите элементы Outlook, например другие сообщения электронной почты, задачи, контакты или элементы календаря. Это простейший способ отправить несколько элементов или сообщений.

1. Создайте сообщение либо откройте существующее сообщение и нажмите кнопку Ответить, Ответить всем или Переслать.
2. В окне сообщения нажмите кнопку «СООБЩЕНИЕ».
3. В группе «Включить» нажмите кнопку «Вложите элемент».
4. Выполните одно из указанных ниже действий.
5. Нажмите кнопку Визитная карточка и выберите пункт Другие визитные карточки. Щелкните контакт и нажмите кнопку ОК. Чтобы выбрать несколько контактов, щелкните каждый из них, удерживая нажатой клавишу CTRL.
6. Щелкните элемент Календарь. Выберите календарь, диапазон дат и сведения, которые нужно включить. Чтобы выбрать параметры в разделе Дополнительно, нажмите кнопку Показать. Чтобы добавить календарь в сообщение, нажмите кнопку ОК.
7. Выберите пункт Элемент Outlook. Найдите в списке папку, содержащую элемент, который необходимо вложить. В поле Элементы выберите элемент и нажмите кнопку ОК.

Как отправить Excel файл почтой

Что делает макрос: Самую основную задачу можно выполнить с помощью автоматической отправки по электронной почте. В примере кода показано, активная рабочая книга отправляется двум
получателям электронной почты в качестве вложения.
С помощью команды Sendmail, вы можете отправлять простые сообщения электронной почты непосредственно из Excel. Тем не менее, команда SendMail не столь надежна, как автоматизация Outlook. SendMail не позволяет прикреплять файлы или использовать CC и BCC поля в электронной почте.

Как макрос работает

Так как этот код будет работать с Excel, необходимо установить ссылку на объект Microsoft Outlook. Мы можем установить ссылку, открыв редактор Visual Basic в Excel и выбрав Tools➜ References. Прокрутите вниз, пока не найдёте запись Microsoft Outlook XX библиотеки объектов, где XX это ваша версия Outlook. Установите флажок рядом с записью.

Код макроса

Sub OtpravilFailPoEmail() 'Шаг 1: Объявляем переменные Dim OLApp As Outlook.Application Dim OLMail As Object 'Шаг 2: Откройте Outlook, чтобы создать новое сообщение Set OLApp = New Outlook.Application Set OLMail = OLApp.CreateItem(0) OLApp.Session.Logon 'Шаг 3: Постройте сообщение и отправьте With OLMail .To = "admin@datapigtechnologies.com; mike@datapigtechnologies.com" .CC = "" 'получатель/и копии .BCC = "" 'получатель/и скрытой копии .Subject = "Тема письма" .Body = "Образец файла прилагается" .Attachments.Add ActiveWorkbook.FullName .Display 'Замените на Send, если нужно сразу отправить End With 'Шаг 4: Очистка памяти Set OLMail = Nothing Set OLApp = Nothing End Sub

Как этот код работает

1. Шаг 1 сначала объявляет две переменные. OLApp — это объектная переменная, которая предоставляет Application Outlook . OLMail — это объектная переменная, которая содержит почтовый элемент.
2. Шаг 2 активирует Outlook и начинает новый сеанс. Обратите внимание, что мы используем OLApp.Session. Войдите в систему, чтобы войти в текущий сеанс MAPI (Messaging Programming Interface Application) с учетными данными по умолчанию. Он также создает почтовое сообщение. Это эквивалентно выбору кнопки «Новое сообщение» в Outlook.
3. Шаг 3 строит профиль нашего почтового отправления. Это включает в себя CC, BCC получателей, предмет, тему и вложения. Этот шаг отмечает, что получатели вводятся в кавычки, и отделяются точкой с запятой. Стандартный синтаксис для вложения является Attachments.Add «Путь к файлу». Вот в этом коде, мы указываем путь к файлу текущей рабочей книги с синтаксиса ActiveWorkbook.Fullname. Это устанавливает текущую рабочую книгу как вложение для сообщения электронной почты. Когда сообщение было построено, мы используем метод .Display для просмотра электронной почты. Мы можем заменить .Display с .Send автоматически отправлять по электронной почте без просмотра.
4. Высвобождение объектов, присвоенных нашим переменным, как правило, хорошая практика. Это снижает вероятность каких-либо проблем, вызванных объектами, которые могут остаться открытыми в памяти.

Как использовать

Для реализации этого макроса, вы можете скопировать и вставить его в стандартный модуль:

1. Активируйте редактор Visual Basic, нажав ALT + F11.
2. Щелкните правой кнопкой мыши имя проекта / рабочей книги в окне проекта.
3. Выберите Insert➜Module.
4. Введите или вставьте код.

покупка

Если вы хотите отправить по электронной почте один рабочий лист из книги в Excel через Outlook, вы можете отправить рабочий лист как вложение, как основной контент или как файл PDF. Но есть ли какие-нибудь более быстрые способы решения этой проблемы в Excel?

Отправить отдельный рабочий лист в виде тела из Excel с помощью команды «Отправить получателю почты»

Excel поддерживает отправку активного листа в качестве основного содержимого по электронной почте с помощью команды «Отправить получателю почты». Вы можете сделать следующее:

Если вы используете Excel 2007, 2010 или 2013, вам нужно добавить это Отправить получателю почты команду Панель быстрого доступа первый.

1. Щелкните значок Настройка панели быстрого доступа, и выберите Дополнительные команды, см. снимок экрана:

2. И в Параметры Excel диалоговое окно, выберите Команды не на ленте в Выберите команды из раскрывающийся список, затем выберите Отправить получателю почты и нажмите Добавить >> кнопку, чтобы добавить эту команду, наконец нажмите OK чтобы сохранить эту настройку. Смотрите скриншот:

3. Команда Отправить получателю почты команда была вставлена ​​в Панель быстрого доступа, см. снимок экрана:

4. Затем щелкните это Отправить получателю почты значок кнопки, и всплывающее окно подсказки в Электронная почта окно подсказки, отметьте Отправить текущий лист как тело сообщенияи нажмите OK. Смотрите скриншот:

5. И поле редактирования электронной почты отображается над данными рабочего листа, вы можете ввести получателей, тему и введение в соответствующее текстовое поле. Смотрите скриншот:

6. Затем нажмите Отправить это Sheet, чтобы отправить этот активный рабочий лист как тело сообщения вашему конкретному человеку.

Отправить отдельный рабочий лист как вложение из Excel с кодом VBA

Если вы хотите отправить активный лист по электронной почте в качестве вложения, следующий код VBA может вам помочь.

1. Активируйте свой лист, который вы хотите отправить.

2. Удерживайте ALT + F11 ключи, и он открывает Окно Microsoft Visual Basic для приложений.

3. Нажмите Вставить > Модулии вставьте следующий код в Окно модуля.

Код VBA: отправить текущий лист как вложение из Excel

Sub SendWorkSheet() 'Update 20131209 Dim xFile As String Dim xFormat As Long Dim Wb As Workbook Dim Wb2 As Workbook Dim FilePath As String Dim FileName As String Dim OutlookApp As Object Dim OutlookMail As Object On Error Resume Next Application.ScreenUpdating = False Set Wb = Application.ActiveWorkbook ActiveSheet.Copy Set Wb2 = Application.ActiveWorkbook Select Case Wb.FileFormat Case xlOpenXMLWorkbook: xFile = ".xlsx" xFormat = xlOpenXMLWorkbook Case xlOpenXMLWorkbookMacroEnabled: If Wb2.HasVBProject Then xFile = ".xlsm" xFormat = xlOpenXMLWorkbookMacroEnabled Else xFile = ".xlsx" xFormat = xlOpenXMLWorkbook End If Case Excel8: xFile = ".xls" xFormat = Excel8 Case xlExcel12: xFile = ".xlsb" xFormat = xlExcel12 End Select FilePath = Environ$("temp") & "\" FileName = Wb.Name & Format(Now, "dd-mmm-yy h-mm-ss") Set OutlookApp = CreateObject("Outlook.Application") Set OutlookMail = OutlookApp.CreateItem(0) Wb2.SaveAs FilePath & FileName & xFile, FileFormat:=xFormat With OutlookMail .To cloaked_email ep_8f74126a"> " .CC = "" .BCC = "" .Subject = "kte features" .Body = "Please check and read this document." .Attachments.Add Wb2.FullName .Send End With Wb2.Close Kill FilePath & FileName & xFile Set OutlookMail = Nothing Set OutlookApp = Nothing Application.ScreenUpdating = True End Sub 

Внимание: В приведенном выше коде вы можете изменить следующую информацию по своему усмотрению.

• .К cloaked_email ep_5bde2a01″> «
• .CC = «»
• .BCC = «»
• .Subject = «особенности kte»
• .Body = «Пожалуйста, проверьте и прочтите этот документ.»

4. Затем нажмите F5 нажмите клавишу, чтобы запустить этот код, и появится диалоговое окно, нажмите Разрешить когда индикатор выполнения закончится, а затем текущий рабочий лист будет отправлен получателю в качестве вложения.

Отправить отдельный рабочий лист в виде файла PDF из Excel с кодом VBA

Иногда вам нужно отправить отчет на листе другим, но вы не хотите, чтобы другие его изменяли. В этом случае вы можете отправить лист в виде файла PDF из Excel.

1. Активируйте свой лист, который вы хотите отправить.

2. Удерживайте ALT + F11 ключи, и он открывает Окно Microsoft Visual Basic для приложений.

3. Нажмите Вставить > Модулии вставьте следующий код в Окно модуля.

Код VBA: отправить текущий рабочий лист как файл PDF из Excel

Sub SendWorkSheetToPDF() 'Update 20131209 Dim Wb As Workbook Dim FileName As String Dim OutlookApp As Object Dim OutlookMail As Object On Error Resume Next Set Wb = Application.ActiveWorkbook FileName = Wb.FullName xIndex = VBA.InStrRev(FileName, ".") If xIndex > 1 Then FileName = VBA.Left(FileName, xIndex - 1) FileName = FileName & "_" + ActiveSheet.Name & ".pdf" ActiveSheet.ExportAsFixedFormat Type:=xlTypePDF, FileName:=FileName Set OutlookApp = CreateObject("Outlook.Application") Set OutlookMail = OutlookApp.CreateItem(0) With OutlookMail .To cloaked_email ep_a2dbb5d8"> " .CC = "" .BCC = "" .Subject = "kte features" .Body = "Please check and read this document." .Attachments.Add FileName .Send End With Kill FileName Set OutlookMail = Nothing Set OutlookApp = Nothing End Sub 

Примечание. В приведенном выше коде вы можете изменить следующую информацию по своему усмотрению.

• .К cloaked_email ep_c53b055b»> «
• .CC = «»
• .BCC = «»
• .Subject = «особенности kte»
• .Body = «Пожалуйста, проверьте и прочтите этот документ.»

4, Затем нажмите F5 , и появится окно с подсказкой, нажмите Разрешить после завершения индикатора выполнения активный рабочий лист был отправлен конкретному человеку в виде файла PDF.

Ноты:

1. Эти методы доступны только при использовании Outlook в качестве почтовой программы.

2. После отправки текущего рабочего листа вы можете перейти в Outlook, чтобы убедиться, что электронное письмо было отправлено успешно.

Создайте список рассылки, затем отправьте электронные письма

Статьи по теме: